Кирилл Погодин

Ресторан выездного обслуживания (кейтеринг) с чего начать, как преуспеть

Советы владельцам и управляющим

Я выражаю огромную благодарность моей семье

за любовь, вдохновение и каждодневную поддержку,

в том числе и в написании этой книги.

Введение, или Что такое «кейтеринг»

В далеком 1986 г. первая кейтеринговая компания – это была французская Potel et Chabot – открыла свой офис в Москве. Иностранные фирмы, среагировав на перестройку, стали активизироваться и создавать свои представительства в России. Именно они были первыми потенциальными заказчиками, так как российские компании в большинстве своем даже не понимали термина «кейтеринг». Постепенно спрос рождал предложение, и в начале 1990-х в Москве, а вскоре и в Санкт-Петербурге стали появляться первые российские операторы.

Российский рынок кейтеринговых услуг – это не только Москва и Санкт-Петербург. С начала 2000-х гг. он активно формируется во всех городах с населением более 500 тыс. человек. И само понятие «кейтеринг» из года в год становится все более емким. На заре развития отрасли оно было связано с ресторанным обслуживанием мероприятий и корпоративным питанием, а с 2005–2007 гг. уже запущены пилотные проекты по аутсорсингу питания для отдельных учебных и медицинских заведений, подразделений российской армии и даже тюрем. Таким образом, можно сказать, что рынок кейтеринговых услуг в новейшей истории России развивается уже более 20 лет.

Первое и главное, что привлекает внимание операторов ресторанного рынка в такой услуге, как кейтеринг, – это возможность ее заказа на определенное и довольно большое количество гостей, а следовательно, возможность заработать много и сразу.

Главное, что получает ресторан, занимаясь таким видом деятельности, – это большие, нежели в традиционном формате, объемы обслуживания и продаж. Вместо обслуживания одного частного клиента, гостя заведение принимает заказ и обслуживает на выезде несколько десятков, сотен, а иногда и тысяч гостей, которых обслужить на собственной территории было бы возможно только за несколько дней, а то и месяцев. В случае обслуживания мероприятия организация осуществляет один акт продажи и работает с одним заказчиком (корпоративным или частным), а обслуживает гораздо большее количество гостей мероприятия, в то время как количество покупателей и потребителей услуги в традиционном ресторане разнится гораздо меньше. Ведущие профильные кейтеринг-службы в Москве обслуживают до 500 и более мероприятий в год.

При продаже услуг выездного ресторанного обслуживания появляется возможность продажи дополнительных продуктов и услуг больших разнообразия и объема. Алкогольные и безалкогольные напитки, аренда места проведения мероприятия, оформительские услуги (оформление столов и площадки), организация развлекательных программ, предоставление в аренду дополнительного оборудования (светового, звукового, презентационного и др.) и мебели, транспорт для гостей мероприятия и т. д. – все это, естественно, становится источником дополнительной прибыли компании.

Каковы же особенности кейтеринга как бизнеса, в чем заключаются его перспективные возможности и как распознать подводные камни, – другими словами, как начать и преуспеть? Об этом и поговорим.

Глава 1

Как «выпрыгнуть» из парадигмы ресторана

Специфика технологий

Выездное ресторанное обслуживание мероприятий (событийный кейтеринг, или event catering, от англ. event – «событие», «мероприятие» и cater – «снабжать провизией», «поставлять», «обслуживать») появилось из-за необходимости организовывать ресторанное обслуживание там, где нет стационарного ресторана или даже минимально оборудованной кухни.

Кейтеринг-службы обладают своей спецификой, в корне отличающей их от ресторанов. Во-первых, здесь имеет место совершенно другая технология приготовления, сохранения и сервировки блюд. Во-вторых, несомненно, это необходимость транспортировки. Кроме проблем с общей спецификой приготовления многие блюда сложно транспортировать. В-третьих, это особые трудности, связанные с работой в «полевых» условиях. Особенность специфики также распространяется на работу с персоналом, ведь нередко приходится привлекать внештатных официантов, что может привести к некоторым сложностям. Большое количество персонала становится острым вопросом в масштабных мероприятиях, где обслуживаются 1,5–2, иногда 5–6, а то и более 10 тыс. человек. Но в организации частных мероприятий это не настолько актуально. Такие бизнес-нюансы делают эту работу по-своему сложной. Даже если провести поверхностное сравнение кейтеринга и стационарного заведения, можно отметить, что норма посуды на одну персону в первом будет практически в 2 раза больше.

Итак, возможности заработка рестораторов с появлением услуги выездного обслуживания расширились. Но, кроме всего прочего, в кейтеринговом бизнесе довольно ярко выражена сезонность спроса. В ресторанах имеет место более или менее равномерная посещаемость, в то время как в кейтеринге можно выделить несколько сезонных пиков. Первый (25–35 % продаж) приходится на декабрь. В этот период преобладают корпоративные новогодние мероприятия соответствующего формата. Второй – сезон летних мероприятий – охватывает май, летние месяцы и частично сентябрь. Причем в плане активности июнь из летних месяцев часто оказывается самым насыщенным. Третий пик – сезон бизнес-активности – февраль-апрель и сентябрь-октябрь. Иногда активным может быть и январь, так как некоторые корпоративные мероприятия проводят именно в январе. Это обусловлено большей доступностью арендуемых площадок для проведения мероприятий по причине как их меньшей загруженности, так и более доступных цен аренды. Но чаще январь, как и ноябрь, остается самым «тихим» месяцем в жизни кейтеринговых компаний. В плане устойчивости бизнеса сезонность может быть этаким «бичом» для новичков. Многие кейтеринговые компании стремятся развивать такие смежные услуги, как, например, доставка готовых блюд, корпоративное питание, управление стационарными объектами питания (кафе и столовые в бизнес-центрах) и т. д. Отдельным сегментом кейтеринг-услуг являются бортовое питание и индустриальный кейтеринг. Есть примеры кейтеринговых компаний, целевая ниша которых – именно свадебные мероприятия; они также оказывают массу сопутствующих услуг своим клиентам. Таким образом, большинство игроков рынка кейтеринг-услуг с сезонностью справляются посредством диверсификации своего портфеля услуг. Кейтеринговая компания, так же как и обычный ресторан, имеет своего шеф-повара и налаженное производство с базовым штатом поваров. В премиальных компаниях это чаще всего иностранный шеф-повар. В зависимости от масштабности мероприятия выездная служба нанимает то или иное количество внештатных поваров-исполнителей. Важное отличие кейтеринговой службы от ресторана состоит также в том, что в ресторане кухня является самым важным фактором успеха: никто не пойдет в ресторан, заведомо зная, что в нем плохая кухня. В случае с кейтерингом способность справляться с нюансами логистики, четкость и отлаженность работы – факторы не менее важные, чем кухня. И существуют реальные примеры, когда заказчики выбирают компанию, учитывая ее блестящую организацию, иногда даже прощая некоторые недостатки кухни.

Многие кейтеринговые операторы не согласятся с тем, что на базе ресторана можно открыть серьезную профессиональную кейтеринговую службу. Но так уж исторически сложилось, что кейтеринг часто сравнивают с ресторанами. Однако разница все-таки довольно велика. Конечно, одно из главных отличий – это ресурсы: кейтеринг может организовать практически любое по масштабу мероприятие. Так, даже в истории относительно молодой отрасли кейтеринга в России есть примеры мероприятий с числом приглашенных свыше десяти тысяч. Понятно, что стационарному ресторану это будет не под силу. Кейтеринг также отличает возможность организовать питание в любой его форме, будь то завтрак, банкет, фуршет или коктейль, и практически в любом месте. И надо сказать, что кейтеринг в некоторых случаях может быть буквально незаменим: например, если мероприятия проводятся в таких местах, как музеи, выставочные комплексы, театры и т. д. Само собой, он особенно востребован на мероприятиях, предполагающих выезд за город, на природу. У корпоративных заказчиков это тимбилдинги или неформальные пикники и барбекю. Кроме того, кейтеринг часто требуется при обслуживании деловых мероприятий, если они проводятся на территории заказчика или на каких-то нестандартных площадках.

Услуги кейтеринга часто недешевы, ведь это сложный технологический и управленческий процесс, который требует максимальной отдачи и повышенной ответственности. Кроме того, специфика питания на выезде заставляет предусматривать все возможные ситуации: необходим дополнительный запас посуды, термобоксы, специально оборудованный транспорт. И логистика должна быть продуманной до мелочей, чтобы все было подано вовремя в соответствующем виде. Но иногда услуги кейтеринга в отношении меню могут быть несколько дешевле, нежели в ресторане. При этом с дополнительными расходами на аренду площадки общая смета на мероприятие становится больше, ведь многие рестораны предоставляют свои залы, не взимая какой-либо стоимости аренды. Стоимость же самого меню в кейтеринге не будет больше, чем в ресторане аналогичного уровня. Сказывается эффект объема. Различные кейтеринг-службы с разной частотой работают на территории заказчика и на арендованных площадках. У некоторых существенна доля частных заказчиков. Часто клиенты обращаются в кейтеринг-службу с уже отобранными вариантами площадок. Да и финансовые возможности заказчика тоже сказываются: некоторые предпочитают проводить мероприятия на территории своего офиса, другие – на арендованных площадках. Что касается летнего периода, некоторые заказчики предпочитают проверенные закрытые площадки, но около двух третей корпоративных событий летом проходит на открытом воздухе.

Надо отметить, что рестораны выездного обслуживания (РВО) зачастую работают в неординарных условиях. И часто заказчики стремятся удивить своих гостей и реализовать самые безумные идеи с помощью кейтеринга. Есть спрос на нестандартные места проведения мероприятий. Например, для одного из проектов тимбилдинга проводился тренинг для топ-менеджеров одной из крупных производственных компаний. На пути из Санкт-Петербурга в Москву была организована остановка поезда по причине сымитированного возгорания одного из вагонов. Людей пересадили в машины для доставки на ближайшую железнодорожную станцию. Далее по воле организаторов тренинга автомобили «сломались» и топ-менеджеры были вынуждены продолжить путь пешком до места следующего этапа тренинга – это был лес. И вот там-то и было организовано питание в течение трех дней. Привезли специальное оборудование, персонал ночевал в палатках, а продукты доставлялись рефрижератором. Таким образом, персонал компании заказчика был обеспечен полноценным трехразовым питанием и даже торжественным ужином в формате банкета.

Немало событий обслуживается на аэродромах, воде, ледовых аренах, ипподромах и даже на стройплощадках, недостроенных небоскребах, на островах без каких бы то ни было подъездных путей, в спецпоездах, на пешеходных мостах, всевозможных промышленных объектах, заводах, теплоходах, в больницах, охотничьих угодьях, бункерах, на крышах офисных зданий, в бассейнах, на взлетно-посадочной полосе, в тюрьмах, на круизных лайнерах и т. д. Все эти места используются как нестандартные площадки для специальных и торжественных мероприятий под ВРО. Кейтеринг-службам приходится решать немало поистине сложных задач в связи с таким неординарным выбором площадок. Вообще, сложные задачи – ежедневная работа в кейтеринге. Достаточно представить себе, например, поднятие всего необходимого оборудования и посуды с помощью внешних строительных лифтов на крышу недостроенного небоскреба. Потребует определенных усилий от кейтеринга и мероприятие, где гостей пригласят прокатиться на колесе обозрения, а когда все займут свои кресла и аттракцион будет запущен, должны будут появиться официанты, которые подадут угощение в каждую опускающуюся кабину. Гости, конечно же, придут в восторг, но задача, безусловно, потребует подготовки и особой слаженности в работе. К оригинальным решениям также можно отнести использование посуды изо льда и подачу блюд с применением открытого огня в помещении.

Запрос на необычное обслуживание в кейтеринге действительно не редкость. Так, например, одна крупная компания захотела поздравить своих партнеров, рассылая им продуктовые «посылки» вместе с официантами, которые сервировали и обслуживали изящный ланч прямо в офисе. А однажды в питерском метро, когда одна из станций была по техническим причинам закрыта и недоступна для пассажиров, кейтеринговая компания организовала обслуживание прямо на платформе станции метрополитена до 6 часов утра. На фоне таких затей масленичные гуляния, где все оформлено в русском народном стиле, повара пекут огромное количество блинов, оладий и пирожков, морс и медовуха льются рекой, уже даже не кажутся чем-то грандиозным.

Иногда кейтеринг привлекают для съемок художественных фильмов. В сценарии бывают эпизоды, в которых центром становится застолье. А как известно, съемки – процесс творческий, непредсказуемый, так что эта сцена может сниматься довольно долго. Потребуется множество дублей, на каждом из которых обед должен выглядеть свежим и аппетитным, а все элементы сервировки – находиться строго на тех же самых местах. Неординарность площадки зачастую может сказываться на затратах. Это, конечно же, вопрос расстояния: чем оно больше, тем более затратны услуги кейтеринга. Кроме того, добавляются расходы на оформление. Нестандартные задачи требуют некоторых затрат. Скажем, дополнительные расходы на транспорт, большее количество персонала, тентовые конструкции, электрогенератор, подводка воды и т. д. Но это обычная ситуация для кейтеринга.

Давайте рассмотрим этот вопрос более наглядно. Например, нужно организовать мероприятие в Подмосковье, в военном бункере времен Великой Отечественной войны. Первый вопрос, который возникнет, – это логистика. Нужно привезти все оборудование, посуду, мебель, декорации, официантов и т. д. Затем сложные погрузочно-разгрузочные работы, поскольку известно, что глубина бункеров колеблется от 10 до 100 м и вне городов подъемным оборудованием они не оснащались. Далее возникает вопрос с освещением и подключением кухонного оборудования – для этого потребуются генераторы и различные лампы. Вот из таких элементов и складывается стоимость логистики мероприятия, проведение которого запланировано в необычном месте.

В зависимости от сложности и масштаба мероприятия заезд на площадку и процесс подготовки могут растянуться на несколько дней. Любой уважающий себя ресторан выездного обслуживания все-таки будет гарантировать качество и успех «затеи» в экстремальных условиях, раз уж возьмется за ее исполнение. При этом никогда не будет лишним иметь «запас прочности». Это касается и количества персонала, и оборудования, и текстиля. Но основа – это, конечно же, команда специалистов: опыт и профессионализм, которые складываются из команды штатных сотрудников, квалификации привлекаемого персонала, уровня шеф-повара и его команды. Одним словом, человеческий фактор, но только в самом лучшем смысле этого слова! Не последнее место занимает и система строгих внутренних стандартов и требований, которые способны гарантировать успех мероприятия независимо от места и условий проведения. Для неординарных мероприятий вместе с тем будут важны и гибкость, и индивидуальный подход.

Говоря о кейтеринге, нельзя не уделить отдельное внимание разнообразию форматов обслуживания гостей.

Общаясь с заказчиком, надо очень хорошо понимать, что именно он подразумевает под терминами «банкет», «фуршет» и пр., и, с одной стороны, уметь говорить с ним на одном языке, а с другой – ориентироваться в профессиональных терминах.

Банкет. Каждому гостю обеспечиваются посадочное место и полное обслуживание. Так называемый «русский» банкет наглядно показан в фильме «Иван Васильевич меняет профессию»: изначально сервируются только приборы, каждая перемена блюд выносится единомоментно и ставится на стол. Во время «французского» банкета официант обходит гостей с большим блюдом и кладет каждому в тарелку его порцию. Банкеты à la carte, когда гость выбирает по меню и подаются заказанные кушанья, организуются крайне редко, когда требуется предельно изысканный сервис.

В чистом виде основные субформаты почти не применяются. Чаще всего кейтеринг-компании, работающие в премиальном сегменте, порционно подают и еду, и напитки, используя рабочие станции по периметру зала (сайдборды). В порядке исключения одно из блюд, например горячие закуски, может сервироваться «в обнос». Вино (как, впрочем, и весь другой алкоголь) приносится со станции в бутылке, наливается в бокал, после чего емкость возвращают на место. Россияне не всегда выдерживают такое испытание – пытаются заполучить бутылку, поставить на стол и прекратить перемещения официантов. И дело зачастую не только в менталитете, но и в том, что немногочисленный персонал не всегда справляется. Во время демократичных мероприятий для не слишком притязательной публики холодное и напитки обычно сервируются «в стол», горячие закуски «в обнос», основное блюдо – порционно. Это компромиссный вариант, который нельзя считать нормой, особенно для высокого стиля обслуживания. Его зачастую используют, если на официанта приходится больше одного стола. В этом случае для уменьшения нагрузки допустимо также выставить на столы и общие блюда с десертами во второй части мероприятия.

Буфет в России часто именуют фуршетом. С одной стороны, понятно, что слово «буфет» для русского человека влечет за собой яркий ассоциативный ряд с линией раздачи, буфетчицей в чепчике и чаще всего с низкопробным сервисом, поэтому от этого слова хочется уйти в более благозвучную терминологию. С другой стороны, используя слово «фуршет» (в переводе с французского – «вилка»), мы охватываем очень узкий термин, который означает меню, включающее в себя легкие штучные закуски, подразумевающие возможность поедания их одной лишь вилкой, без ножа. Такая замена терминов не очень корректна, так как слово «фуршет» более связано с форматом меню. А буфет – это все-таки формат обслуживания. Так, заменив «буфет» – «фуршетом», вам придется вводить новые термины для мероприятий, где формат по-прежнему остается буфетным, а меню уже не фуршетное, а более плотное. А ведь форматов именно обслуживания всего три: банкет, фуршет и коктейль. Все остальное – вариации меню в тех же форматах обслуживания. Одним словом, важно четко ориентироваться в используемой терминологии.

Итак, во время буфета гости передвигаются свободно, пользуясь буфетными линиями, чайными и барными точками. Никакого обслуживания гостей едой и напитками не предполагается (помимо сбора грязной посуды со столов и обновления сервировки фуршетных линий), хотя возможна частичная или полная рассадка, но опять же в режиме «самообслуживания». Такой вариант чаще всего используют как альтернативу банкету, если надо придать мероприятию динамичность или не хватает пространства для банкета, а мероприятие продолжительное.

Длину буфетной линии в обслуживании буфета (фуршета) рассчитывают по формуле «1 погонный метр на 10 гостей». Если линия стоит не у стены, то можно накормить в 2 раза больше гостей, так как они смогут подходить с двух сторон. Такой вариант выбирают, когда недостаточно мебели или зал маловат.

Как рассчитывается необходимое для обслуживания буфета (фуршета) количество персонала? Возьмем для примера мероприятие на 200 персон. Понадобится 2–4 бара, то есть 2–4 бармена и пара помощников, обслуживающих в том числе чайные станции (при их наличии), приносящих напитки и уносящих пустую тару. Два 5-метровых стола и, скажем, один стол 10-метровой длины потребуют 4–7 официантов. Три официанта – на 12 коктейльных столиков, еще трое – собирают грязную посуду. То есть на 200 гостей будет приходиться 17–19 сотрудников, которые справятся и с фуршетом на 250 человек. Полторы сотни гостей можно лишить одного бара (и соответственно бармена), 5-метрового стола (и одного-двух официантов), значит, потребуется минимум 16 работников. Как видите, при коррекции числа празднующих на 100 человек из команды выбывают всего трое, то есть количество необходимого персонала каждый раз рассчитывается специально. Ведь каждое мероприятие подразумевает свое меню, свои уровень и статус гостей, свою геометрию.

Тем не менее принято считать, что в среднем на 50 гостей понадобится один бар в случае классического обслуживания гостя (в случае компромисса с заранее разлитыми в баре по бокалам напитками одного бара будет достаточно и на сотню гостей), 5 м буфетных (фуршетных) столов, 1–2 официанта для обслуживания линий и 1–2 сборщика посуды. Если предусмотрена рассадка, то один официант работает с 4 столами. При этом в его обязанности не входит подача блюд и напитков, он практически лишь убирает грязную посуду со столов. Во время масштабных мероприятий стоит сдваивать бары, увеличивая площадь каждой точки в 2 раза, и ставить пару барменов в один бар, а вот делать большие бары, собирая 10–15 барменов вместе, довольно непрактично.

Говоря о форматах мероприятий, также следует упомянуть максимально облегченный – коктейль: мебель отсутствует, официанты обносят гостей закусками и напитками. Возможны столики для грязной посуды и стационарные бары, бесперебойно поставляющие алкоголь.

Популярен и интерактивный формат – барбекю, предполагающий, что еда готовится в присутствии гостей, которые получают горячее с гриля, находящегося в открытом доступе. Чаще всего по своей сути это все-таки буфет.

Большое значение будет иметь и наличие необходимой площади для обслуживания гостей. Банкетная рассадка планируется из расчета 1,5–3 м^2 на человека, что позволяет разместить столы и стулья и создать проходы между ними. Площадь, необходимую для строительства сцены, организации танцпола и зоны отдыха, следует выделить дополнительно. Чтобы понять, сколько столов вместит зал, попробуйте нарисовать план. Допустим, будут использоваться круглые столы диаметром 1,5 м. Плюс пространство для стульев – по 50 см со всех сторон стола, проходы – 25 см от каждого из соседних столов (то есть ширина прохода суммарно – 50 см). В итоге каждый стол отмечается на схеме как круг диаметром 3 м. Для фуршета абсолютный минимум – 1 м^2 на человека, а при необходимости полной рассадки на буфете – 1,6 м^2, то есть несколько больше, чем для банкета, так как дополнительную площадь «съедают» бары и буфетные линии. Коктейль потребует меньше, нежели буфет без рассадки гостей, условно 0,8 м^2.

Форматы, конечно же, можно комбинировать и трансформировать, если это имеет смысл. Пусть встреча гостей перед новогодним банкетом будет организована в виде коктейля. Также можно рассадить гостей за столы, но за горячими напитками и десертами отправить их в буфет. Однако не стоит в ходе мероприятия переключаться на более сложный вид обслуживания «по просьбам трудящихся». Например, когда во время буфета заказчик вдруг просит обнести гостей едой и напитками, а это не запланировано заранее. В результате снизится качество сервиса, а заказчик не будет с этим мириться. Он просто не поймет, почему подрядчик не справляется, если уж согласился на перемены в процессе!

Вообразите фуршет для 50 человек на теплоходе. Буфетная (фуршетная) линия и бар предсказуемо размещены на закрытой нижней палубе, однако в теплый солнечный день гости наверняка переберутся на верхнюю палубу и захотят, чтобы трапеза переехала вместе с ними. Перемещать линию не получится – это долгий и неэстетичный процесс, но неразумно и в спешном порядке организовывать коктейльное обслуживание (обнос гостей). Почему? С 5-метровым столом справляются 1–2 официанта, в баре – один бармен, еще один или два официанта собирают грязную посуду. Если мы решим обносить гостей напитками и едой, то при любом раскладе будет страдать выполнение одной или нескольких из этих трех задач. Таким образом, единственное, что можно сделать, – это установить на верхней палубе дополнительный столик, закрепить за ним бармена, а на нижней – в баре разлить напитки по бокалам. При этом не стоит полностью переносить алкоголь на верхнюю палубу, чтобы не нарушался ключевой принцип: еда и напитки – всегда рядом.

Для банкета чаще всего используют круглые столы, реже – прямоугольные, квадратные либо общий стол, например, в виде традиционной буквы «П», или, как скажут англичане, U-shape. Для буфета (фуршета) без рассадки – линии прямые (одно– или двусторонние), в форме волны, кольца и т. д. Во время буфета с рассадкой они комбинируются со столами для рассадки разных форм (кроме общего стола). Согласно протоколу во время банкета одному гостю полагается 60 см стола (как компромисс, абсолютный минимум – 50 см). Соответственно за стандартным для России круглым столом (диаметром 1,5 м) рассядутся 8-10 человек, за 1,8-метровым – 10–12. Если вы скажете заказчику, что готовы предоставить столы на 12 человек, подразумевая стол 1,8 м в диаметре, это будет не совсем верно, так как дюжина гостей за большим столом поместится, только слегка потеснившись. А ведь в некоторых случаях бывает необходимо оставить пустым сегмент, обращенный к сцене, чтобы всем было хорошо видно, что на ней происходит.

При любом виде обслуживания в расчете на каждого гостя в качестве технического помещения потребуются 0,2 м^2, которые во время буфета или банкета на 1 тыс. человек неизбежно превратятся уже в 200 м^2. Даже если на площадке не найдутся необходимые для нужд кейтеринга площади, все равно он займет законные технические метры, но уже нецивилизованным образом: «расползется» по коридорам, лестницам и углам. Служебное помещение может чуть уменьшиться лишь в том случае, если в барах мало напитков и соответственно потребуется немного стекла для их сервировки, а также если привезти закуски уже сервированными по блюдам (тогда не понадобится пространство для работы поваров) на «шпильках» – эдаких тележках-стеллажах на колесиках. Но это будет возможно лишь в формате буфета, а для банкета порционная отдача в большинстве случаев сервируется на месте.

Правильная организация пространства во время трапезы позволяет управлять поведением гостей. Представьте себе мероприятие, по сценарию которого глава местной администрации должен был сказать девять тостов, а все 700 участников – поднять вместе с ним поочередно девять бокалов шампанского. Организаторы расположили сцену у стены напротив входа, а все пространство зала заполнили длинными фуршетными столами, причем на каждом были расставлены напитки и тарелки стопками по 5 штук через каждые 2 м. Как и следовало ожидать, фуршет превратился в стоячий банкет: гости столпились вокруг столов, а официанты не могли к ним пробиться. Почему так получилось? Когда центр зала заполнен столами, гости подсознательно понимают, что основное дело этого вечера – вдумчивое поглощение пищи, а выставленные напитки и стопки тарелок подсказывают, что ходить никуда не надо, а следует занять «место под солнцем». Чтобы люди двигались и обращали внимание на сцену и высокое начальство, а не на еду, надо было поместить в барах и на дополнительных столах шампанское, заранее разлив его по бокалам. Тарелки – расставить стопками по 20–25 штук по краям буфетных линий, чтобы ясно читалось: возьми и отойди. Буфетные линии, бары и столики для грязной посуды – расположить по периметру зала, а в центре поставить высокие коктейльные столики для гостей. Другими словами, если что-то на мероприятии идет не так и гости ведут себя «неадекватно», это повод проанализировать, что вы как профессионалы для этого сделали и что должно быть иначе, чтобы естественное поведение гостей было бы «адекватно» вашим ожиданиям. Как же определить, какой из форматов обслуживания будет оптимальным для заказчика? Вообще, чтобы верно выбрать формат обслуживания, следует прежде всего помнить о задачах мероприятия. Для сплочения сотрудников разных отделов организуйте буфет (фуршет), который разобьет устоявшиеся компании, заставит гостей перемещаться по залу, общаться. Если намереваетесь собрать 3 тыс. торговых представителей, а потом 300 лучших вызвать на сцену и наградить, планируйте банкет, так как столь долгую церемонию сложно провести на ногах.

Во-вторых, учитывайте число гостей: во время празднования 23 Февраля коллективом из 12 человек банкет будет явно не к месту. Но этот фактор важно учитывать лишь в сочетании с другими, так как любое количество гостей можно обслуживать в любом из форматов. Третий фактор – длительность мероприятия: для 45-минутной презентации оптимален коктейль (в крайнем случае – фуршет), рассадка не подойдет. А для 8-часового новогоднего корпоратива, само собой, стоит планировать банкет. В-четвертых, важную роль играет размер бюджета, и когда заказчик выделяет по $3 на гостя, о банкете не стоит и говорить.

Площадка также по-своему ограничивает свободу выбора. Банкет может банально не поместиться в зале, где хватит места лишь для буфета без рассадки гостей, а разноуровневые помещения причудливой формы не подойдут для форматов с рассадкой. Администрация зала зачастую выдвигает требования, затрудняющие применение некоторых видов обслуживания. Так, на территории исторической усадьбы могут разрешать работать только с пластиком, что, естественно, исключает проведение банкетов.

Если учитывать перечисленные факторы, вывод о необходимом формате чаще всего бывает очевидным. Однако это не всегда понятно клиенту, который порой хочет ровно противоположного. Ваша задача – объяснить, что для него хорошо, а что плохо, и помочь с выбором, ведь профессионал в этой ситуации – вы.

Ну и напоследок стоит также сказать о двух простых принципах кейтеринга, в корне отличающих его от ресторана. Во-первых, в кейтеринге не готовят блюда «с нуля» на месте обслуживания, а почти всегда привозят в высокой степени готовности и лишь доготавливают, сервируют и порционируют. А во-вторых, в кейтеринге почти никогда не моют посуду на месте проведения мероприятия. Вся посуда привозится чистой и дополнительно натирается на площадке перед обслуживанием. Увозится же она грязной и моется на базе кейтеринг-компании. Бывают исключения (например, в случае обслуживания многодневных мероприятий), но это именно исключения.

Сегменты рынка кейтеринга: куда и почему

На рынке ресторанных услуг существуют компании, узко специализирующиеся на выездном ресторанном обслуживании мероприятий. Это скорее исключение, чем правило. Такие компании в основном более качественно развивают саму услугу и технологию собственной работы по ее предоставлению. Одновременно с этим в сегодняшней российской практике данные компании имеют меньшую устойчивость в выживании на конкурентном рынке, что может быть критичным в кризисные периоды их жизни и становится особенно актуальным с ростом конкуренции. Традиционно бизнес-направление РВО мероприятий «соседствует» в портфеле бизнесов компании с одним или несколькими видами деятельности. Чаще всего это могут быть традиционный ресторанный бизнес, доставка готовых блюд, корпоративное питание в формате доставки готовых обедов или управления корпоративными столовыми (полного или сокращенного цикла), а также такие услуги, как клининг, дизайн (чаще флористика) и услуги по комплексной организации мероприятий (создание концепции праздника, написание сценария и программы мероприятия, составление развлекательной программы, подбор артистов, аниматоров и т. д.).

Вообще, событийный кейтеринг – относительно молодая отрасль, которая вместе с тем довольно активно развивается в России уже второй десяток лет. Понять, кто есть кто, клиенту на первый взгляд может быть довольно непросто. Говоря о ценовых сегментах в событийном кейтеринге, стоит, пожалуй, обозначить те важные роли, которые играет каждая из групп компаний. Ведь, как известно, спрос определяет предложение, а значит, все существующие игроки зачем-то нужны этому рынку.

Не секрет, что компании экономичного сегмента делают услугу РВО доступной для большего круга заказчиков. Этим компаниям приходится больше, чем другим, работать над оптимизацией затрат и сокращением издержек, и не только тогда, когда экономика переживает трудные времена. Это работает на заказчика, в том числе через формирование конкурентной среды, которую не могут игнорировать остальные участники рынка. В то же время средний сегмент, как никакой другой, непрерывно работает над повышением эффективности и профессионализма, что является очень важным для столь молодой отрасли. Качество оказываемых услуг и его контроль, формирование системы стандартов и отработка технологий для всех этапов работы компании тоже являются довольно важными для заказчика, так как делают процесс оказания данных услуг более стабильным и минимизируют возможность внештатных, нежелательных ситуаций. Ну и наконец, премиальный сегмент позволяет всему рынку развиваться, потому что берет на вооружение все самое лучшее – технологии, новинки и передовые идеи. Часто фактор цены здесь не играет критической роли, а иногда и наоборот – высокая цена становится дополнительным аргументом и подкреплением премиальности предложения. Это, в свою очередь, позволяет премиальным кейтеринговым компаниям предлагать заказчику новое и интересное, что никогда не стало бы возможным в экономичном или среднем ценовых предложениях. И опять же привнесение на рынок новых идей и предложений заставляет его развиваться качественно, формирует ту самую конкурентную среду с которой впоследствии приходится считаться абсолютно всем игрокам рынка.

Ну и конечно, нельзя не сказать о том, что любая кейтеринговая компания, для того чтобы быть успешной и востребованной в долгосрочной перспективе, должна предлагать заказчику нечто, что будет являться конкурентным преимуществом, выделяющим ее на фоне всех остальных. Поэтому нелишним бывает задать себе простой вопрос: «Чем мы лучше других?» Это сродни вопросу посетителя ресторана: «А какое блюдо удается вашему шеф-повару лучше других?» Как известно, ответ официанта (который можно услышать в 90 % случаев) «У нас все блюда вкусные» не производит впечатления ни на кого. Поэтому, чтобы кейтеринг заслуживал внимания, ему конечно, мало просто говорить обо всех аспектах своего бизнеса: о качестве кухни и уровне сервиса, инновационности и адекватных ценах. Нужно уметь внятно озвучить свое основное преимущество перед конкурентами, некую особенность, которую никто не скопирует, – по сути, сформулировать то, что делает именно эту компанию достойной внимания заказчика.

Кейтеринг с экономичным предложением

Рынок экономичного предложения выездного ресторанного облуживания в России практически не сформирован. В основном услуги РВО в экономичном ценовом сегменте предоставляют компании, работающие более активно на рынке корпоративного питания. Поскольку данная услуга является для них дополнительной и зачастую второстепенной, нередко отношение к ней (да и уровень ее развития) соответствующие. Конечно, можно сказать, что выездное ресторанное обслуживание – «услуга не для бедных», банкет в стационарном ресторане обходится зачастую дешевле (не приходится платить за аренду площадки) и потому те заказчики, которые могут позволить себе эту услугу, в большинстве своем ориентируются если не на лучшее предложение, то на оптимальное соотношение цены и качества, а самые дешевые РВО никому не нужны. Но это верно лишь отчасти.

Экономя на обслуживании мероприятия, можно дойти до самостоятельной закупки простого набора готовых продуктов в супермаркете, незатейливой сервировки и одноразовой посуды. В таком случае ни одна кейтеринг-служба не сможет конкурировать на уровне цены. Но это еще и вопрос культуры: люди все-таки постепенно привыкают к тому, что мероприятия должны обслуживать профессионалы. И недорогое предложение все-таки востребовано, что подтверждает опыт немногих компаний экономичного сегмента, активно работающих в формате выездного облуживания, а также опыт тех компаний среднего сегмента, которые не отказывают своим клиентам при необходимости обслужить мероприятия с очень скромными бюджетами.

Спрос на мероприятия эконом-класса возрастает во время спадов экономики. В первую очередь это происходит за счет сильных игроков среднего сегмента, которые активно диверсифицируют свое предложение и выступают на рынке, в том числе с более низкими ценами. Вместе с тем и немногочисленные РВО, всерьез работающие в экономичном ценовом сегменте, могут усилить свои позиции в такие периоды.

В борьбе за формирующийся экономичный сегмент свои преимущества есть как у игроков среднего сегмента, готовых его осваивать, так и у тех немногих РВО, которые целенаправленно и качественно на нем работают. Ресурсов у известных «средних» кейтеринг-фирм больше: их лучше знают, они могут потратиться на раскрутку этого направления бизнеса. В то же время технологически эти РВО все же ориентированы на средние по бюджету мероприятия и на клиентов, у которых есть заказы разного уровня: в одних случаях более дорогие, в других – более экономичные. А у тех игроков экономичного сегмента, которые все-таки сумели закрепиться на рынке, есть четкое понимание своего клиента, оптимизированная по цене и технологически отработанная услуга. Подобные компании часто вполне сознательно не берутся за работу с мероприятиями более высокого ценового уровня. Бизнес в данном случае чаще всего поддерживается таким направлением деятельности, как корпоративное питание. Узкоспециализированных в событийном кейтеринге компаний экономичного сегмента попросту не существует. Для того чтобы выжить в этом сегменте, компаниям приходится проводить гораздо больше мероприятий, нежели операторам среднего сегмента.

Игроки экономичного сегмента считают, что подавляющее большинство новых клиентов приходит к ним «из Интернета», в то время как компании, работающие в премиальном, высоком и среднем сегментах, часто относятся к этому средству рекламы скептически, считая, что подрядчика через Интернет ищут клиенты, ориентированные именно на экономичное предложение. И основной инструмент конкуренции в экономичном сегменте – это, конечно же, цена. Такие операторы предлагают добротную и вкусную еду, красивый стол и хорошее обслуживание. Но это все. Больше не предлагается ничего, но не потому, что кейтеринг-служба этого не желает или не может, а потому, что ее клиенту это попросту не нужно. Он сам будет заказывать дополнительные услуги, потому что готов потрудиться для того, чтобы сэкономить. И в общем-то, понимание этого – осознанный, но свойственный далеко не всем подход к позиционированию своих услуг. Это может говорить о том, что в компании понимают, кто их клиент, что ему нужно, и максимально адаптируют технологию работы под него. Но «держать планку» качества в экономичном сегменте не менее важно, чем в любых других, имя свое терять нельзя ни при каких обстоятельствах.

Существенную часть клиентов в выездном формате у экономичных кейтеринг-контор составляют те, кто уже пользуется их услугами корпоративного питания или пришел по их рекомендации. Разочаровать их было бы самой большой ошибкой. За счет чего удается сохранить имя? Это в первую очередь добротная и вкусная еда. Базовые элементы меню – традиционные и относительно недорогие блюда русского стола: это, конечно, и салат «оливье», и селедка «под шубой», и популярные блюда восточной кухни – они пользуются неизменным спросом. В то же время возможны и иные варианты, и иные кухни. Чаще всего меню, которое окончательно подбирает сам заказчик, получается смешанным. Разрабатываются и универсальные варианты для форматов фуршета и коктейля. Иногда само меню сводится к предложению так называемой «фуршетной тарелки», стоимость которой на порядок меньше, нежели стоимость полноценного фуршетного меню у кейтеринг-фирмы среднего ценового сегмента. Работая с постоянными заказчиками, компании всегда стараются разнообразить меню, предлагать одно и то же просто не получается. При этом все рассчитывается так, чтобы цена не превышала определенные границы. Вероятно, те фирмы, которые сознательно и планомерно придерживаются своей ценовой ниши, выбрали наиболее правильную стратегию. Большинство экономичных компаний получают запросы на услуги и более высокого уровня, но для их реализации нужно не только держать планку, но и постоянно поднимать ее, предлагать несколько больше, чем ожидает клиент, предвосхищать его ожидания. А это уже входит в противоречие с основным движущим фактором этого сегмента компаний – установкой на сокращение издержек.

Вообще, компаниям экономичного сегмента «достаются» в основном небольшие мероприятия (до 150 человек – банкет, до 500 человек – фуршет). Им часто приходится проводить и совсем камерные мероприятия – менее 50 человек. Все масштабные мероприятия даже с небольшим чеком «забирают» бренды среднего сегмента. Поэтому экономичным РВО приходится «брать» количеством относительно небольших мероприятий. Основную долю заказчиков здесь составляют корпоративные клиенты, что и неудивительно. Процент частных клиентов не превышает 30 от общего числа обслуживаемых мероприятий. В целом у игроков экономичного сегмента велика доля форматов буфет и коктейль, меньше – банкетов.

У экономичных кейтеринг-служб часто заказывают деловые обеды во время проведения выставок. Это нельзя назвать банкетом, но доставкой обедов в офис это тоже не назовешь. Получается нечто среднее между событийным кейтерингом и корпоративным питанием. В летний сезон традиционно очень популярны мероприятия на открытом воздухе. Например, в Москве много дорогих площадок, но в Подмосковье вполне можно найти более экономичные варианты. В качестве стационарных площадок для мероприятий экономичных кейтеринг-служб часто выступают помещения, которые используются под корпоративные столовые. Понятно, что это подходит для ограниченного круга мероприятий, тем не менее какие-то внутрикорпоративные события отмечать так довольно удобно. Наличие банкетных залов, а также возможность использовать их для проведения «сторонних» мероприятий являются хорошим ресурсом для компании, а его потеря может серьезно «ударить» по ней. Производственные площади столовых, с которыми у компании заключен договор на обслуживание, само собой, используются и в качестве кухни для подготовки к выездным мероприятиям. Таким образом, диверсификация бизнеса корпоративного питания в сферу событийного кейтеринга – это, пожалуй, то единственное, что позволяет формироваться экономичному предложению на рынке кейтеринга.

Кейтеринг среднего ценового сегмента

Определенность ценовых сегментов – это показатель уровня развития рынка и конкурентной ситуации. На этапе формирования рынка, когда конкуренция была слабая, а точнее, нулевая, выраженных ценовых сегментов не наблюдалось вовсе. Границы, пусть и нечеткие, стали появляться на этапе роста рынка. Со временем на каждом рынке наблюдается замедление роста: устанавливается четкая структура цен. В 1990-х на рынке присутствовала лишь одна компания с четко премиальным позиционированием и буквально одна-две – с экономичным. Все остальные игроки выраженного позиционирования не имели и работали с теми клиентами, которых могли получить. Тем не менее со временем компаниям приходится определяться. Так, те, которые начали работу после 2005 г., уже, как правило, задумывались о четком определении своего предложения.

Рестораны выездного обслуживания среднего ценового сегмента в целом достаточно разные. Есть среди них и компании, узко специализирующиеся на событийном кейтеринге. Есть и кейтеринг-фирмы, развивающиеся на базе гостиниц или стационарных ресторанов. Есть и те, кто строит направление событийного кейтеринга на уже функционирующей службе корпоративного питания.

Свою концепцию позиционирования большинство компаний среднего ценового сегмента начинают формулировать только сейчас. Раньше особой необходимости в этом не было – игроков знали и так. В периоды подъема экономики при выборе РВО наблюдается переориентация клиента с цены на «новшества» (новые услуги, новые площадки, новые варианты оформления и сервировки блюд, новое оборудование и т. д.), а в трудные времена основным критерием принятия решения о выборе РВО чаще становится фактор цены.

У кейтеринг-служб, созданных на базе гостиниц или стационарных ресторанов, в отличие от последних, которые время от времени предоставляют услуги кейтеринга, совсем другие мощности. Часто возникшее при ресторане направление кейтеринга в определенный момент становится отдельным бизнесом. И по опыту последних двух десятилетий можно сказать, что каждый период нестабильности национальной экономики порождает новых операторов на рынке кейтеринга, использующих время трудностей как своего рода возможность выйти на рынок. Ценовое же позиционирование и имидж РВО при стационарном ресторане чаще всего определяются имиджем и позиционированием самого ресторана.

Существенную часть клиентов кейтеринговых компаний, связанных с ресторанами и ресторанными домами, составляют посетители стационарных заведений. У гостей ресторана всегда есть потребность проводить какие-то вечеринки, например, у себя в загородном доме или на яхте. И в этом смысле кейтеринг – неотъемлемая часть ресторанного бизнеса. Кейтеринг-фирмы, существующие в связке со стационарными ресторанами, могут использовать мощности ресторанной кухни, хотя у многих есть и отдельные производства. Они также могут прибегать к услугам своих официантов и шефов. Такой кейтеринг может сэкономить на постоянных издержках в 2 раза больше, чем профильный кейтеринг.

Серьезную поддержку имеют РВО, возникшие как диверсификация бизнеса крупных компаний, специализирующихся на корпоративном питании. Обычно от работающих с компанией клиентов начинают поступать просьбы организовать обеды более высокого уровня и банкетное облуживание. Затем такая деятельность начинает обособляться и превращаться в самостоятельный бизнес. В большинстве случаев компания старается разделить бренды этих двух направлений деятельности и позиционировать их независимо друг от друга. Ресурсы базового подразделения в таких случаях, конечно же, помогают. Такие кейтеринговые конторы могут в случае необходимости иметь любое количество людей и оборудования, минимизировать расходы и за счет этого дать лучшее по цене предложение в любом ценовом сегменте.

В отличие от компаний, существующих на рынке с момента его зарождения, вновь появляющимся кейтеринг-фирмам приходится выходить на рынок с достаточно внятным позиционированием, в том числе и по цене.

Большинство масштабных мероприятий обслуживаются службами среднего ценового сегмента. Чаще всего с ростом количества гостей сумма среднего чека на услуги кейтеринга заметно уменьшается. Кроме этого, при действительно больших масштабах по-настоящему премиальный уровень обслуживания выдержать очень сложно. Но не все РВО стремятся к крупным мероприятиям. В «своем масштабе» достаточно уютно себя чувствуют компании, обеспеченные постоянной клиентурой и имеющие поддержку со стороны смежного бизнеса. У таких РВО сформировалась система привычных, отработанных и любимых форматов. Стоит отметить, что работа постоянных официантов в кейтеринге – это все-таки исключение, которое становится возможным как раз для компаний, совмещающих деятельность РВО с традиционным ресторанным бизнесом и/или с услугами корпоративного питания.

Игрокам среднего сегмента свойственна большая по сравнению с премиальными компаниями доля корпоративных мероприятий. И надо отметить, что у служб, серьезно работающих по направлению «корпоративное питание», таких заказчиков даже больше, чем у остальных.

В отличие от премиальных компаний у средних игроков больше свободы, они могут позволить себе разнообразие в цене и задачах. У постоянных клиентов РВО бывает потребность в различных видах мероприятий – как с минимальным бюджетом, так и в таких, где требуются элементы премиального обслуживания.

В среднем сегменте, конечно же, есть и подсегменты: высокий средний, средний средний, низкий средний. Так же как в премиальном сегменте, особое место занимает высокий премиум, в среднем – наиболее привлекательный и конкурентный верхний средний сегмент. Если компания, работая в среднем сегменте, может в случае необходимости добавить элементы премиальности – это, в общем-то, является ее преимуществом. В то же время для технологично работающих РВО выгодно проводить большинство мероприятий в привычном для них сегменте и быть честными с клиентами. Ведь очень важно не обмануть клиента в его ожиданиях.

Большинство лидеров рынка кейтеринга работают преимущественно в среднем сегменте, но при этом предлагают расширенный спектр услуг, в том числе и обслуживание мероприятий премиального уровня. Чаще всего у кейтеринговых компаний, работающих в среднем сегменте, нет такого количества наборов посуды или видов униформы официантов, как у компаний премиального сегмента. Оборудование, конечно, можно взять в аренду но она увеличивает стоимость мероприятия: либо оно выйдет дороже для клиента, либо компании придется поступиться частью собственной прибыли. С другой стороны, в отличие от игроков экономичного сегмента компания, работающая в среднем сегменте, может позволить себе быть более клиентоориентированной, охотнее идти навстречу различным пожеланиям клиента.

Кейтеринг премиального уровня

Получить заказ на большие деньги могут многие, а вот сделать обслуживание премиальным сумеет отнюдь не каждый. Довольно сложно определить границу между верхним средним и премиальным предложениями. Премиальный сегмент – это прежде всего премиальный уровень сервиса. Многие заказы премиального кейтеринга делаются на личных связях владельца и управляющего компании, на доверии к привычному партнеру. Заказчики работают с тем, с кем приятнее и удобнее иметь дело. Компаний, способных оказывать услуги соответствующего уровня, довольно мало.

В рамках премиального сегмента выделяют проекты, которые можно обозначить как «высокое премиальное предложение». Рынок в высоком премиуме довольно узкий, но спрос на роскошь есть всегда. Большую часть заказов в высоком премиуме по-прежнему составляют частные мероприятия. Кроме того, высокий премиум – это, как правило, небольшие мероприятия, до 300–500 персон, а чаще всего значительно меньшие по объему. Большие масштабы мероприятий традиционно влекут какие-то погрешности и потерю качества.

Для премиального сегмента очень важны инвестиции в оборудование, здесь они оцениваются на порядок больше, нежели в среднем ценовом сегменте.

Кроме того, премиальный сегмент – это, прежде всего, высококлассный шеф-повар и профессиональная менеджерская команда. Обслуживать мероприятия высокого уровня может компания, у которой как руководители, так и линейный персонал умеют это делать. Требования к персоналу, работающему в премиальном сегменте, гораздо выше, здесь проводятся кастинги, часто требуются англоязычные официанты. Тем не менее обслужить масштабное мероприятие с помощью своего штатного персонала не может практически ни одна даже премиальная компания. Такое возможно только там, где мероприятие предусматривает относительно небольшое число гостей.

Принципиальное отличие компании, работающей в премиальном сегменте, – уровень шеф-повара, форматы подачи и оформления блюд. Если для компаний среднего ценового сегмента чаще важнее всего логистика, а потом уже еда, то для премиального сегмента кухня выходит на первый план. Проводить мероприятия в премиальном сегменте сложно, в том числе и потому, что работа со «звездными» шеф-поварами и высокой кухней накладывает свои ограничения.

Для премиальных РВО при необходимости подвинуться по цене реально, например, за счет изменения структуры меню, можно сделать индивидуальную подачу. При этом существуют границы, за которые компания высокого ценового сегмента никогда не выйдет. Скорее всего, не получится обеспечить должный уровень сервиса, имея менее одного официанта для обслуживания каждого стола.

Компании могут предложить разные меню с разным набором продуктов, и во всех случаях это, разумеется, будут качественные продукты от проверенного поставщика. Но мероприятия ниже определенной цены такие компании все равно не будут проводить.

Если спрос на высокое премиальное предложение практически не меняется под воздействием внешних факторов, то рынок дорогих корпоративных мероприятий колеблется гораздо больше. Корпоративные мероприятия всегда означают «разумный бюджет», но высокий сегмент тем не менее не исключает появления новых игроков, в том числе среди ресторанов высокого класса.

Все перечисленные составляющие премиального кейтеринг-сервиса нельзя назвать каким-то конкурентным преимуществом. Конечно же, «хороший уровень» в среднем и премиальном сегментах различаются. Но даже компании, способной предложить сервис высочайшего класса, нужно предъявить клиенту что-то еще. Ведь заказчик ищет что-то особенное. И помимо уровня кухни и качества сервиса премиум – это множество едва уловимых нюансов, которые создают принципиально иное качество услуги. В премиальном сегменте распределение активности в кейтеринге в течение года несколько иное, нежели в других сегментах. Так, декабрь – это менее 20 % продаж, что связанно прежде всего с тем, что в премиальном сегменте не обслуживается множество низкобюджетных и очень масштабных мероприятий. Для экономичных служб и кейтеринговых контор среднего ценового сегмента это актуально, ведь такие мероприятия дают ощутимую прибыль из-за объема. Но в премиальном сегменте совершенно иная технология и принципиально другой уровень сервиса, которые не позволяют слишком радикально экономить даже на масштабе.

И, в принципе, нет жесткой границы между заказчиками верхнего среднего ценового сегмента и премиального. Тот заказчик, который сегодня очень взвешенно планирует бюджет своего делового мероприятия, завтра просит изысканное и дорогое обслуживание клиентского вечера или ужина, организованного руководителем компании для своих партнеров. И здесь очень важны грамотная ценовая политика и гибкость подхода к различным запросам. Кроме разговора о границах сегмента, в котором работает компания, важно понимать, какие потребности есть у заказчиков. Разве что-нибудь значит предложение, если на него нет спроса?

«Гостиничный», или «ресторанный», кейтеринг

Нельзя сказать, что кейтеринг как-то серьезно конкурирует с ресторанами или гостиничными банкетными службами. Это можно назвать косвенной конкуренцией. Например, летом больший спрос на кейтеринг, безусловно, порождает и большее предложение. Вместе с тем для ресторанов лето, в общем-то, нельзя назвать высоким сезоном, поэтому и возникают попытки охватить и обслуживание выездных мероприятий. Но не стоит обольщаться на этот счет; как мы уже сказали, ресторан и кейтеринг – далеко не одно и то же. Кейтеринг умеет работать в режиме подготовки на производстве и дого-товки на выезде, рестораны же с этим не сталкиваются. Данные виды деятельности очень разнятся своей логистикой. Одним из серьезных вызовов, в частности, становятся умение работать в полевых условиях и способность управлять большим количеством персонала. Это далеко, не заурядные задачи, и не каждый ресторан имеет хоть какой-то опыт в их решении.

И тем не менее вне зависимости от сезона для гостиниц предложение услуг кейтеринга может стать замечательной дополнительной статьей дохода. Его преимущества очевидны: минимум расходов на первом этапе (ведь база в виде собственного ресторана с оборудованной кухней и персоналом уже есть), и максимум клиентов, поскольку кейтеринг не привязан к конкретному гостиничному залу определенной вместимости.

Существует множество форм кейтеринга, но именно «событийный» может быть весьма актуален для гостиниц. Крупные и сетевые отели обычно имеют в структуре сразу две службы – банкетную и кейтеринговую. Банкетная служба занимается обслуживанием внутренних мероприятий, а кейтеринговая выезжает на внешние, организуемые за пределами гостиницы. Небольшие отели объединяют их в одну. Банкетная служба и кейтеринг, с одной стороны, имеют много общего, даже чисто технически, но с другой – их отличает бесконечное множество нюансов.

Почти все блюда, которые готовятся в ресторане, имеют довольно ограниченный срок реализации (около 3 ч), что для выездного формата неприемлемо – он априори существенно больше. Поэтому для блюд кейтерингового меню должны быть разработаны другие технические условия, а на сами блюда оформлены увеличенные сроки годности.

Еще один нюанс: ассортимент блюд в кейтеринговой компании традиционно более обширный, чем в стационарном ресторане. Почему? Дело в том, что меню в кейтеринге клиент покупает целиком, а не выбирает из него определенные позиции. Естественно, что если ваше обслуживание клиенту понравится и через несколько месяцев он решит обратиться к вам повторно, то вы должны будете предложить ему совершенно новое меню, а то и несколько их вариантов на выбор.

Стоит учесть и человеческий фактор. Допустим, ваш шеф-повар привык работать в стенах гостиницы, в обжитом пространстве, где он идеально организовал весь процесс. Не исключено, что в случае смены обстановки ему будет гораздо сложнее наладить работу.

Другой важный вопрос, которым стоит озадачиться заранее, – обслуживающий персонал. Если гостиница продолжает функционировать в своем обычном режиме, в то время как одно подразделение отправляется «в поля», весь штатный персонал остается на рабочих местах. Следовательно, придется вызывать вторую смену либо привлекать кого-то со стороны. Здесь могут возникнуть затруднения, так как в стенах ресторана и повар, и администратор зала привыкли работать с определенным количеством людей. Справятся ли они, если число их подчиненных возрастет в разы?

Почему же игра стоит свеч? Ресторан, в том числе и гостиничный, работает с конечным потребителем. Его работу можно сравнить с розничной торговлей: пришел клиент, заказал блюдо из меню и расплатился. Другими словами, ресторан продает блюда поштучно единичным потребителям. Кейтеринг же – это возможность дополнительной «оптовой» продажи своих услуг. За один вечер вы можете обслужить такое количество гостей, которое ваше заведение, возможно, и не в состоянии вместить. При этом не нужно будет закрывать собственный ресторан. Выездной банкет автоматически прибавит к имеющимся ресурсам еще несколько десятков, сотен, а может быть, и тысяч посадочных мест.

Привлекательность кейтеринга для отелей подкрепляется наличием необходимой базы (кухня, управленческий персонал среднего звена – банкетные менеджеры и т. д.), а также опытом в организации банкетов и наличием постоянной клиентуры – корпоративных клиентов, которые пользуются услугами гостиницы и знакомы с уровнем ее сервиса, а потому не нуждаются в дополнительных рекомендациях. Это отличный стартовый капитал.

Ошибки при организации кейтеринга

Одной их самых основных и важных составляющих организации услуги, в том числе и кейтеринга, является человеческий ресурс. Поэтому во многом качество кейтеринга определяется профессионализмом и опытом сотрудников, работающих в нем, а не только сроком существования компании. Можно сказать, что компании, давно работающие на рынке, в основном имеют большие ресурсы – человеческие и производственные. Например, собственный штат сотрудников, фабрику-кухню, складской комплекс и др. Обычно у кейтеринг-служб, работающих давно, больше и разнообразнее материальная база – текстиль, посуда, мебель и т. д. И конечно же, опытные фирмы имеют большой багаж рекомендаций и хорошую репутацию. Кроме этого, неоспоримый плюс кейтеринговых компаний со стажем – это их опыт, который выражается в наработанных технологиях и процедурах, что служит залогом качества услуги.

Компании начинающие зачастую во многом используют аутсорсинговые ресурсы. Такая фирма может состоять буквально из нескольких человек и даже не иметь своего офиса, что ограничивает масштаб организуемых мероприятий. Небольшие кейтеринговые компании не могут конкурировать с крупными и опытными в сегменте больших мероприятий для нескольких тысяч гостей. Они могут вести только «партизанскую войну», «отщипывая» мелкие мероприятия у более крупных игроков рынка. Есть и другие примеры, когда новые компании открываются обычно с привлечением профессионалов рынка и имеют возможность учета характерных ошибок уже на старте, не тянут за собой груз традиций и усталости. Что называется, сохраняя свежесть взгляда.

Бесспорно, что давно работающие кейтеринг-конторы имеют больший запас прочности: постоянных клиентов, более стабильный объем продаж. Кроме того, у компании, работающей давно, уже есть свой узнаваемый стиль, внятная ценовая политика, некий устоявшийся качественный уровень оказываемых услуг. У молодой же фирмы все это только формируется, она с большей готовностью возьмется за маленький, «невыгодный» заказ и тем не менее постарается выполнить его на самом высоком уровне, работая «на перспективу». Одновременно с этим крупные и опытные игроки привыкли работать в условиях растущего рынка, и им сложнее «перестроиться» для работы в более трудных, нестабильных условиях. Компании, не имеющие такого «багажа», более мобильны при изменяющемся спросе. Это в идеале.

Что же можно назвать типичными ошибками начинающих компаний? Таких ошибок довольно много, ведь «новички» зачастую не имеют систематизированного багажа знаний и опыта.

• Нередко компания принимает запрос без достаточного прояснения с клиентом деталей планируемого обслуживания, тем самым лишая себя возможности предоставить действительно качественное коммерческое предложение.

• Зачастую менеджеры начинающей компании вместо того, чтобы дать представителю фирмы заказчика профессиональные советы, видя организационные и качественные риски, стремятся потакать каждому капризу и всем фантазиям заказчика. Часто такая позиция ведет к тому, что приносится в жертву качество услуги.

• Иногда неопытные менеджеры пренебрегают деталями на этапе подготовки мероприятия, например (готовя его без встречи перед мероприятием на площадке, где оно будет проходить, и без прояснения всех технических вопросов.

Это что касается самого первого этапа – взаимодействия с заказчиком. Есть и стратегические ошибки. Например, точно не стоит:

• бездумно примерять на себя чужую практику. Опыт другой компании строится на ее персонале, ее оборудовании, ее клиентской базе и ее возможностях. Исходить всегда нужно из своих возможностей;

• ориентироваться на лидеров рынка. Лидеры работают с большими объемами и большими продажами, однако новичкам это противопоказано;

• пытаться работать в формате кейтеринга с парадигмой стационара, переносить стационар в выездной формат без учета нюансов;

• формировать коммерческое предложение как меню. Такое предложение неконкурентоспособно, поскольку может вызвать у клиента ощущение покупки «кота в мешке». Необходимый минимум: грамотные ответы менеджеров. Вежливый ход – пригласить клиента на ближайшее мероприятие до его начала, провести дегустацию меню и т. д.;

• анализировать и устранять отдельные ошибки. Систему кейтеринг-службы нужно отстраивать сразу целиком и профессионально.

Масса «возможностей» для потенциальных сбоев в работе возникает и ситуативно, уже в процессе обслуживания отдельно взятого мероприятия. Вот часто встречающиеся здесь ошибки.

• Слишком медленный сбор грязной посуды как следствие плохой организации (в особенности на мероприятиях делового формата), что приводит к неопрятному виду зала и оставляет у гостей негативное впечатление.

• Неприветливость и нерасторопность персонала по причине низкой мотивации и недостаточного контроля со стороны менеджера.

• Возникновение хаоса (например, большие очереди у буфетной линии или бара и т. д.) из-за непродуманной рассадки, расстановки буфетных линий, прочих пространственных недоработок. Гость всегда ведет себя в соответствии с предлагаемыми обстоятельствами, и если его поведение кажется вам странным, значит, вы предложили ему некомфортные условия.

• Недостаточная твердость в отстаивании своих профессиональных позиций, слишком большая уступчивость по отношению к клиенту. Ответственность за все недочеты, возникшие из-за непрофессиональных решений, несет менеджер кейтеринга.

• Путаница, неразбериха, возникшие по причине плохо выстроенной системы соподчинения персонала. Если число сотрудников, находящихся у кого-то из менеджеров в подчинении, резко превышает норму управляемости (7 ± 2), необходимо ввести промежуточное звено управления и разбить персонал на соответствующие группы.

• Убытки, понесенные вследствие того, что была затребована недостаточная предоплата (например, на закупку неходовых позиций посуды или оборудования), а заказчик по каким-либо причинам изменил свое решение.

• Конфликты, недовольство, возникшие из-за того, что ограничения, скажем, по времени работы кухни, персонала и т. д. не были озвучены на этапе переговоров с клиентом.

Ну и отдельно стоило бы сказать о том, что, глядя на, лидеров рынка, кейтеринг впадает в искушение сделать все, как у лучших игроков отрасли. Так, у новых, часто небольших компаний появляются два самостоятельных отдела: по работе с клиентами (читай: «отдел продаж») и по проведению мероприятий. Хотя для небольшой компании чаще всего стоило бы как раз объединить эти два отдела в один, состоящий из «универсальных солдат» – менеджеров и продающих, и проводящих. Это на первом этапе развития компании, пока у нее нет почти никаких объемов работы.

Вместе с тем компания, «ориентируясь на лидеров», оставляет такую ответственную часть работы, как проведение мероприятия, на одного-единственного менеджера. Хотя в отличие от ресторана кейтеринг-службе для работы в выездном формате будет недостаточно иметь лишь «менеджера зала». Грамотные кейтеринг-фирмы отправляют на площадку двух менеджеров: менеджер по проведению мероприятия управляет официантами, общается с представителями заказчика и координирует работу кухни и ответственного за оборудование; технический менеджер несет материальную ответственность за оборудование, выдает и контролирует его. Возлагать эти функции на одного человека – серьезная ошибка. «Проведенец» не может одновременно находиться и в зале, взаимодействуя с заказчиком и официантами, и в техническом помещении, работая с поваром и оборудованием. При этом, конечно же, технический менеджер должен подчиняться менеджеру по проведению мероприятия, так как двоевластие – еще одна распространенная управленческая ошибка. В ходе некоторых мероприятий менеджер по проведению мероприятия 90 % времени «скрывается» в техническом помещении. Трудно передать, что творится при этом в зале. Впрочем, с небольшим мероприятием, например менее чем на 100 гостей, справится и единственный менеджер, хотя это скорее исключение, чем правило. Если же речь идет об особо ответственном приеме с участием VIP-персон, стоит обязательно планировать работу и «проведенца», и технического менеджера, в крайнем случае – обязать одного из официантов выдавать и принимать оборудование.

Разделение обязанностей особенно необходимо во время обслуживания буфета, так как работа в таком формате требует частого обращения к оборудованию. Банкет в этом отношении – немного более простой жанр, как бы странно это ни звучало.

Глава 2

Как построить работу

Что потребуется в самом начале

Рынок кейтеринга в контексте всего ресторанного рынка считается особенным. Хотя кроме собственных особенностей формата, понятным образом отличающих данную часть рынка от других, иных законов существования для кейтеринга, в общем-то, не существует. Кейтеринг в России – отрасль довольно молодая и вместе с тем активно развивающаяся. Одним словом, мы находимся в самом начале ее формирования. Диверсификация на базе работающего бизнеса требует меньшей крови, чем запуск нового, и становится поддержкой для существующего.

С чего же начать и как выйти на этот рынок? Самый простой вариант – начать с обслуживания небольших мероприятий, численностью до 100 человек, на основе имеющейся материально-технической базы, расширив ее самым необходимым посредством приобретения дополнительной посуды, мебели (складных или штабелируемых стульев, разборных столов), текстиля и т. д. Это мобильное оборудование, которое будет вывозиться на мероприятия для их обслуживания.

Затем придется несколько адаптировать свое производство (кухню) к работе в новом формате. Возможно, даже предусмотреть вариант увеличения производственной площади. Ключевых позиций оборудования, которое нужно будет добавить, не так уж и много. И непременно потребуется разработать меню именно для обслуживания выездных мероприятий. Что же важно учесть при его разработке? Обычно используются следующие варианты формирования меню. Первый предусматривает создание базовых готовых вариантов меню для различных форматов обслуживания. Само собой, практически каждый клиент будет их так или иначе корректировать и добавлять какие-то другие блюда из вашего ассортимента, но они станут хорошей отправной точкой. Второй вариант – предоставить менеджерам по работе с клиентами полный реестр блюд, которые вы готовы предложить клиентам. Менеджер сможет использовать его, чтобы после первичного общения с заказчиком подготовить индивидуальный вариант меню в соответствии с озвученными пожеланиями. Важно, чтобы менеджер не высылал весь список блюд клиенту – это будет демонстрировать заказчику ограниченность ассортимента, ведь у кейтеринговых фирм со стажем ассортимент блюд порой включает в себя более тысячи позиций и его никогда не высылают заказчику. Ну и конечно, клиент всегда может запросить что-то особенное, например постное меню, которого в вашем заведении ранее не существовало, или меню той или иной национальной кухни, или еще что угодно.

Если же у вас получается работать с типовыми меню и заказчик не против принимать готовые решения, это, с одной стороны, ограничивает его выбор заранее определенными рамками. Но с другой – такой подход потребует от него минимальной предоплаты. Поскольку готовятся привычные блюда, закупки для кухни будут происходить в более или менее плановом порядке. Совсем гибкий подход, конечно же, предполагает более высокую предоплату и, возможно, большие временные затраты на подготовку, поскольку придется закупать неходовые и непривычные для заведения позиции.

Затем нужно будет сформировать базу привлекаемого персонала либо найти подрядчика, который возьмет процедуру привлечения временного персонала на себя. Сегодня, например, в Москве и Санкт-Петербурге уже есть несколько профильных рекрутинговых компаний такого рода. Собственным штатным сотрудникам, вовлеченным в проект, необходимо объяснить, что круг их компетенций расширяется. Выводить кейтеринговое подразделение в полную автономию имеет смысл лишь в случае более или менее ощутимых объемов продаж, иначе это приведет лишь к неоправданным тратам. При работе с привлеченным персоналом штатные сотрудники получают дополнительные полномочия, они организуют и контролируют работу фрилансеров. Среди поваров, официантов и барменов следует выделить тех, у кого есть склонность к управлению, и при необходимости назначать их старшими (с подотчетностью менеджеру, ответственному за организацию всего мероприятия). Такая схема особенно актуальна для проведения крупных мероприятий, где необходимо промежуточное управленческое звено между менеджером и привлеченным персоналом.

Отдельная тема – продажа этих услуг. Она может быть пассивной в случае наработанной базы клиентов и наличия существенного спроса. Но на этапе выхода на рынок и на стадии роста продавать нужно будет активно, привлекая новых клиентов. Кейтеринг – это продажа услуг чаще именно корпоративному клиенту, и все инструменты работы с данной аудиторией вполне подходят и для него. Например, «холодные» звонки (звонки клиенту, который не ждет вашего предложения). С «холодным» клиентом важно все время оставаться в контакте, чтобы в том случае, когда у него возникнет потребность в услуге, он вспомнил именно о вас.

Объем вложений зависит от того, в каком ценовом сегменте вы собираетесь работать. В среднем сегменте компании предпочитают идти по пути унификации парка оборудования, чтобы избежать дополнительных расходов. Например, вы можете приобрести пять вариантов тарелок (для горячих блюд, для десерта и т. д.), а можете утвердить единый их тип и размер. В последнем случае обслужить как небольшие, так и крупные мероприятия можно, используя один и тот же набор посуды – как выездной банкет на 200 человек с пятью переменами блюд, так и бизнес-ланч на конференции с одним-единственным блюдом, но на 1 тыс. человек. Если бы у вас были специальные тарелки под горячее, вам не пришлось бы их докупать дополнительно. Конечно же, это подход кейтеринга среднего ценового сегмента. Премиальный уровень будет исключать любые подобные компромиссы.

Для запуска кейтеринговой службы среднего класса в крупном региональном городе потребуется сумма на приобретение всего мобильного оборудования без учета мебели для обслуживания мероприятий, рассчитанных не более чем на 300 персон. Это как минимум $150–200 тыс. В премиальном сегменте ценовые рамки определить гораздо сложнее – все зависит от концепции услуги, и инвестиции могут достигать $2–3 млн. Такой размах будет актуален только для самых крупных городов.

По оценкам маркетологов, емкость рынка кейтеринг-услуг Москвы, например, составляет около $300–400 млн в год (по данным 2011 г.) и 10 % от этой суммы приходится на рынок событийного кейтеринга (примерно $30 млн в год). Но скорее всего реальная цифра несколько больше.

Доход, приносимый кейтерингом, будет зависеть от разных факторов – от региона, клиентской базы и т. д. Сегодня объем продаж небольшой кейтеринг-компании, проводящей 130–170 мероприятий в год, составляет примерно $1–1,5 млн. Крупные компании среднего ценового сегмента продают на $2–4 млн в год. Премиальные же компании меньшими усилиями и меньшим количеством мероприятий могут делать несколько большие объемы продаж. Как бы ни обстояли дела с выручкой, почти во всех ценовых сегментах так называемая валовая маржа, то есть выручка за минусом переменных издержек, составляет в среднем 50 %. Говорить же о чистой прибыли довольно сложно, так как она полностью будет зависеть от способности компании к управлению своими постоянными издержками. В целом показатель в 25 % можно считать очень хорошим, поскольку далеко не все компании умеют получить даже 20 % чистой прибыли.

Как стоит развиваться, на что обращать внимание

В развитии кейтеринга с самого начала есть две самых важных составляющих – это продажа услуги и собственно оказание этой услуги.

При продаже услуги ресторан, развивающий такое направление, как кейтеринг, сталкивается с новой для себя задачей: продавать услугу корпоративному клиенту и делать это активно. Поэтому ему можно порекомендовать сразу же нанять одного менеджера по продажам, а затем и организовать полноценный отдел продаж. Мотивация таких сотрудников должна быть максимально прозрачной и понятной для них самих. Оптимальным здесь будет некий процент от привлеченного бюджета, выручки. При этом, следуя простым правилам мотивации продающих сотрудников, оклад не должен составлять более трети совокупного дохода менеджера, иначе он будет работать за оклад, а не за бонус. Кроме того, важно сделать работу ваших менеджеров системной и задать внутренние стандарты деятельности для этапа продаж. И даже привлечение сотрудника с опытом не снимает этой задачи.

Продавая услугу, которую клиент не может качественно оценить до момента ее приобретения, важно сделать все, чтобы ее презентация была максимально продуманной. В частности, содержание коммерческого предложения – это первая и очень важная составляющая. Здесь наилучшим помощником будет бенчмаркинг. Посмотрите, что делают уже работающие операторы, и сделайте как минимум не хуже. Помимо самой формы коммерческого предложения стоит отдельно поработать над сопроводительными материалами – подборкой фотографий, электронной презентацией и корпоративным буклетом. Все это будет очень кстати. Но если вы только развиваете данную услугу то для того, чтобы получить какую-то часть рынка, вам непременно потребуется быть хоть в чем-то лучше уже работающих операторов, несмотря на их опыт, компетенции и наработанную базу клиентов. Без конкурентного преимущества не будет ровным счетом никаких шансов на успех в новой деятельности, за исключением тех случаев, когда рынок абсолютно не конкурентен.

Что же касается оказания услуги, то здесь, кроме всего прочего, есть определенная техническая специфика. Для ресторана работа с группой имеет свои особенности и в плане техники обслуживания. Если во время «наплыва» частных посетителей заведение продолжает работать в обычном режиме: столики заполняются, освобождаются, идет текущая работа, хотя и в ускоренном ритме, то на групповой банкет, буфет или ланч гости приходят единовременно, высокая загрузка происходит сразу и сохраняется некоторое время. Возможно, и весьма длительное – в некоторых случаях до 10 ч. Возникает вопрос: как удержать сервис на высоком уровне в течение долгого времени? Обычно от принимающей стороны это требует высокой концентрации внимания и собранности. С небольшими мероприятиями все выглядит довольно просто, а в масштабе ситуация действительно способна выйти из-под контроля. Однако задача эта не столь сложна, как может показаться на первый взгляд. Существует всего несколько «краеугольных» моментов, своевременный анализ которых может обезопасить организаторов от очередной «головной боли» и непредвиденных трат.

• Во-первых, комплектность посуды. В стационарных условиях количество комплектов посуды определяется числом посадочных мест и чаще всего составляет две единицы каждого вида посуды на одно посадочное место. При обслуживании мероприятия менеджеру надо иметь это в виду и по возможности обходить «острые углы» – составлять предложение, исходя в том числе и из комплектности посуды (парка имеющегося оборудования). Например, если в меню есть шампанское, не стоит предлагать десерт, который подается также в «шампанских блюдцах», и т. д.

• Во-вторых, подача горячих блюд и своевременный сбор грязной посуды. Если мероприятие имеет «ресторанный» формат, как, скажем, банкет или буфет с рассадкой, то обслуживающий его персонал работает в более или менее привычном режиме. Коктейль как формат, конечно же, гораздо реже используется ресторанами и во многом специфичен. Если это мероприятие «деловое» (например, ланч в перерыве между сессиями конференции или фуршет в антракте спектакля либо перед модным показом), то его обслуживание протекает, как правило, в крайне сжатых временных рамках, что зачастую провоцирует непредвиденные сложности, к которым персонал ресторана оказывается совершенно не готов. Наиболее серьезные из них – быстрая подача большого количества горячих блюд и оперативный сбор грязной посуды. Особенно рискован в этом отношении формат буфета, при котором грязная посуда имеет тенденцию в большом количестве и с пугающей скоростью появляться повсюду. Здесь помогут простые решения, продуманные заранее.

– Необходимо предусмотреть наличие столиков для грязной посуды, на которые гости смогут складывать использованные тарелки, бокалы и приборы; они должны иметься в достаточном количестве и хорошо просматриваться. Как-то обозначать их не потребуется, каждый гость интуитивно воспользуется ими по назначению, когда захочет избавиться от пустой тарелки.

– Использование привычного небольшого подноса в данном случае будет крайне неудобным для официанта, поскольку предполагает несколько операций (собрать на него посуду, унести в техническое помещение, освободить поднос и вернуться в зал) для выполнения одной процедуры. Удачная альтернатива – трей-джеки (большие подносы на складных ножках) или те же самые столики для грязной посуды, но со стопками из нескольких (4–5) больших подносов на каждом из них. По мере заполнения верхнего подноса официант просто относит его в техническое помещение. Так он не тратит время на сбор посуды на свой поднос и не «сгружает» ее с подноса в техническом помещении.

– Важно закрепить за персоналом зоны ответственности как с функциональной точки зрения (один отвечает за комплектность буфетной линии, другой – за напитки, третий – за сбор посуды и т. д.), так и с пространственной.

– Следует отдельно продумать метод, по которому большое количество горячих блюд будет одновременно готовиться либо поддерживаться в подогретом состоянии. Это либо использование пароконвектоматов, способных приготовить большое количество порций за короткое время, либо сохранение горячего в термобоксах и дополнительный разогрев перед подачей в чафинг-дишах (мармитах), работающих на гелевых горелках.

• В-третьих, мотивация персонала. При работе с индивидуальными клиентами линейный персонал (официанты) мотивирован чаевыми, которые он получает в том случае, если обслуживание пришлось гостю по душе. В «банкетном» режиме такая мотивация отсутствует, а нагрузка, напротив, возрастает в разы. Поэтому руководству необходимо предложить альтернативную возможность поощрения сотрудников, занятых на обслуживании групповых мероприятий. Часто это аккордная оплата работы в зависимости от продолжительности и формата обслуживания. Если персонал не будет заинтересован такой работой, может пострадать качество сервиса, а значит – и имидж заведения. Подробнее о персонале, сервисе и логистике чуть позже.

В стабильное время компании склонны необоснованно раздувать бюджеты. Это стандартная тенденция тратить больше, чем надо: на офис, сотрудников, оборудование, на склад. При этом компания менее требовательна к эффективности и продуктивности. Как следствие, в кризисные периоды приходится не только сосредоточиваться на продажах, но и сокращать раздутые расходы. Избыточные постоянные расходы – это проблема, потому что в кейтеринге ярко выражена сезонность. Например, кейтеринг-службы могут отказаться от услуг рекрутинговых компаний для привлечения временного персонала, развивая собственную базу привлекаемого персонала. Нужно более взвешенно и трезво подходить к рекламным расходам – отчасти сокращать их и больше внимания уделить результативности рекламы вообще. Стоит заниматься активными продажами – тем, чем в благоприятных условиях кейтеринг-компании ленятся заниматься, ведь клиент идет к ним сам.

Для построения эффективной деятельности в целом стоит обратить внимание на то, из каких факторов у заказчика складывается благоприятное впечатление от проведенного мероприятия. Крайне важны следующие аспекты:

• соответствие цены и качества – клиент «потратил» на мероприятие столько денег, сколько рассчитывал, и получил то, что ожидал;

• качество кухни;

• профессиональная работа менеджера – оперативность реагирования на запросы заказчика, качество аргументации, логистика;

• уровень сервиса, профессионализм и приветливость персонала;

• интерьер, посуда. Многие заведения пренебрегают оформлением, хотя оно играет значимую роль как на этапе продажи (переговоров), так и при формировании первого впечатления у гостей;

• гибкость персонала, готовность выполнять просьбы, идти на компромиссы;

• прозрачность работы менеджмента, своевременное информирование клиента, инициативность.

С кого брать пример и как выйти на рынок, не боясь конкурентов

Вновь появляющаяся компания обычно привлекает внимание заказчиков, пользующихся услугой кейтеринга. Конечно же, при условии, что ее предложение выглядит достойно и уровень ее услуг при первичном рассмотрении не вызывает сомнений. Дело в том, что рынок кейтеринга нельзя назвать устоявшимся и зрелым. В таких условиях клиент мало информирован о рынке, а также отсутствуют сколько-нибудь внятные критерии оценки компаний-операторов. С другой стороны, у каждого клиента рано или поздно возникает синдром усталости даже от самого хорошего подрядчика, а значит, и желание поработать с кем-то еще. И для новичка на рынке это выгодно.

Для клиента важна конкуренция кейтеринговых операторов, ведь именно она заставляет РВО повышать качество своих услуг. И в этом смысле для игроков рынка конкуренция позитивна тоже. Объемы заказов меняются и в зависимости от сезона, и с колебаниями экономики. При этом, с одной стороны, после спада они начинают расти не сразу, но вместе с тем рынок корпоративных услуг все-таки довольно чувствителен к внешним условиям рынка, и это положительный момент. Иногда обстоятельства заставляют кого-то уйти с рынка кейтеринговых услуг, а кому-то, наоборот, дают возможность прийти на него. Развивающиеся рынки острее реагируют на любые трудности, которые стимулируют, заставляют операторов рынка оптимизировать собственную работу и искать новые каналы продвижения собственных услуг. Эти усилия, само собой, не проходят для компании даром в стратегической перспективе.

Иногда операторы, наблюдая спад в корпоративном сегменте, начинают более активно работать с частным заказчиком, а некоторые, напротив, делают ставку на премиальный уровень, не столь зависимый от конъюнктуры рынка. Надо отметить, что развитие премиального сегмента, появление компаний, специализирующихся именно на таком клиенте, начинается на любом региональном рынке лишь после достижения критической массы в среднем ценовом сегменте. До этого весь разнообразный спрос удовлетворяют одни и те же компании и нет таких, кто специализируется именно на премиуме. С развитием предложения заказчики становятся все более искушенными и опытными, отсюда и рост уровня их ожиданий.

С осени 2008 г. в структуре кейтерингового спроса и предложения многое изменилось, да и рынок в целом тоже претерпел существенные изменения. Самым обширным по праву можно считать средний ценовой сегмент, также неплохо оформилось до кризиса и премиальное предложение. В то же время качественного экономичного предложения как не было, так и нет. Более того, несколько удивляет то, что кризис так и не спровоцировал его появление. Спрос на высокое премиальное предложение при этом почти не изменился, а вот рынок корпоративных мероприятий (в основном средний и верхний средний ценовые сегменты) «просел», по мнению участников рынка, на 35–50 %, заставляя его игроков вести более гибкую ценовую политику. Некоторые откровенно демпинговали, жертвуя качеством и не очень задумываясь над тем, к чему это ведет их самих. Другие сетовали на демпинг конкурентов, но, впрочем, часто следовали их примеру.

С ростом конкуренции и с качественным развитием рынка в работе операторов среднего уровня появляется все больше атрибутов премиальной услуги. Это продиктовано желанием привлечь новых клиентов. Так, например, для ознакомления с качеством предлагаемых блюд кейтеринг-службы активно предлагают бесплатные дегустации – как выездные, так и проводимые в специальном show-room в офисе компании. И если раньше это было исключительно элементом премиального сервиса, то со временем заказчик ожидает этого от любого оператора, претендующего на возможность обслуживать дорогие или крупные проекты. Надо сказать, что наличие разнообразных коллекций посуды производит сразу двоякий эффект. С одной стороны, это расширение предложения и возможность предложить клиенту большее разнообразие. А с другой – для кейтеринга это возможность предложить экономичные варианты меню на простой коллекции посуды, а это предложение подкрепить изысканной коллекцией посуды для его сервировки.

В дополнение к предложению обслуживания мероприятий, возможно, имеет смысл развивать такие услуги, как самовывоз заказчиками готовых блюд, доставка закусок на место проведения мероприятия без обслуживания, аренда банкетного оборудования и т. д. Ну и конечно, актуальными остаются всевозможные специальные предложения – тематические меню, сезонные акции и интересные пакетные предложения услуг. Кроме этого, посмотрите, чего нет в предложениях уже работающих кейтеринг-контор в вашем городе. Может быть, будет нелишним провести анонимный «телефонный опрос» компаний-заказчиков. Сделаете первые шаги на пути формирования клиентской базы данных и одновременно выясните, чем довольны и чем не удовлетворены клиенты, использующие эту услугу.

Чем более внятным будет выглядеть ваше предложение, чем четче озвучено ваше конкурентное преимущество или какая-то отраслевая специализация, тем легче будет вам привлечь «своих» клиентов.

Глава 3

Материально-техническая база и не только

Можно ли использовать что-то уже имеющееся

Если кейтеринг открывается на базе ресторана или гостиницы, само собой, некоторые имеющиеся ресурсы можно будет использовать для выездного обслуживания мероприятий.

Прежде всего не стоит недооценивать человеческий ресурс, которым вы располагаете. Во-первых, это линейный персонал, официанты и повара. Чаще всего в ресторане работают две смены персонала. При проведении выездных мероприятий у вас есть отличная возможность привлечь смену, не работающую в заведении в этот день. Во-вторых, администраторы или менеджеры зала. Работая в ресторане, они уже во многом совмещают функции менеджера по работе с клиентами и банкетного менеджера или, другими словами, менеджера по проведению мероприятий. Это тот самый вариант универсальных менеджеров, с которыми и стоит начинать работать в кейтеринге. Они сумеют провести как переговоры с заказчиком, так и само мероприятие. Конечно же, выездные мероприятия имеют свою особенность, но у вас уже есть сотрудники, знающие всю вашу специфику, ассортимент и стандарты заведения. Поверьте, это не мало, а ведь вы могли начинать, и вовсе не имея таких тылов.

Если же говорить о материально-технической базе, вы тоже располагаете неким минимальным стартовым ресурсом. Во-первых, у вас уже есть кухня и хоть какие-то площади, как производственные, так, возможно, и складские, и офисные. Кроме этого, все стационарное оборудование кухни, которое у вас уже имеется, для небольших мероприятий тоже будет отличным стартом. Это и тепловое оборудование, и холодильное, и нейтральное – все то же самое, что и в вашей ежедневной работе в заведении. Само собой, в перспективе – возможно, даже ближайшей – вам потребуется больше термического оборудования: варочных поверхностей, духовых шкафов, пароконвектоматов. Понадобится больше холодильных шкафов для сырья, и главное – больше их потребуется для готовой продукции.

Возможно, на самых первых этапах вы сможете использовать часть посуды или текстиля, не закупая дополнительные партии. С мебелью немного сложнее. Но зачастую кейтеринг-службы работают на выездных мероприятиях с той мебелью, что уже имеется на площадке, которой может быть арендованный зал или территория самого заказчика, например дом, офис или салон автомобильного дилера. Для многих летних мероприятий допустимо использование пластиковой мебели, особенно если они обслуживаются как неформальный буфет с рассадкой для барбекю.

Конечно же, все очень индивидуально. Одно дело, если кейтеринг начинает работать на базе сети заведений, и совсем другое, если он запускается совсем небольшим кафе или столовой. Соответственно и первые объемы мероприятий, на которые вы захотите и сможете «замахнуться», будут, скорее всего, довольно разными.

В части материально-технической базы РВО будут иметь много общего с традиционным рестораном. И на самых первых этапах можно по максимуму использовать то, с чем вы работаете в своем заведении, а в дальнейшем в идеале, конечно же, учитывать специфику именно выездного формата и, закупая что-то, не тратить бюджет на непрактичные вещи. Скажем, текстиль можно использовать такой же, как и в ресторане. Но если вы станете использовать чехлы для стульев, то гораздо сложнее будет работать с теми, которые сшиты из мнущейся ткани. И в стационарном заведении это не стало бы такой ощутимой проблемой, как в кейтеринге.

Помимо столового текстиля для работы на мероприятиях вы будете использовать униформу персонала. При наличии достаточного количества униформы на самом первом этапе ее тоже можно будет не шить дополнительно. Кроме того, поначалу можно использовать и любую посуду. Но в дальнейшем работать с удобной для упаковки и транспортировки посудой будет куда проще. Так, например, гораздо проще транспортировать и применять в обслуживании стопируемые и не слишком крупные чашки.

Вам стоит определить для себя с самого начала, хотите вы работать в кейтеринге на тех же коллекциях посуды, что используете в вашем стационарном заведении, или будете закупать что-то совсем иное. Помните: если в ресторане вам достаточно двух единиц каждого вида оборудования на одно посадочное место, то в выездном ресторанном обслуживании вам понадобится до 4–5 единиц каждого вида посуды для обслуживания одной персоны. Бой посуды в кейтеринге, само собой, будет заметно большим. Ведь вы практически ежедневно будете ее грузить и транспортировать, использовать на чужих территориях, при нормальном рабочем процессе часть ее будет так или иначе теряться и биться. Другими словами, если в ресторане вы работаете с дорогой коллекцией посуды, то для развития направления выездного ресторанного обслуживания вам стоит подумать о закупке другой линейки. Вначале это может казаться нерациональными и излишними тратами, тогда как универсальность по отношению к стационарному ресторану будет выглядеть дополнительным удобством в работе. Но со временем затраты на дорогую посуду, которую вы постоянно докупаете и фактически не имеете возможности просто так заменить на какую-нибудь другую, более экономичную, станут серьезным неудобством. И чем дальше, тем сложнее будет сменить оборудование. Вне всяких сомнений, в любом случае у вас на складе за несколько первых лет работы в кейтеринге соберется определенное количество «разно-сортицы», поэтому с самого начала будет лучше, если вы сумеете хоть как-то минимизировать эти издержки.

Закупка оборудования, транспортировка и аренда

Что закупать, если ничего нет, а что вообще не закупать

Если вы начинаете деятельность с чистого листа, то ситуация сложна тем, что у вас нет в буквальном смысле слова ничего. И вместе с тем это проще, потому что можно с самого начала сформировать оптимальную базу оборудования и всего, с чем впоследствии придется работать.

Так или иначе, придется оборудовать пищевое производство. Нужно будет закупить все базовое оборудование: стеллажи, рабочие столы и моечные ванны, плиты и духовые шкафы, холодильные и морозильные камеры. Количество плит и объемы холодильников полностью зависят от того, какой объем и масштаб мероприятий вы станете обслуживать. Если максимально эффективно использовать пространство и оборудование, а также максимально продуктивно планировать рабочее время, ‹ то для начала можно обойтись и двумя духовками, двумя плитами, парой холодильников и морозильников для сырья, а также небольшой холодильной камерой для готовой продукции. Но это если говорить о совсем небольших объемах.

Говоря о кухне, надо отметить, что выбор оборудования будет определенным образом зависеть от того, с каким ассортиментом вы планируете работать и как технологически организуете свою работу для выездного формата. Скажем, горячее можно приготовить на производстве и в горячем же виде транспортировать к месту проведения мероприятия. В этом случае необходимо увязывать время приготовления и подачи горячего на мероприятии и использовать термобоксы. А можно использовать пароконвектомат, который вы будете вывозить с собой на мероприятия для приготовления горячего на месте. Для транспортировки льда также потребуются термобоксы, но уже несколько иные. Если технологически ваш ассортимент горячего нельзя будет приготовить оперативно на месте проведения мероприятия, то вы сможете сочетать процесс его приготовления на производстве с охлаждением и регенерацией в пароконвектомате на площадке. В таком случае для охлаждения придется использовать аппарат шокового охлаждения, чтобы избежать длительного процесса охлаждения с пребыванием продукции в опасном интервале температур.

Говоря о горячем, необходимо отметить, что такая позиция меню, как супы, почти не используется для обслуживания мероприятий, как стационарных, так тем более выездных. Соответственно вам может довольно долго не потребоваться оборудование ни для приготовления супов, ни для их сервировки. Конечно же, рано или поздно по настоятельной просьбе кого-то из своих постоянных и любимых клиентов вы все-таки включите в меню суп и закупите все необходимое для него, но это может случиться очень нескоро.

Транспортировка

Транспортировка готовых блюд происходит в гастронормированных емкостях, или гастроемкостях. Их, а также крышек к ним потребуется довольно много. Для каждого наименования блюд из вашего меню нужна будет одна или несколько гастроемкостей в зависимости от того, на сколько персон вы планируете мероприятие. Для работы поваров на выездных мероприятиях придется организовывать рабочие места на самых разных площадках, а значит, иметь рабочие столы для выезда. Они, как и гостевые, чаще всего бывают складными или разборными. Важно также, чтобы они не были очень громоздкими и тяжелыми, ведь их придется, как и все остальное мобильное оборудование и посуду, постоянно перевозить. В зависимости от того, какие столы вы будете использовать, повара смогут работать непосредственно на их поверхности или вам может понадобиться гибкий пластик в качестве покрытия на столы.

Придется думать и о гигиенических, и об эстетических аспектах, ведь ваша продукция, несмотря на работу в выездном формате, должна быть безопасной, а ваше рабочее пространство почти никогда не сможет быть абсолютно скрыто от глаз заказчика. По тем же причинам для персонала кухни в выездном формате понадобятся помимо униформы с головным убором еще и резиновые перчатки. А некоторые кейтеринг-фирмы в свой корпоративный стандарт работы поваров также включают обязательные маски для лица.

Для официантов же в части униформы можно и вовсе радикально минимизировать количество необходимых элементов. Так, многие кейтеринг-конторы используют для официантов лишь длинные фартуки, часто брендированные, и шейные платки. При этом брюки или юбка оказываются полностью скрытыми под фартуком, и их, как и рубашку, официант приносит на работу из дома.

Весь столовый текстиль можно приобретать готовым, изготавливать под заказ в профильных компаниях или с помощью частной швеи – все эти схемы одинаково активно используются в кейтеринге. И текстиль, и посуда представляют собой не очень дорогое оборудование, которое окупится одним-двумя первыми же мероприятиями, поэтому в России их почти никогда не берут в аренду, предпочитая сразу покупать. Мебель – это чуть большие затраты как на закупку, так и на ее дальнейшее хранение, ведь потребуются существенные складские площади. Речь в первую очередь о стульях, которые должны быть складными или разборными. Складные – обычно фабричного производства, импортные или отечественные, а разборные кейтеринг-фирмы чаще всего изготавливают для себя самостоятельно, что почти в 2 раза снижает их стоимость. А кроме этого, в «пиковые» сезоны с неожиданным ростом числа запросов и количества обслуживаемых мероприятий кейтеринг оказывается способен оперативно обеспечить себя необходимым количеством мебели, не завися от остатков на складах поставщиков или от сроков поставки.

Что касается посуды, то для банкетов необходимое количество просчитать довольно просто, учитывая смену блюд и соответствующую сервировку. Немного сложнее дело обстоит с буфетным форматом обслуживания: в этом случае все, что касается посуды, необходимо рассчитывать исходя из 4–5 единиц каждого вида на персону. Это будет адекватное количество для мероприятий продолжительностью 3–5 ч. Для более коротких мероприятий количество необходимой посуды иногда может быть чуть сокращено, для более продолжительных – редко понадобится большее количество. В первую очередь такая норма посуды подходит для самых ходовых позиций – закусочной тарелки, вилки и бокала для безалкогольных напитков. Ножей для буфетного формата обслуживания иногда не требуется вовсе, а если предусмотрена рассадка гостей, то ножей необходимо ровно столько же, сколько и вилок.

Относительно же бокалов для алкоголя стоит сказать, что при небольшом количестве напитков количество каждого вида бокалов можно рассчитать из имеющегося объема напитка. Скажем, для сервировки одной бутылки шампанского порциями по 150 мл потребуется 5 бокалов. И если нам необходимо сервировать 20 бутылок шампанского, то можно просто запланировать 100 бокалов шампанского и еще небольшой запас в 10–20 %, то есть 120 бокалов как максимум. Если же алкогольных напитков на мероприятии планируется использовать много, то при подобном подходе к расчету необходимого количества бокалов мы придем к астрономическим цифрам, которые, как показывает практика, будут совершенно не оправданны. В таких случаях к посуде для алкогольных напитков можно применить ту же самую норму в 4–5 единиц каждого вида на персону. Большее количество стекла не требуется почти никогда.

Для сервировки буфетных линий оптимально использовать стеклянные или фарфоровые блюда, обычно несколько менее эффектно смотрятся металлические. Учитывая, что на каждых 10 гостей будет обеспечен 1 погонный метр буфетной линии, можно запланировать по 2–3 сервировочных блюда на каждую из позиций меню для первичного оформления буфетной линии. Важно помнить, что на любое обслуживание в формате буфета, которое длится более 1,5–2 ч, весь объем блюд не выставляется на буфетные линии сразу. Первично будет выставлено от трети до половины. Соответственно оставшийся объем будет подаваться позднее, когда сервированные на столе блюда будут опустошаться. Поэтому для обновления стола на каждую позицию в вашем меню будет необходимо еще одно-два сервировочных блюда.

Для сервировки чая и кофе в выездном формате почти никогда не используются чайники – они очень непрактичны в обслуживании и транспортировке. Горячие напитки сервируются из термоконтейнеров с кипятком или готовым напитком. В последнем случае термоконтейнеры должны быть непременно маркированы, чтобы в следующий раз приготовленный чай не имел привкуса кофе с прошлого мероприятия. Альтернатива термоконтейнерам – кофемашины. Те из них, что работают на картриджах – чалдах, одинаково успешно готовят и чай, другие же выдают кипяток, с которым можно сервировать пакетированный чай. К слову, кофемашины совсем не обязательно покупать: большинство поставщиков кофе будут рады предоставить их в аренду бесплатно при покупке у них определенного количества порций кофе.

Надо сказать, что в кейтеринге помимо самого оборудования важна его упаковка, поскольку в ней это оборудование будет практически ежедневно транспортироваться. Несложно себе представить, что если вы станете перевозить бокалы для вина в картонных коробках, в которых они поступили к вам от поставщика, то эта упаковка не будет долговечной. А учитывая тот факт, что в кейтеринге вся посуда увозится с мероприятия грязной, возможность транспортировать бокалы в картоне вообще едва ли можно рассматривать всерьез. Поэтому все стекло профессиональные кейтеринг-компании перевозят в специальных пластиковых ячеистых кассетах. Первоначально они использовались лишь для мытья стекла в профессиональных посудомоечных машинах, но кейтеринг-службы стали активно их применять именно для хранения и транспортировки всего ассортимента стекла, а зачастую также чашек и блюдец. Тарелки также перевозятся в пластиковых контейнерах, которые не обязательно должны быть непосредственно такого назначения, достаточно, чтобы они максимально подходили по размеру. В идеале, конечно же, тарелки лучше перевозить на ребре, так минимизируется их бой при транспортировке. Столовые приборы при транспортировке царапаются, поэтому перевозить их в большом количестве в крупной таре не очень практично. Кроме того, в таком виде упаковка может быть еще и довольно тяжелой. Поэтому приборы упаковывают по 100–200 штук в небольшие пластиковые контейнеры, часто предварительно скрепив их по 10 штук.

Текстиль также требует соответствующей упаковки, для того чтобы оставаться чистым и максимально немятым. Скатерти чаще всего перевозятся сложенными и упакованными в полиэтиленовые пакеты. Драпировочная ткань для декорирования стола обычно транспортируется на картонных тубусах, на которых она поставляется в магазины. Если используются драпировочные юбки, то они перевозятся с помощью плечиков с зажимами на вешалах вместе с униформой персонала. Что же касается чехлов для стульев, то они перевозятся либо так же, как и драпировочные юбки на вешалах, либо на специально изготовленных замысловатых сварных металлических конструкциях на колесиках, немного напоминающих два каркаса стульев, расположенных один над другим.

Что можно взять в аренду и в каких случаях

Если на начальном этапе нет возможности приобрести сразу все необходимое оборудование, то, например, мебель (столы и стулья) вполне можно брать в аренду, если в вашем городе есть такое предложение. Занимаются этим либо компании, специализирующиеся на предоставлении подобного оборудования в аренду, либо «конкуренты», другие РВО. Стулья бывают разные, и внешний вид некоторых из них позволяет использовать их без чехлов, для других же необходимы чехлы. Последние тоже для начала проще брать в аренду, потому что их изготовление заметно более затратно, нежели изготовление более простых элементов столового текстиля, такого как скатерти и салфетки.

Для всех масштабных мероприятий даже самые крупные РВО берут мебель в аренду. Тентовые конструкции для обслуживания мероприятий на открытом воздухе РВО приобретают довольно редко, гораздо чаще они арендуются у профильных компаний. Далеко не в каждом российском городе такое предложение имеется, а значит, кейтеринг-фирмы порой вынуждены расширять свою материально-техническую базу и таким оборудованием.

Но некоторый текстиль, мебель и тентовые конструкции – это, пожалуй, все, что кейтеринговые компании в России берут в аренду. Кроме этого, можно назвать еще лишь шоколадные фонтаны и тому подобное специфическое оборудование, кофемашины (при необходимости большого их количества единомоментно) и рации для масштабных мероприятий. Все остальное оборудование кейтеринг-службы имеют на собственных складах, поэтому предпочитают не зависеть от сторонних организаций в возможности его использования. Периоды максимальной активности и самого большого количества обслуживаемых мероприятий у всех операторов обычно одни и те же, а не имея собственного парка оборудования, сложно быть уверенным в его доступности тогда, когда оно будет необходимо.

Надо сказать, что рынок аренды в России развит очень слабо, и на этом фоне материально-техническая база европейских и американских кейтеринговых компаний может выглядеть куда скромнее, потому что большинство видов оборудования и даже посуды операторы могут взять в аренду. В Москве отдельные кейтеринговые фирмы работают почти полностью на арендованном оборудовании, являясь больше агентством по организации банкетов, нежели полноценным РВО, но это исключения. Кроме всего прочего, заказчик гораздо больше доверяет компании с собственным парком всего необходимого оборудования, а тех, кто арендует все и вся, скорее будет считать несерьезным подрядчиком. Хотя, конечно же, компетенция и способность выстроить грамотную логистику всех процессов значат куда больше, чем склады, забитые оборудованием. Ну и наконец, возможности арендовать широкий ассортимент оборудования, текстиля и посуды на сегодняшний день нет пока ни в каком другом городе, кроме Москвы и еще, может быть, Санкт-Петербурга.

Глава 4

Три кита для опоры вашего бизнеса

Информация

В ежедневной работе РВО используется огромное количество баз данных: клиентов, всех возможных подрядчиков, привлекаемого персонала, площадок для мероприятий, оборудования и текстиля, ассортиментного перечня блюд и т. д.

Конечно же, прежде всего всю эту информацию нужно так или иначе получить. Что-то собирается естественным образом в процессе работы, что-то приходит в компанию с новыми сотрудниками и т. д. Располагая подобными сведениями, ими нужно качественно управлять.

Во-первых, работать с любой из баз данных должно быть удобно. Нельзя тратить на подбор вариантов площадок для очередного запроса полдня, это должно делаться оперативно. А значит, и информация должна быть четко упорядочена и структурирована для оперативного доступа и работы с ней.

Во-вторых, все списки должны качественно обновляться и поддерживаться в актуальном состоянии. Например, изменения телефонов привлекаемого персонала, новые контакты администрации площадки или отбракованное оборудование – все это необходимо регулярно корректировать в рабочих списках. В противном случае менеджеры компании будут оперировать неактуальной информацией и их работа будет неэффективной, а иногда и вовсе может приводить к сбоям и серьезным ошибкам.

В-третьих, конечно же, любой бизнес озадачен защитой собственной информации и недопущением того, чтобы какие бы то ни было данные были потеряны. Иногда это решаемо всего лишь программным ограничением доступа сотрудников к тому или иному блоку информации и регулярным резервным копированием данных. При этом даже в самых больших холдингах, гораздо больше уделяющих внимания подобным вопросам, проблемы с утечкой информации, конечно же, полностью не исключены.

В случае работы с большим количеством информации многие компании задумываются о необходимости некой автоматизации собственной работы. Существуют западные программные продукты, позволяющие в одном окне программы видеть все данные по готовящемуся мероприятию. К сожалению, эти продукты пока не русифицированы и, по мнению самих компаний-производителей, не будут русифицированы в обозримом будущем. Отсюда необходимость разрабатывать нечто подобное на базе отечественных программ учета.

Помимо неких данных как отправных для работы менеджеров для руководителя бывают важны организация текущего контроля и наличие аккумулированной информации сегодняшнего дня (допустим, по подготовке мероприятий, находящихся в работе). Так, в случае большого количества проектов руководителю отдела продаж важны контроль за тем, как работают менеджеры по продажам, и наличие краткой информации по всем проектам в работе. Для руководителя отдела проведения мероприятий совсем нелишним будет иметь оперативный доступ к информации о том, что по каждому из проектов уже готово, а что должно быть сделано в определенные сроки.

Кроме хранения информации существует задача ее качественной трансляции, передачи из отдела в отдел. И формализованная письменная коммуникация является гораздо более надежным способом передачи.

Сохранение данных и возможность вернуться к архивной информации в будущем порой экономят огромное количество времени и позволяют работать на порядок эффективнее. Словом, информация – очень важная составляющая бизнеса вообще и кейтеринга в частности.

Стандарты

Конечно же, любой заказчик желает видеть своим подрядчиком состоявшуюся компанию, имеющую соответствующий опыт работы на рынке, необходимую материальную базу и, разумеется, систему стандартов должного уровня. Последняя составляющая, которая является одной из ключевых, частенько хромает у многих операторов российского рынка кейтеринговых услуг. Невероятно, но факт: даже компании с 10-летним и более опытом работы в кейтеринге зачастую не имеют сколько-нибудь внятной системы стандартов деятельности.

Надо сказать, что многие компании сквозь пальцы смотрят на оборудование, с которым работают. Порт-фолио на сайтах, безусловно, выверены, а вот о фактически используемом оборудовании такого сказать нельзя: емкости для подогрева, перевозимые без упаковки, текстиль для декорирования столов с необработанными краями и т. п. Даже компании, относящие себя к премиальному сегменту, не слишком следят за тем, как выглядит их оборудование на мероприятии. Материально-техническая часть – это самое простое, для ее оптимизации ничего, кроме денег, не требуется. А проблема чаще всего не в недостатке оборотных средств, а в элементарном невнимании к деталям и качеству оказываемых услуг. Клиенты в России еще не имеют того уровня притязаний, что на Западе, хотя если 10 лет назад они довольствовались и бумажными скатертями, то сегодня их это уже не устраивает. Поэтому очевидно, что расслабляться насчет невзыскательности клиентов не стоит.

Отслеживать качество материально-технического оснащения на постоянной основе можно лишь в том случае, если в компании есть принятые стандарты, другими словами, прописано, «что такое хорошо, что такое плохо». Непременно прописано. Ведь если нет стандарта записанного, то его нет вовсе.

Выездной ресторанный бизнес исключительно зависим от пресловутого «человеческого фактора», и до сих пор, традиционно для российского менталитета, деловые отношения тесно связаны с личными. То есть решения о работе с подрядчиками принимаются далеко не всегда объективно, а исходя из доверия и комфорта от сотрудничества с конкретными сотрудниками. Но такой подход одновременно и сужает круг клиентов, ограничивая его лишь постоянными лояльными партнерами. Для компании существует постоянная угроза того, что менеджер-«звезда» покинет команду, в то время как независимое развитие компании с использованием проверенных временем инструментов маркетинга и продаж раньше или чуть позже приносит гарантированный прогресс. Наверное, собственные «звезды» можно «зажечь» и внутри самой компании. Другими словами, опираться на стандарты для организации гораздо более дальновидно, нежели делать основанием своего бизнеса персональную компетенцию сотрудников.

Большинство кейтеринг-компаний стремятся найти хороших официантов, стюардов, менеджеров. Казалось бы, что здесь странного? Вполне понятное, естественное желание. Проблема в том, что качество оказываемых услуг компания в полной мере оставляет в руках этих самых «хороших сотрудников». Несложно предвидеть, что любая повышенная нагрузка, неожиданная смена кадров и тому подобные события с большой вероятностью приведут к потере этого самого качества услуг. Очевидным здесь представляется необходимость подкрепления человеческих ресурсов прописанными стандартами, однако это практически все оставляют без внимания. Например, большинство кейтеринговых фирм не проводят инструктаж персонала, а те, что проводят, чаще всего не имеют прописанных норм и полагаются на то, что менеджеры «умеют это делать». Проблема здесь в том, что каждый умеет по-своему и ни о каком постоянстве качества говорить не приходится. Фактически компания функционирует без каких бы то ни было стандартов деятельности по части работы с персоналом. И инструктаж – это далеко не все. Кроме этого, аналогичным образом пускается на самотек работа непосредственно менеджера, проводящего мероприятие, и многое другое.

Так зачем же нужны стандарты? Прежде всего, это минимизация влияния того самого человеческого фактора. Обычно в сервисе сделать это можно с помощью так называемого процессного контроля. Пример – менеджер зала в ресторане, который постоянно контролирует работу официантов, обеспечивая должный сервис независимо от настроения, опытности и т. д. каждого отдельного официанта. Это самый затратный вид контроля в части управления. Внедрение корпоративных стандартов и необходимый точечный контроль упрощают задачу. И самое первое – это реальные, а не номинальные должностные инструкции.

Известно, что уровень обслуживания часто зависит от того, кто из банкетных менеджеров будет заниматься его организацией и каких официантов вызовут. Это тот самый пресловутый человеческий фактор, который, однако, сводится к абсолютному минимуму с помощью работающей системы внутрикорпоративных стандартов. Надо сказать, что до сих пор не многие из российских кейтеринговых контор могут похвастать их наличием. И это, наверное, одна из самых серьезных проблем рынка.

Первое общение с клиентом должно быть выдержано на должном уровне, чтобы подчеркнуть лицо компании. Стиль беседы не должен зависеть от того, кто из менеджеров по работе с клиентами снял трубку офисного телефона. Для этого компании создают стандартную форму приема заявок, которая учитывает все детали, необходимые для первого разговора. Далее потребуется стандарт коммерческого предложения, чтобы никто из менеджеров не изобретал велосипед. После подписания договора с заказчиком нужно будет составить заявки на приготовление соответствующего меню, комплектацию нужного набора оборудования, посуды и текстиля, привлечение транспорта, закупки или аренды всего необходимого для мероприятия. Многие кейтеринг-фирмы в обязательном порядке осуществляют стандартную техническую встречу на месте проведения проекта с присутствием ответственного менеджера продаж и банкетного менеджера, которому предстоит проводить мероприятие. Иногда к такой встрече присоединяется шеф-повар, оценивающий возможности передачи тех или иных блюд в конкретных условиях. Взаимодействие между всеми службами должно происходить посредством стандартазированных документов, фиксирующих и передающих необходимую для каждой структуры информацию. Это минимизирует возможность неэффективной коммуникации и неправильного понимания сотрудниками друг друга.

Стандарты работы с привлекаемым персоналом – отдельная группа. К ним относятся и стандарт включения в базу фрилансеров, и стандарт вызова на работу, и стандарт внешнего вида сотрудников, и стандарт инструктажей и т. д.

Кроме этого, на самом мероприятии необходимо следование стандартам сервировки стола, организации пространства, обслуживания гостей и уборки после мероприятия.

Разумеется, соблюдение стандартов становится еще более важным при подготовке крупных и сложных проектов, например, с большим количеством гостей (более 1 тыс. человек), при реализации более 3 проектов в один день, при выездных проектах в других городах или при проектах со сложным регламентом организации питания во многих точках. Во всех подобных случаях уже невозможно действовать «по ситуации», уровень логистики, подготовки и проведения требует четкой системы и проверенных стандартов. Например, если компания обслуживает мероприятие для 20 персон, то заранее рисовать схему организации технического помещения будет лишним. Эту задачу менеджер, проводящий мероприятие, вполне решит по месту. И если он организует все не самым удачным образом, то в процессе работы у него будет много возможностей что-то изменить. Если же вы планируете мероприятие на 2 тыс. персон, то, не спланировав техническое пространство заранее, вашему менеджеру придется работать в тех условиях, которые будут созданы при заезде на площадку после разгрузки оборудования и ситуативной организации технического помещения. Ведь перемещать несколько тонн оборудования, отвлекая для этого персонал, просто не будет возможности. Подробнее о масштабных мероприятиях поговорим позже.

Конечно же, понятие «стандарт», применяемое к ресторанному обслуживанию, относится лишь к вполне ожидаемым требованиям: правильному процессу взаимодействия с заказчиком, соблюдению процедур подготовки к обслуживанию мероприятия, своевременности подачи блюд, соблюдению технологий их приготовления, четкой логистике на месте проведения проекта, грамотному обслуживанию, внешнему виду и корректному поведению персонала. Что же касается креативных решений и персонального подхода к каждому заказчику, то любые нестандартные подходы не могут и не должны сколько-нибудь весомо влиять на стандарты качества блюд и их обслуживания во время проведения мероприятия. Например, необычная форма персонала во время тематических вечеринок: гавайские рубашки, русские «косоворотки» или специальные футболки – конечно же, не отменяет обязанности официантов качественно обслуживать гостей.

Кроме того, в своем желании угодить клиенту нельзя ставить под угрозу успешность проведения проекта, а значит, и репутацию компании в целом. Креативность и творческие порывы заказчиков иногда приходится корректировать. Если в результате обсуждения становится ясным, что сценарий мероприятия не учитывает стандартов логистики, сервировки и отдачи блюд, то задача профессионала – предупредить клиента об этом и предложить альтернативный вариант выхода из ситуации. Клиент, как правило, будет способен оценить это по достоинству. Гибкость и индивидуальный подход чаще востребованы при формировании меню.

Ничто не стоит на месте, и, конечно, в ресторанном бизнесе тоже. Требования, предъявляемые клиентами, повышаются. Большую роль в этом играет интернациональная «кулинарная осведомленность» у большинства клиентов, путешествующих по миру, замечающих национальные особенности и удачные гастрономические находки и желающих внедрить все это в свои мероприятия уже в России. А значит, и стандарты сервиса должны оставаться неизменно высокими и постоянно стремиться к еще большему совершенству.

И конечно же, не нужно пытаться найти готовые стандарты, которые можно будет просто взять в работу. Стандарт – дело сугубо индивидуальное, он может быть выработан только для конкретно взятой компании с учетом ее организационной структуры, подходов к работе отделов и сотрудников и много другого. Выбор есть лишь между тем, будете ли вы разрабатывать и прописывать все эти стандарты сами или привлечете опытного консультанта. Первый путь, возможно, позволит учесть больше деталей и нюансов, а также не потребует прямых издержек, но, безусловно, он более долгий и трудоемкий для вас самих. Второй вариант потребует определенных затрат, но серьезно сэкономит вам время, позволит получить стандарты деятельности довольно оперативно, а не спустя 2–3 года обкатки различных схем на практике.

Персонал

Кейтеринговая служба может быть организована довольно несложно и иметь «плоскую» структуру, то есть весь линейный персонал будет привлекаемым. Обслуживая сегодня 20 персон, а завтра 5 тыс. человек, нельзя держать штат официантов – он будет либо постоянно недостаточным, либо вечно избыточным. Официанты, бармены, грузчики, посудомойщицы и рядовые повара в кейтеринге – это привлекаемые сотрудники, которые не состоят в постоянном штате компании. А кто же тогда будет в штате? Сотрудники, выполняющие ключевые функции и занимающиеся маркетингом, продажами, проведением мероприятий, техническим обеспечением, производством и административными задачами. Транспорт, оформительские работы, обслуживание текстиля и некоторые другие функции могут быть переданы в аутсорсинг профильным компаниям ради сохранения компактного штата и минимизации постоянных издержек.

Должностей и соответственно сотрудников может быть больше или меньше в зависимости от масштабов деятельности организации. Так, в небольших компаниях и функция развития, и маркетинг, и финансовое планирование вполне могут оставаться задачами руководителя организации. Если же компания крупнее, то для этих задач будут привлечены дополнительные сотрудники или даже созданы соответствующие отделы.

Теперь подробнее поговорим о нескольких наиболее важных звеньях в работе кейтеринговой компании – должностях менеджера по работе с клиентами, менеджера по проведению мероприятия (банкетного менеджера) и привлекаемом персонале.

В традиционном ресторане администратор или метрдотель чаще всего выполняет и функцию продавца, общаясь с потенциальным заказчиком мероприятия, и функцию банкетного менеджера, организуя обслуживание этого мероприятия. РВО тоже иногда сохраняют эту обязанность за одним сотрудником. Но все-таки в сколько-нибудь развитой компании менеджер по продажам и банкетный менеджер – это два разных сотрудника кейтеринг-службы.

Менеджер по работе с клиентами (менеджер по продажам)

Его обязанности могут быть несколько различными в разных РВО, но чаще всего в них входят поиск клиентов, развитие клиентской базы, обработка запросов, встречи с заказчиками и проведение переговоров, проведение для клиента дегустации и сопровождение заказчика вплоть до присутствия на мероприятии. Надо сказать, что работа менеджера по продажам в кейтеринге не будет сильно отличаться от работы менеджера по продажам любых других услуг корпоративным клиентам. Именно продажа услуг и работа с корпоративным заказчиком – два ключевых нюанса в продажах. Некоторые компании продают только пассивно, а некоторые ставят перед менеджерами задачу активных продаж. И в этом случае активные и пассивные продажи могут быть задачей одних и тех же менеджеров, а могут быть четко разделены между различными сотрудниками.

Активный продавец в гораздо большей степени ориентирован на результат, нежели на процесс. Он хочет видеть прямую связь достигнутых результатов и своего вознаграждения. И такие сотрудники обычно нарасхват. Задача поиска новых клиентов для многих менеджеров, ориентированных на пассивные продажи, является почти невыполнимой. Но так или иначе для любого продавца всегда остается актуальной задача поддержания связи с заказчиком, состоявшимся или потенциальным (то, что в продажах называется follow-up). Клиент, обратившийся в компанию однажды, заслуживает того, чтобы с ним поддерживали связь, напоминая о себе в виде поздравлений с праздниками, звонков, сообщений о новых сезонных предложениях и другой персональной работы, учитывающей профессиональные отраслевые мероприятия и события отдельно взятой компании. И это ежедневная задача менеджеров по продажам, помогающая привлекать заказы. Чем ближе вы к потенциальному клиенту, тем больше вероятность, что при возникновении потребности в вашей услуге он обратится к вам.

Но работа менеджера в кейтеринге часто не заканчивается и после того, как факт продажи состоялся. Иногда и привлечение сторонних подрядчиков, и согласование с ними дополнительных услуг, проданных клиенту, также требуют работы менеджера по продажам.

Банкетный менеджер

Традиционно на этапе продаж банкетный менеджер участвует во встречах и переговорах с заказчиком, чтобы оперативно ответить на любые технические вопросы и предложить оптимальные решения. Это планирование пространства, определение количества необходимого персонала, а также мебели, текстиля, посуды и инвентаря. Полноценно же он включается в работу уже на стадии реализации мероприятия, сначала занимаясь его подготовкой, а затем и проведением. Функции банкетных менеджеров разных кейтеринговых компаний могут несколько различаться, но чаще всего на этапе подготовки мероприятия им приходится заниматься вопросами, связанными с привлекаемым персоналом, транспортом, оборудованием и т. д. А непосредственно в день обслуживания мероприятия менеджер будет экспедировать комплект всего необходимого (мебель, текстиль, посуду и инвентарь) на площадку проведения мероприятия, руководить работой персонала, взаимодействовать с поварами и техническими сотрудниками, а по завершении организует уборку зала и вывоз всего привезенного с площадки обратно на склад.

Таким образом, представитель заказчика активно взаимодействует с банкетным менеджером уже на самом мероприятии, и если мероприятие пройдет успешно, то клиент может стать лояльным и постоянным заказчиком РВО. Ну а если банкетный менеджер не оправдает ожиданий, то и клиент с высокой вероятностью не вернется к этому подрядчику. Поэтому РВО стремятся решить вопрос качества обслуживания мероприятий путем привлечения максимально опытного банкетного менеджера. А качественное обслуживание будет оставаться в РВО ровно столько, сколько опытный «банкетник» будет продолжать там работать.

Что же будет первичным тестом на профессионализм банкетного менеджера и какой опыт стоило бы формализовать и сохранить в компании? Если кратко, то, во-первых, это работа с привлекаемым персоналом. Здесь и формирование собственной качественной базы персонала, и процедура вызова фрилансеров на работу, и способность управлять большим количеством сотрудников, и инструменты контроля, ну и, наконец, пресловутый инструктаж персонала на мероприятии, про который «банкетники» забывают сплошь и рядом. Второе – это логистика, а именно способность банкетного менеджера организовывать работу эффективно и с минимально затрачиваемыми ресурсами. Это грамотное планирование времени работы персонала и транспорта, пространства мероприятия в клиентской и технической зонах, рациональный подход к работе с оборудованием. На третьем месте – сервировка и оформление всех столов, баров, станций анимации и т. д. И кроме того, качественная работа и взаимодействие с представителем заказчика.

Детальное описание правил и норм для каждого из вышеозначенных пунктов следует зафиксировать в письменном виде и сделать достоянием компании, то есть тем, что будет применяться не отдельно взятым менеджером, а каждым сотрудником независимо от его личного опыта работы или отсутствия такового.

Чтобы качественно оценить деятельность отдельно взятого банкетного менеджера, ресторатору-работодателю можно выделить ряд «вопросов на уточнение», которые помогут увидеть подход менеджера к различным блокам работы, связанным с проведением мероприятия. Среди таких вопросов, например, могут быть следующие.

• Какое количество привлекаемого персонала вы планируете для мероприятия и исходя из каких критериев? Поясните на примере.

• Как вы будете инструктировать привлекаемых сотрудников?

• Сколько займут подготовка мероприятия и сборы после него? Почему? Поясните на примере.

• Как вы определяете количество необходимых фуршетных линий и баров?

• Сколько посуды вы планируете для обслуживания фуршета/банкета?

• Как вы справитесь с управлением сотней официантов на крупном мероприятии?

Ну а для оценки ответов банкетного менеджера, а значит, и его профессионализма стоит обратить внимание на их системность. Ответы типа «все зависит от ситуации» – верный признак отсутствия этой самой системности. Если менеджер рассуждает с позиции «мне лично нравится», то, скорее всего, этот «банкетник» имеет склонность к ситуативным решениям, что далеко не всегда хорошо. А вот если он говорит о стандартах компании – это дополнительный аргумент в его пользу. Ну и, само собой, ответы должны быть максимально конкретными, не расплывчатыми, иными словами, менеджер должен хорошо ориентироваться в процессе. Еще один большой плюс для банкетного менеджера – внимание к деталям и способность оценивать все происходящее на мероприятии «взглядом клиента». Наконец, его слова не должны расходиться с делом. Вас должно насторожить, если банкетный менеджер рассказывает, что официанты в соответствии со стандартами компании не участвуют в погрузочно-разгрузочных работах, а на мероприятии он будет привлекать их к погрузке, да еще тогда, когда они переодеты в униформу, в которой будут обслуживать гостей.

Ну и наконец, два слова о тесте на высокий профессионализм банкетного менеджера, да и в целом работы банкетной службы. Подготовить мероприятие и сделать его красивым к моменту прихода гостей, конечно, нужно уметь, но самое важное – это сохранять обслуживание на высоком уровне (аккуратность сервировки и оформления столов, порядок на этих самых столах, качество работы персонала и т. д.) вплоть до ухода гостей. Абсолютное большинство мероприятий представляют к моменту их завершения жалкое зрелище в части того, что связанно с работой ресторана. И если это не так, если все остается эстетичным и радует глаз, то вы имеете дело с настоящим профессионалом. Цените его, продолжайте работать с ним, а главное, сделайте его знания и компетенцию достоянием вашего ресторана, «положите их на бумагу» и используйте как стандарты.

Привлекаемый персонал

Обслуживание мероприятий обеспечивает рестораторам не только возможность хорошо заработать, но и острую «головную боль»: где найти дополнительный персонал, чтобы обслужить резко возросшее число гостей? Как быстро обучить привлеченных сотрудников и правильно организовать работу с ними? И что необходимо предусмотреть, чтобы не потерять в качестве обслуживания?

Можно выделить три категории сотрудников, привлекаемых для обслуживания крупных мероприятий и банкетов:

• профессиональные официанты, работающие в различных заведениях, которые могут привлекаться разово на конкретные мероприятия;

• студенты профильных учебных заведений, связанных со сферой обслуживания и общепитом;

• студенты непрофильных вузов, друзья, знакомые и родственники уже работающих официантов.

Где же найти дополнительный персонал? Легче всего осуществлять поиск через учебные заведения либо обратиться в имеющиеся в городе кадровые агентства, специализирующиеся на временном, привлекаемом персонале.

Постепенно необходимость в поиске персонала отпадет – на вас начнет работать «сарафанное радио». Накопится база данных, которая будет постоянно расширяться и обновляться за счет притока новых работников.

Первая проблема, с которой сталкивается наниматель: большинство персонала работает в кейтеринге на основе фриланса, а значит, имеет довольно низкую мотивацию. Приглашенный персонал не является носителем корпоративных стандартов. В такой ситуации ведущая роль отводится постоянным сотрудникам. Менеджеры, супервайзеры и официанты должны помочь «новичкам» в освоении основ и техники обслуживания гостей, к тому же они являются первыми кандидатами на позиции старших официантов и супервайзеров на мероприятии, где исполнителями будут привлеченные работники. Постоянные сотрудники могут стать действенной поддержкой для менеджера проекта, позволяя снять с него часть нагрузки.

При работе с привлекаемым персоналом главным инструментом для сохранения стандартов качества сервиса является контроль. Однако его можно вводить лишь тогда, когда все работники знакомы с действующими требованиями и правилами. Потому особая нагрузка ложится на инструктаж. Он – база для дальнейшего контроля качества.

Инструктаж должен быть многоступенчатым, последовательным и касаться всех аспектов – от базовых правил работы и поведения до конкретных принципов обслуживания. Все это озвучить один раз недостаточно, необходим хотя бы трехступенчатый инструктаж.

Предварительный инструктаж проводится сразу же по прибытии официантов на место обслуживания, причем не индивидуально для каждого, а для всей группы.

Если мероприятие масштабное и официантов много, на этом этапе важно разбить их на небольшие управляемые группы и определить старших (официантов, супервайзеров и т. д.). В менеджменте есть такое понятие – норма управляемости. Она составляет 7 человек плюс-минус 2. Это значит, что один руководитель может эффективно организовать деятельность 5–9 подчиненных (чем выше квалификация сотрудников, тем больше их может быть, и наоборот). В противном случае управление не будет действенным.

При первичном инструктаже объяснять все не имеет смысла – официант запомнит только то, что важно для него именно сейчас, то есть нюансы процесса подготовки мероприятия. К этому надо добавить базовые правила, например: вы подчиняетесь своему супервайзеру (либо старшему официанту); вы не можете отлучаться с работы, не уведомив его, а по возвращении обязаны доложить о прибытии; вы отчитываетесь непосредственному руководителю о каждом выполненном задании; в течение всего времени работы вы не должны употреблять алкоголь и курить и т. д.

Вторичный инструктаж проводится по окончании подготовительных работ. На этом этапе следует объяснить все, что касается обслуживания гостей (персонал уже ознакомился с работой в группах, контакт со старшим официантом/супервайзером налажен), повторить базовые требования для закрепления информации, а затем озвучить регламент мероприятия (что и в какое время будет происходить, какие тарелки и приборы с какой очередностью выносятся и убираются и т. д.).

Третий инструктаж стоит делать «на местах». Его проводит уже не менеджер проекта, а старшие официанты с каждым подчиненным отдельно. Их задача – повторить все, что было сказано на первом и втором этапах, и проверить готовность рабочего места (сервированного стола) к приходу гостей.

Своих постоянных сотрудников, выступающих на мероприятии в роли старших официантов и супервайзеров, тоже необходимо инструктировать. Внутренний инструктаж имеет смысл провести накануне, отдельно от инструктирования привлеченного персонала. Нужно объяснить постоянным сотрудникам их задачи и функции, раздать ключевые сопроводительные документы (например, описание расстановки мебели, сервировки стола и т. д.).

Имейте в виду: «своих» этой работе тоже придется учить, но в отличие от фрилансеров можно это делать с ориентацией на долгосрочную перспективу. С этой целью можно рекомендовать по завершении мероприятия производить «разбор полетов» и «работу над ошибками». Самый большой ограничитель каждого из нас – это собственный взгляд на вещи, поэтому подспорьем здесь станут сторонняя оценка и контрольные выезды менеджмента или привлеченных специалистов на обслуживаемые мероприятия. Очень полезным для организации бывает посмотреть на свой сервис сторонним взглядом и с его помощью повысить качество предоставляемых услуг.

Не стоит полагать, что хороших, профессиональных официантов достаточно для обеспечения высокого уровня сервиса. Так вы рискуете впасть в опасную зависимость от персонала. Альтернатива такому пути – создание жесткого свода правил (стандартов, изложенных в письменной форме), которые будут доноситься до персонала в стандартном режиме. В первую очередь это будет помогать именно в работе менеджеров.

Цены на рынке привлекаемого персонала подвержены динамике, но некие общие тенденции все же можно назвать. Так, персонал, привлеченный без посредников, обойдется вам примерно в 1,5 раза дешевле, чем при обращении в кадровое агентство, специализирующееся на привлечении именно фрилансеров. Ставки в течение года колеблются. Самый пик, естественно, приходится на Новый год. В декабре оплата услуг каждого дополнительно привлеченного официанта будет стоить вам почти в 1,5–2 раза дороже, чем в другие месяцы.

Повод для того, чтобы всерьез обеспокоиться качественной работой привлекаемого персонала, действительно есть. Например, официанты, работающие на выездных мероприятиях, могут поведать огромное количество реальных историй из практики. Они забавны, если случились не на вашем мероприятии, в противном случае их жанр уже гораздо больше похож на трагикомедию. Ниже приведены несколько таких типичных сюжетов.

Сюжет 1.

Однажды на большом благотворительном мероприятии в Гостином дворе алкоголь предоставлялся спонсорами. Официанты поняли, что контроль за алкоголем не слишком строгий, а количество его не очень большое. Воспользовавшись ситуацией, они воровали напитки и продавали их гостям в зале, которым не хватало алкоголя, так как он закончился. Один из известных эстрадных исполнителей приобрел 5 бутылок шампанского. Цена была куда выше магазинной.

В описанной ситуации абсолютно отсутствует контроль за персоналом, который оказался находчивым и ушлым. Кейтеринг в данном случае не работает системно и качество его услуг полностью во власти «человеческого фактора». Компенсировано это может быть многоступенчатой системой контроля работы фрилансеров и качественной подготовкой и планированием масштабных проектов. Дополнительными реперными точками могут быть наличие четкого плана подготовки мероприятия у банкетного менеджера, плана потоков персонала и продукции, а также четкий формализованный инструктаж и система взысканий.

Сюжет 2.

На одном из масштабных мероприятий официант заметил, что гости часто отлучаются из-за стола и часто оставляют на нем дорогие мобильные телефоны и сумочки. Улучив момент, он сначала накрыл дорогой мобильный телефон салфеткой, продолжая заниматься уборкой грязной посуды со стола. Дело близилось к завершению обслуживания, гости были уже в приподнятом настроении и вовсю танцевали. После того как в течение двадцати минут никто не обращал на пропажу никакого внимания, официант унес вместе с грязной посудой и салфетку, под которой «спрятался» красивый телефонный аппарат. Гости до конца мероприятия так и не заметили пропажи.

Эта ситуация, безусловно, уже относится к уголовно наказуемому преступлению. Вместе с тем нередки ситуации, когда подвыпившие гости настолько теряют контроль над собой, что сами забывают свои вещи на мероприятиях. Или требуют от менеджеров банкетной службы под конец праздника обыскать всех официантов, обслуживающих их столик. А наутро оказывается, что это заботливые коллеги забрали вещи своих пьяных сотрудников. Иногда гости теряют свои личные вещи по пути домой с банкета, а наутро, разгневанные, звонят организаторам праздника и обвиняют официантов в воровстве. Словом, не всегда пропажа – это вина привлекаемого персонала, но это не повод терять бдительность и пускать все на самотек.

Сюжет 3.

Однажды кейтеринг-служба обслуживала фуршет в театре на одной из закрытых премьер. Техническое помещение было очень маленьким, и специальное место для складирования личных вещей персонала организовать было просто нельзя. Официанты и бармены, не очень расстраиваясь, разместили свои сумки «на рабочих местах». Каждый бармен уходил с мероприятия с парой бутылок дорогого коньяка и виски. Ни заказчик, ни менеджеры РВО не заметили пропажи.

Каким бы маленьким ни было техническое помещение, свободный доступ к личным вещам персонала на мероприятии недопустим, что, конечно, не гарантирует отсутствие воровства, так как подобных схем в кейтеринге довольно много. Это, кстати, может быть хорошим тестом подрядчика – спросить, как кейтеринг собирается противостоять возможному воровству официантов.

Обтекаемые ответы или простые заверения в том, что воровства на мероприятиях никогда не бывает, говорят либо о неосведомленности оператора, либо о его неспособности сколько-нибудь противостоять этой проблеме. Конечно же, кейтеринг должен всегда заявить о необходимом для работы подсобном помещении, иначе он просто не сможет гарантировать соблюдение всех санитарных норм, регламента мероприятия, внешнего вида блюд, безопасности и др., что, несомненно, отрицательно сказывается на качестве обслуживания.

Сюжет 4.

Однажды, во время новогоднего приема в Государственном историческом музее, в барах было изобилие самого разного и дорогого алкоголя. Официанты, поняв, что вынести с собой они смогут не много, обратились с предложением к охраннику музея. Тот, не раздумывая долго, вступил в долю. Переместить несколько коробок алкоголя из технического помещения в каморку охранника оказалось проще простого. Уходили официанты с мероприятия довольные, не унося в своих сумках ни одной бутылки клиентского алкоголя. Через полчаса они вернулись к охраннику и увезли на машине одного из официантов 32 бутылки дорогих напитков.

Обеспечение безопасности на мероприятии и сохранности алкоголя – важные задачи, в выполнении которых должен быть заинтересован в первую очередь именно кейтеринг, а не только заказчик. Зачастую клиент просто не желает дополнительно оплачивать услуги охраны, поэтому РВО отчитывается перед ним по количеству выпитого алкоголя, представляя пустую тару из-под напитков или пробки. Вообще, воровство алкоголя в различных формах – просто бич ресторанного бизнеса в целом. Само собой, можно и нужно придумывать схемы и правила, которые сведут воровство к минимуму. На больших мероприятиях необходимо назначать представителя заказчика, контролирующего доступ к алкоголю, а также выдачу его после первой сервировки в обмен пустой бутылки на полную. Помогает решить эти вопросы и персональная ответственность за алкоголь старшего бармена (менеджера), который собственными деньгами отвечает за то, чтобы напитки не выносились из зала.

Сюжет 5.

На одной из свадеб бармен, поняв, что его никто особенно не контролирует, воспользовался простым доступом к вину. Через 4 ч обслуживания он уже очень активно общался с гостями, а когда началась танцевальная часть программы, покинул свою стойку и пустился в пляс вместе со всеми. Его коллеги веселились от души, а банкетный менеджер просто не мог ничего поделать. Бармена, конечно, оштрафовали и потом не приглашали на работу в этот кейтеринг. Но свадьба прошла с его [активным участием, и вряд ли кто-то из гостей это хорошо не запомнил.

Это классический пример того, как попустительство в малом рано или поздно приводит к серьезным проблемам. Залог успеха в работе с привлекаемым персоналом – четкость позиции и последовательность. Если вы изложили правила работы и последствия за их нарушения, не нужно ждать такой ситуации, чтобы начать реагировать. Дисциплина – строжайшее требование в работе с фрилансерами.

Сюжет 6.

Частенько при сборе грязной посуды со столов официанты, пристрастные к алкоголю, стараются в первую очередь убрать самые полные бокалы. А на пути к техническому помещению или непосредственно в нем, пользуясь отсутствием менеджера, выпить и не быть пойманными. И работа идет, и время весело проходит. Это довольно распространенная схема, и редко когда банкетному менеджеру удается что-то заметить.

Факт остается фактом: среди официантов есть злоупотребляющие алкоголем. Первое, что поможет, – это система контроля, супервайзеры или ассистенты. В том числе они же и контролируют потоки движения персонала и техническое помещение. Доступ фрилансеров к алкоголю тоже необходимо сделать контролируемым, то есть через специального штатного сотрудника. Запах алкоголя заметить достаточно легко, поэтому для усиления контроля за официантами на крупных мероприятиях стоит привлекать специального супервайзера, который оценивает официантов, начиная с внешнего вида и заканчивая качеством их обслуживания.

Сюжет 7.

На одном из декабрьских корпоративов официанты откровенно злоупотребили алкоголем. Кто-то из гостей стал возмущаться, один из официантов тоже за словом в карман не полез. В результате прямо в зале разгорелась драка – семеро официантов против десятка гостей мужского пола. Пока другие гости разнимали драку, а менеджер был занят решением конфликта, оставшиеся пятеро официантов не растерялись и занялись опустошением склада алкоголя. После такого большого конфликта с дракой никто и не вспомнил об алкоголе и не беспокоился о его количестве. А официанты поделились со своими коллегами и остались очень довольны «уловом» прямо перед Новым годом.

Вообще, если официант на мероприятии позволяет себе злоупотребить алкоголем, это красноречиво говорит о непрофессионализме менеджеров РВО. Такие ситуации возможны только при отсутствии контроля. Правило одно: официант, употребивший алкоголь на мероприятии, немедленно удаляется с площадки независимо от того, сколько он выпил.

Сюжет 8.

Дело было в Кремле, где помимо местной службы иногда работает и кейтеринг. В Кремле есть отличная кухня, поэтому горячее готовится на месте, а не заранее. Один из высокопоставленных государственных чиновников начал активно выражать недовольство закусками, которые подавали официанты. Его замечания передали на кухню. А повар, будучи в скверном расположении духа, «сгоряча» взял стейк, который собирался поджарить, и вытер им пол на кухне. После этого стейк поджарили и отнесли недовольному гостю.

На работу в сфере услуг и сервиса очень влияет человеческий фактор. Поэтому важно избегать психологически неуравновешенных людей в команде.

Сюжет 9.

Часто бригаде официантов, которых кейтеринг постоянно приглашает на работу, оплачивается получение медицинских книжек. Около 5-10 % официантов оформляют себе их самостоятельно. Естественно, что никакие анализы для этого не сдаются. Часть официантов медкнижки не имеют вовсе. Хотя любая банкетная служба всегда заверяет заказчиков в том, что весь персонал имеет медкнижки.

Конечно же, наличие медицинских книжек у официантов обязательно. И если вы хотите, чтобы медосмотр не был купленным или номинальным, всегда можно сделать его централизованным и провести для всех сотрудников организации. Другое дело – фрилансеры, приглашаемые на работу от случая к случаю. Но контроль наличия медицинских книжек – вполне реальная задача, вопрос только в том, будете ли вы уделять этому внимание и время.

Сюжет 10.

Однажды перед мероприятием, на этапе разгрузки блюд, открылся один из термобоксов и прямо на грязный пол вылетели рулетики. Их собрали и отнесли поварам. Они не решились все это выбросить, а «тщательно» вытерли и все-таки сервировали для выноса на фуршет. Все прошло незамеченным.

Конечно же, факт отравления в кейтеринге доказать очень трудно, так как зачастую гости приносят на мероприятие частично свои напитки, а иногда и продукты. Поскольку кейтеринг-службы работают в различных местах, порой расположенных далеко от «цивилизации», при подготовке и расчете мероприятия блюда всегда стоит готовить пусть с небольшим, но запасом. И если какой-то продукт испортится или упадет, его всегда можно будет заменить.

Работа с привлекаемым персоналом – это серьезная и непростая задача в кейтеринге, так как уровень сервиса должен быть обеспечен, несмотря на то (а порой и вопреки тому), какие привлеченные сотрудники работают на отдельно взятом мероприятии. И это, конечно же, задача для штатных менеджеров кейтеринга, ведь именно они в этом случае – единственные, кто являются носителями стандартов организации, и именно на них лежит ответственность по обеспечению уровня сервиса. Вместе с тем контроль является одной из четырех базовых функций руководителя, которые никогда не могут быть полностью делегированы кому бы то ни было. Поэтому нанимайте опытных менеджеров, фиксируйте все, что только возможно, во внутренних стандартах организации и не забывайте после этого осуществлять выборочный контроль того, как ваша организация оказывает услуги клиенту.

Глава 5

Профессионализм в кейтеринге

Логистика

Чем масштабнее мероприятие, чем сложнее оно по своей организации, тем сложнее логистика и вся подготовительная работа. Особенно это касается проектов, подразумевающих выезд на очень большие расстояния. Как далеко может выехать такой мобильный ресторан? Какие трудности связаны с обслуживанием удаленных мероприятий и что непременно стоит учитывать в организации подобных обслуживании? Ведь все особенности и нюансы становятся порой критичными. Кейтеринговые конторы выезжают на обслуживание мероприятий не только в пределах родного города; бывают заказы, требующие выездов самой различной дальности – от ближайшего пригорода удаленностью, скажем, 30–50 км до других регионов. Так, московские операторы добирались и до Якутии, работали в различных городах Украины, а также обслуживали разные события в Лондоне, Вене и на Лазурном берегу.

Такие «дальние» мероприятия могут быть буквально всех форматов. Коктейли, буфеты, а также банкеты, как в помещениях, так и на открытом воздухе. Иногда заказчик привносит что-то индивидуальное в формат обслуживания и подачи блюд. И чем выше уровень обслуживания, тем больше пожеланий и требований приходится учитывать и принимать во внимание кейтерингу. Конечно же, любое мероприятие, и особенно организуемое на значительной удаленности от производственной базы выездного ресторана, неизбежно влечет за собой усложненную логистику проекта независимо от формата и масштаба. Из-за большого расстояния любой просчет ставит мероприятие под угрозу срыва. Облегчение задачи для кейтеринга в данной ситуации может быть достигнуто лишь за счет возможности использования необходимого оборудования на месте, если такими условиями располагает сама площадка, что бывает далеко не всегда.

Часто независимо от формата довольно критичен вопрос с приготовлением горячего, и, конечно же, проще использовать гриль – это намного удобнее, чем везти с собой громоздкое кухонное оборудование или разогревать горячее после долгой дороги. Но гриль – это по большей части летняя форма приготовления горячего. Ну и само собой, формат влияет на количество персонала, а также на объем требуемого оборудования, значит, будет сказываться и на транспортных издержках. При наличии стандартов подготовки и обслуживания мероприятий ситуативный и человеческий факторы без проблем удается свести к минимуму. Несколько проще может быть обслуживание банкета – нужно меньше инвентаря и его ассортимент более предсказуем. Меньший ассортимент блюд – следовательно, точнее заказ продуктов.

Безусловно, сезон тоже существенно влияет на реализацию удаленного проекта. Чем меньше инфраструктуры на выбранной клиентом площадке, тем более сложным и затратным становится весь проект в целом. Как летняя жара, так и зимний или даже осенний холод диктует организаторам свои условия для создания комфортного отдыха гостей и условий работы кейтеринга. Часто самому выездному ресторану приходится самостоятельно заботиться об удобстве и безопасности работы на площадке: привозить технические шатры и навесы, обогреватели, холодильники и электрогенераторы, продумывать размещение для своих сотрудников при такой необходимости. Одни кейтеринг-службы не выбираются за пределы родного города. Другие полагают, что если это выезд на автомобильном транспорте, то, когда время в пути превышает 6–8 ч, степень готовности блюд уже не может быть высокой и многие проблемы будут требовать работы непосредственно на месте. Третьи придерживаются точки зрения, что у проекта любой сложности и любой удаленности есть цена и всегда в бюджет можно заложить стоимость авиабилетов, проживания и питания персонала компании, стоимость перевозки необходимого оборудования и т. д. И если клиент готов оплатить неизбежно возникающие расходы, то никакого предела быть не может, а значит, в принципе, кейтеринг сможет выезжать в любую точку не только страны, но и мира. Единственной причиной отказа от слишком удаленного от города мероприятия может стать явная накладка с другими важными для компании проектами или большая занятость ключевого персонала в «высокие сезоны».

Основной трудностью является не столько обслуживание, сколько подготовка проекта. Для качественной его реализации сотрудники кейтеринга обязательно выезжают на техническую встречу во время подготовки. Хотя в условиях работы на удаленных площадках такая инспекция не всегда возможна в силу ее затратности. Недостаток информации о площадке, неточные договоренности с представителями на местах, сбои в коммуникации могут потенциально создать большие сложности в работе во время обслуживания самого проекта.

Еще одна проблема заключается в том, что не везде возможно найти поставщиков действительно высококачественных продуктов в хорошем ассортименте для приготовления блюд высокой кухни. Ведь выезд в другой город и регион порой означает, что некоторые блюда не могут быть приготовлены на собственном производстве. Кроме того, придется решать проблему привлеченного персонала для обслуживания мероприятия на серьезном удалении. Чаще всего привлечение местного наемного персонала неизбежно при осуществлении крупных удаленных проектов, ведь перемещение большого количества персонала и возникающие при этом затраты способны сделать проект просто нецелесообразным с коммерческой точки зрения. Таким образом, ключевым фактором является умение банкетных менеджеров организовать четкое взаимодействие с привлеченным персоналом, качественный инструктаж и контроль их работы.

Бывает, что кейтеринг привозит с собой весь персонал кухни и зала, что в некоторых ситуациях оказывается не только лучше, но и дешевле. Однако слишком полагаться на профессионализм линейного персонала – дело неблагодарное. Другими словами, качество работы необходимо обеспечивать внутренними стандартами, внятным инструктажем и качественным контролем. Для удаленных мероприятий доставка полуфабрикатов обычно возможна. Что касается ситуации с оборудованием кухни – проще всего найти оборудованную кухню на месте. Не всегда список имеющегося оборудования соответствует самым комфортным ожиданиям шеф-повара, но обычно повара сумеют работать и на том, что есть. Естественно, с необходимой корректировкой меню.

При подготовке значительно удаленных мероприятий с использованием местных продуктов неизбежно возрастают риски ответственности кейтеринга за конечное качество приготовленных блюд. С самым меньшим риском для качества исполнения проекта на удаленной площадке «гастролирующий» кейтеринг может успешно привлечь только подсобный персонал, не требующий особых навыков. Наемные повара и официанты, даже под чутким руководством штатных выездных сотрудников компании, требуют огромного внимания и ответственности. Логистические расходы на доставку необходимого инвентаря и персонала, а также на размещение, конечно же, лягут на заказчика. Алгоритм расчета стоимости мероприятия при этом будет, в общем-то, стандартен.

Безусловно, такой опыт – это всегда развитие. И каждый сложный проект помогает кейтерингу становиться лучше и совершенствовать работу. Любые проекты повышенной сложности, каковыми являются и значительно удаленные от производственной базы мероприятия, полезны для выездного ресторана в качестве дополнительной проверки слаженности работы всех служб кейтеринга. Реализация таких проектов расширяет границы зоны предоставляемых компанией услуг, обогащает клиентскую базу компании, а значит, ведет к успеху основной деятельности кейтеринга, помогает зарекомендовать себя с лучшей стороны среди клиентов. Часто такие заказчики ставят непривычные задачи, решать которые интересно. И когда это приходится делать в сложных условиях дальнего выезда, когда под рукой нет ничего дополнительного, рождаются новые технологические и организационные решения.

Залог успеха мероприятия, конечно же, в грамотном планировании. В «пожарном» режиме что-то исправлять тяжело и малоэффективно. Если в компании нет стандартов деятельности, если каждый менеджер сам определяет, как он готовит мероприятие, – это заявка на провал. Опираясь только на компетентность личности, рано или поздно компания останется у разбитого корыта. Поэтому нужно развивать компетентность и профессионализм всей организации, описывать процессы, регламентировать процедуры. В конце концов, обслуживание – это лицо компании, а не лицо менеджера. Все, что не подготовлено к сезону, будет создавать проблемы на ходу. Менеджеру придется избыточно контролировать процессы на месте, и если мероприятие масштабное – это будет похоже на цирк, только с грустным финалом.

Чего же ожидают клиенты от мероприятия? Можно с уверенностью сказать о таких вещах, как высокая кухня, красивое оформление – это будет правдой. Но есть еще такой немаловажный фактор, как личное спокойствие представителя заказчика. Если кейтеринговая компания «подставляет» его своим непрофессионализмом, сбоями, первым страдает он. Поэтому одно из ожиданий клиента – это надежность. Конечно, есть ожидание и качества сервиса, и уровня цен – всего того, что является характеристиками продукта или услуги. Сейчас заказчик куда более искушен, чем 10 лет назад, и его ожидания – совершенно другого порядка.

Организационные вопросы на мероприятии, безусловно, требуют и ситуативного управления в силу возникновения каких-то незапланированных обстоятельств. Так, регламент подачи блюд на каждом втором мероприятии корректируется оперативно, чаще всего заказчик сам меняет его. Со стороны кейтеринга любое опоздание – это показатель непрофессионализма. Ведь качественная логистика – одна из самых базовых компетенций кейтеринга. У некоторых компаний в договоре прописана неустойка за задержку обслуживания более чем на 15 мин. Но какая неустойка поможет, если мероприятие задержали на 2 ч? Оно либо проходит так, как надо, либо это провал. Или, например: «В случае пищевого отравления компания выплатит такую-то компенсацию, если отравилось более 5 % гостей». А один отравленный человек – это мало? И дело не в процентах от бюджета в качестве неустойки, тут вопрос в том, что подрядчик просто ненадежен. Есть целый ряд компаний, которые никогда, ни разу в жизни ничего не задерживали и никого не травили. В общем-то, с этим довольно несложно справиться.

Всех игроков рынка кейтеринга можно разделить на 2 категории: одни нацелены на развитие, а другие считают, что «у нас все и так хорошо». Завтрашний клиент определенно не оценит тех, кто довольствуется имеющимся положением дел и не ориентирован на постоянное развитие. Ожидания клиента не связаны напрямую с тем, что у компании происходит внутри, как построен ее бизнес, как она управляет всеми процессами, потому что клиент – не профессионал. Но внутреннее устройство кейтеринга каждодневно отражается на качестве работы, что уже вполне могут оценить и клиенты компании.

Управление

В управлении кейтеринговой компанией существуют две стратегии: диверсификация бизнеса и узкопрофильное развитие. Каждый путь несет свои плюсы и минусы, свои возможности. Та компания, которая выбирает узкий профиль, может гораздо больше получить в долгосрочной перспективе: уровень сервиса развивается более качественно, она не отвлекается больше ни на что, кроме своего целевого бизнеса. Но кризисные времена такая компания может переживать очень болезненно, если не сумеет завоевать лидерские позиции. Компания диверсифицированная идет широким фронтом, она развивает несколько разных услуг, но не так глубоко, как профильная. Однако в трудные моменты это дает компании больше устойчивости. Это две абсолютно равноправные стратегии не только в кейтеринге, но и в любом бизнесе вообще.

Например, компании развивают услугу событийного кейтеринга либо самостоятельно, либо на базе предприятий корпоративного питания или же стартуют с доставки обедов. И часто это инициатива ресторана или гостиницы. Отсюда свои нюансы управления. Кейтеринг-фирмы, занимающиеся только обслуживанием специальных и торжественных мероприятий, редко имеют в постоянном штате более 30–40 сотрудников. Обычно это по 5–7 человек в отделах продаж, проведения мероприятий и основного кухонного производства, а также закупочно-экспедиторское подразделение и администрация. Лишь самые крупные кейтеринг-службы располагают собственными корпоративными учебными центрами, разрабатывающими для каждой группы сотрудников (обслуживающего, административно-управленческого персонала и др.) свою систему образования. Чаще команда сотрудников изучает тему выездного обслуживания сначала на небольших мероприятиях, а затем шаг за шагом нарабатывает необходимый опыт и со временем берется за более серьезные проекты.

Два ключевых отдела в работе кейтеринга – это отдел продаж (или по работе с клиентами) и отдел проведения мероприятий. Формируя команду, в первую очередь стоит обращать внимание на целеустремленность и творческий неравнодушный подход сотрудников к своему делу. Недостаток знаний легко помогут восполнить более опытные сотрудники, а вот мотивация и внутренняя энергетика, клиентоориентированность и умение взаимодействовать – самые важные качества, на которые нельзя не обращать серьезного внимания. Ну и, конечно же, главное – это подбор квалифицированных кадров и формирование профессиональной команды. Ведь отдачу сотрудников в работе невозможно чем-то заменить или компенсировать.

Кроме того, очень важно точное позиционирование компании и понимание своего сегмента рынка. Отсюда и адекватное ценообразование, и оптимальное предложение комплекса услуг, и в итоге, конечно, эффективность бизнеса в целом. Хорошо, если внутри компании существуют единые стандарты деятельности: ведь надеяться на то, что каждый менеджер о себе позаботится, никак нельзя.

Что касается автоматизации процесса работы, то в ситуации, когда полноценных русскоязычных программ на рынке нет, все отдельные их функции компании реализуют в собственных программных модулях. Такие наработки, в частности, сокращают временные издержки менеджеров и делают их работу более эффективной. В России и СНГ так уж повелось, что передовые модели и схемы подключаются всегда позже. Важно, чтобы документооборот в отделе продаж был сведен к минимуму и максимально удобен для быстрого реагирования и предоставления клиенту информации. Ведь не секрет, что клиент чаще всего выбирает не самую оснащенную компанию, не самое громкое имя, не самое оптимальное соотношение цены и качества, а максимально проявленную клиентоориентированность.

В крупных городах рынок имеет одну интересную особенность. С одной стороны, имеются внушительные объемы и масштабы мероприятий, высокие запросы и бюджеты у международных и национальных корпораций и еще большие у частных лиц, желающих остаться неназванными. Другими словами, планка столицы и крупных городов внушает уважение к любому серьезному оператору на этом рынке. Но это внешнее – посуда, мебель, униформа, площадки, размах и т. д. Оборотная же сторона медали в том, что мы часто наблюдаем очень серьезные пробелы в управлении процессом обслуживания мероприятий и низкий уровень клиентского сервиса. И это уже внутреннее – стандарты, квалификация менеджеров и компании в целом, умение качественно работать с привлекаемым персоналом, способность по-настоящему управлять масштабными мероприятиями, построение внутрифирменных коммуникаций, способность к анализу собственной деятельности и, главное, к преломлению этого анализа в практические результаты и качественные изменения.

Питер Друкер, которого сегодня часто называют «гуру менеджмента», утверждал, что «следует фокусировать внимание скорее на максимизации возможностей, чем на минимизации риска». Сегодня, пережив экономический кризис, никто, конечно же, не станет спорить с тем, что минимизация расходов и финансовая устойчивость любого бизнеса становятся одним из ключевых вопросов. В то же время и жизнь, и свою деятельность как часть этой жизни можно воспринимать или как бесконечный бег с препятствиями, или как череду возможностей. А в стратегической перспективе каждый из игроков рынка может либо использовать потенциал кризисов, либо сдавать свои позиции раз за разом. Больше всего возможностей видится именно в том, чтобы внутреннее и настоящее качество работы и качество оказываемых услуг становилось ресурсом для развития компаний в любых, даже порой непростых внешних условиях. Другими словами, трудное время – не то, которое стоит переждать; это время, когда нужно как нельзя лучше работать над повышением уровня оказываемых услуг и производить изменения ради повышения эффективности бизнеса. Это, как ничто другое, поможет в той самой обостряющейся конкуренции.

Сервис

Сервис в значении обслуживания гостей мероприятия официантами в кейтеринге складывается из уровня привлеченного персонала и профессионализма менеджера по проведению мероприятий. Здесь не слишком много отличий от традиционного ресторанного бизнеса. Каждый клиент, в любом случае, ожидает высочайшего уровня обслуживания и качества услуги в целом. И в этом, конечно же, не может быть компромиссов. Не каждый заказчик может позволить себе самое дорогое предложение, но каждый без исключения хочет по-настоящему красивого и изысканного ресторанного обслуживания, когда вопрос касается торжественных и специальных мероприятий. И на вопрос, почему на рынке кейтеринга почти нет экономичных предложений, некоторые ответят, что оно и неинтересно, и на него попросту не будет спроса! Когда заказчик планирует какое-то особенное событие, он планирует праздник, яркий момент, что-то запоминающееся. И здесь, конечно же, ничто упрощенное не будет востребовано. Более того, кейтеринг нельзя отнести к продуктам первой необходимости. Эта услуга просто не может быть дешевой, она непременно должна быть особенно приятной, красивой и изысканной.

Для каждого из запросов, которые поступают в компанию, стоит предлагать чуть более высокий уровень услуги, чем заказчик мог бы получить, просто сравнивая и перебирая предложения различных компаний на рынке. Это касается и меню, и множества других составляющих работы. Например, декор и оформление. Прежде чем гости отведают приготовленные блюда, они составят свое первое впечатление, лишь только увидят столы и все оформление, связанное с ресторанным обслуживанием. Компании стоит активно работать на то, чтобы предложить самые эффектные и интересные оформления самих блюд, накрытых столов, униформу официантов и всего остального, что увидят гости. И это непременно даст свои результаты. Клиент хочет и ждет особенного подхода, красивой и эффектной услуги. Уровень этой услуги растет с каждым годом и совершенно точно будет расти и дальше. И все дальновидные операторы от этого только выигрывают.

Основное количество проектов, для которых используются услуги кейтеринга, составляют мероприятия, ориентированные на развитие бизнеса, поддержание клиентских отношений, презентацию новых товаров и т. д. Кроме того, существенную долю составляют внутрикорпоративные, частные проекты, организация питания во время спортивных, культурных и светских мероприятий. Безусловно, на рынке существуют лидеры, которые делят между собой самых крупных и требовательных клиентов, однако наличие большого количества мелких и, так скажем, довольно невыразительных, а зачастую даже непрофессиональных кейтеринг-служб подтверждает и факт наличия спроса на их услуги. Бизнеса на сегодняшний день пока хватает всем!

В кейтеринге корпоративных заказчиков гораздо больше, нежели частных. Около 80 % клиентов кейтеринга – это корпорации и событийные агентства, и лишь оставшиеся 20 % – частные клиенты и те, кто заказывает проведение различных социальных, спортивных и культурных мероприятий. Но каждой компании стоит уделять отдельное внимание довольно мелким, по кейтеринговым меркам, заказам – до 20–30 человек, так как именно благодаря камерным проектам в самые низкие сезоны кейтеринг может поддерживать работоспособность и делать необходимый объем продаж. Компании, обращающиеся с такими запросами, впоследствии доверят вам и более масштабные мероприятия.

Деловая жизнь наполнена самыми разными событиями, для которых необходим кейтеринг. Например, важные общественные события и международные форумы, гостями которых становятся ученые, представители неправительственных организаций и деловых кругов, политические деятели. Иногда требуется организация комплексного питания для нескольких сот или тысяч гостей главного мероприятия в той или иной отрасли экономики, а также регулярно проходят церемонии награждения, презентации новых торговых марок и автомобилей, юбилеи компаний, спортивные мероприятия, светские приемы в честь приезда известных дизайнеров, стилистов, фотографов, звезд кино и мировой эстрады и политиков. Стабильностью отличаются небольшие деловые конференции, семинары и тренинги, для которых приходится организовывать кофе-брейки и недорогие лаконичные обеды, а также обслуживание гостей и участников многочисленных выставок, которые проходят в течение всего года.

При обслуживании деловых мероприятий особенно ценится четкое следование регламенту всего бизнес-проекта. Часто бывает, что именно из-за строгих временных рамок кейтерингу приходится работать в сложных обстоятельствах – мало времени на подготовку или обновление блюд, крайне неудобные и неприспособленные для организации питания помещения, сложная режимная логистика некоторых зданий и помещений. В таких условиях высоко ценится грамотный подход к организации питания именно в данной ситуации, оптимальный выбор блюд и короткие сроки предварительного заказа.

Кейтеринг для корпоративных мероприятий востребован как для банкетов, так и в формате коктейлей и фуршетов, и потому самое большое разнообразие блюд и кулинарной анимации компании предлагают именно для буфетного формата выездного ресторанного обслуживания. Именно при такой форме предложения еды и напитков у гостей остается больше свободы выбора блюд и, самое главное, возможности общения друг с другом, что довольно важно в корпоративных мероприятиях.

Любой компании, работающей на рынке выездного ресторанного обслуживания, стоит неустанно следить за самыми модными тенденциями в кулинарии, оформлении и подаче блюд. Именно этим удается удерживать интерес к своим услугам. Многие компании предоставляют услугу дегустации блюд с целью ознакомления с качеством и эффектностью приготовления еды. Среди самых востребованных блюд в большом ассортименте необходима гастрономическая анимация – блюда, приготовленные непосредственно перед восторженным взором гостей, с индивидуальной подачей каждой порции. В коктейльных мини-закусках больше всего ценится нестандартная форма канапе, использование затейливых маленьких емкостей необычной формы или материала, всевозможных прищепок, капсул, ложечек, кассалеток, палочек-шпажек и прочих, порой довольно мудреных, приспособлений.

Иногда отлично работает и простота, если она не будет превращаться в пошлость. Но, упрощая меню, нельзя жертвовать качеством. Скажем, свежие фрукты в плетеной корзине могут быть красивыми и изящными, но только если это подходящие фрукты. Как и свежие овощи к барбекю могут быть поданы достойно и изящно, или совсем наоборот.

Глава 6

Возможности и псевдовозможности

Завоевание клиента

Конечно же, качество кейтеринговой услуги начинается с первого впечатления, то есть на сегодняшний день – чаще всего с сайта компании. Информация о службе, ее возможностях и реализованных проектах, удобство «путешествия» по страницам сайта чрезвычайно важны. Очень показательно, как принимается заявка и как быстро происходит отклик на нее – будь то входящий звонок или электронное письмо потенциального клиента. Человеческий фактор, то есть профессиональные и личностные качества менеджера клиентского отдела, в кейтеринге порой играет чуть ли не решающую роль при установлении деловых отношений и, следовательно, при дальнейшей работе по проекту. О качестве довольно красноречиво говорят и вид коммерческого предложения, понятность информации, полнота и удобство, аккуратность исполнения. Профессиональный кейтеринг обязательно предложит техническую встречу на месте будущего проекта, а при необходимости и дегустацию некоторых блюд. О качестве также говорит и готовность персонала ответить на любые вопросы клиента.

Во время самого мероприятия неоднократно приходится слышать от клиентов о первостепенной важности обслуживания, качества сервиса и, конечно же, качества еды (свежая, достаточно горячая либо холодная в зависимости от сути), лишь после этого по степени важности идут ожидания по внешнему виду и оригинальности исполнения блюд, банкетному оформлению и другие факторы.

Для клиента очень важно найти надежного подрядчика, который предоставит качественную услугу, а не «кота в мешке». Поскольку клиент становится более искушенным, опытным и требовательным, он начинает более придирчиво оценивать уровень сервиса, обслуживание персонала, кухню и т. д. Надежность и качество должны быть во всех составляющих услуги.

Невероятно, но факт: многие компании работают с клиентом так, будто конкурентов просто не существует. Коммерческие предложения чаще всего ограничиваются только предлагаемым меню, да еще и на встречу с клиентом они привозятся не на специальных бланках, отпечатанных в типографии, а на обычной бумаге. А такие вещи, как дополнительные услуги, технические аспекты их оказания и все то, о чем клиент, не будучи профессионалом, может попросту не спросить, часто остаются в коммерческих предложениях просто без внимания. В результате клиенты не осведомлены о том, сколько времени кейтеринг-службе потребуется для выезда по окончании мероприятия, недовольны тем, что чехлы на стульях синего цвета, а не белого, как они ожидали, и т. д.

Клиент, как известно, всегда прав. Но, будучи непрофессионалом, он вовсе не должен знать всех аспектов деятельности РВО. Напротив, ваша задача как профессионалов – помочь ему в любой ситуации сделать правильный выбор. Аналогичным образом стоило бы более пристальное внимание уделять тому, как выглядит презентация услуг. Такие маркетинговые материалы, как презентационная брошюра или буклет, часто либо отсутствуют вовсе, либо оставляют желать лучшего. Конечно, чтобы сделать по-настоящему качественный материал, нужны определенные знания и опыт в данных разработках, но найти ресурсы и профессиональных исполнителей даже на небольшом рынке услуг для кейтеринговых компаний сейчас вполне реально. И эти вопросы во многом связаны с теми стандартами, с которыми (а чаще без которых) работает та или иная компания.

Организующий мероприятие заказчик рано или поздно принимается искать кейтеринг-подрядчика, перебирая разнообразные предложения профильных компаний, ресторанов, банкетных служб гостиниц и операторов корпоративного питания. Выбор велик, и, казалось бы, он непременно найдет достойного партнера и оптимальный сервис. В действительности же все не так просто. Однажды директор серьезного ивент-агентства, готовящего новогодний корпоратив для постоянного клиента, вел беседу с менеджером кейтеринга. Осмотрев площадку, опытный ивентор как представитель компании-заказчика начал задавать представителю РВО «наивные» вопросы: «Скажите, а еда у вас вкусная? Скатерти и чехлы на стульях не мятые? Официанты опрятные?» Трудно описать словами замешательство менеджера. Вопросы казались почти риторическими, и он с трудом пытался подобрать альтернативу банальным ответам, которые спешили сорваться с языка. Можно усомниться в профессионализме директора ивент-компании, если бы не знать, что на его счету организация целого ряда мероприятий на 3 тыс. и более персон. Тем не менее часто заказчику приходится выбирать подрядчика почти вслепую: доверять обещаниям, но не получать оснований для собственной оценки того, насколько качественно кейтеринг-претендент способен обслужить предстоящее событие. А ведь одна из самых распространенных причин недовольства заказчика – это неоправданные ожидания. Иными словами, не всегда на этапе продажи услуг кейтеринг может точно определить цели, задачи и приоритеты заказчика в отношении предстоящего мероприятия. Это проблема коммуникации. Итак, как же помочь заказчику разглядеть в вас профессионала, а значит, достойного подрядчика?

В ответ на первичный запрос заказчика достойные внимания кейтеринг-компании вышлют письменное коммерческое предложение (а не просто меню!), причем в тот же день. Иногда правила компании разрешают менеджеру по работе с клиентами обрабатывать запросы, полученные, скажем, после 16:00, на следующий день.

Но наиболее клиентоориентированные контрагенты сделают все возможное, чтобы их предложение оказалось в почте заказчика первым.

К сожалению, предложения чаще всего не впечатляют именно из-за своей заурядности. Большинство кейтеринговых служб выглядят до боли похожими друг на друга. И ответа на вопрос, почему заказчику стоит предпочесть тот, а не другой РВО, чаще всего нет. Рынок, конечно же, делает свое дело, и некоторые кейтеринговые фирмы стали указывать на сайтах, реже – в коммерческих предложениях, чем же они все-таки лучше конкурентов.

Кроме того, стоит понимать, что такие показатели, как полнота и развернутость предложения, будут оцениваться заказчиком в первую очередь. Вместе с тем оно, конечно же, должно быть наглядным, легкочитаемым и строго соответствующим сделанному запросу, что исключает присутствие стандартных опций, явно неуместных во время обсуждаемого мероприятия. Ну и наконец, в предложение непременно стоит включить три небольших, но очень важных блока, часто упускаемых из виду. Во-первых, информацию о том, какое оформление банкетных или буфетных столов кейтеринг готов предоставить как за дополнительную плату, так и без нее. Во-вторых, упоминание всех технических аспектов работы, о которых непрофессионал может просто не задумываться, а специалист не должен забывать. Например, тот факт, что для обслуживания корпоратива в офисе заказчика сотрудникам кейтеринга нужно будет попасть на площадку за 3–4 ч до начала события и иметь 1–1,5 ч для сборов и выезда. Кроме того, рестораны используют различные марки продуктов и напитков, что может стать проблемой, если, например, клиент является стратегическим партнером Pepsi, а кейтеринг сервирует продукцию Coca-Cola. Стоит уточнять, какого цвета будет драпировка столов и стульев, привлекает ресторан официантов обоих полов или только мужчин и др. Прояснить все это с заказчиком – задача сотрудников кейтеринга! И, в-третьих, в предложение должны быть включены некоторые формально-юридические нюансы работы. Например, как долго высланное предложение будет оставаться в силе, до какого момента заказчик может изменять количество гостей и состав меню без дополнительных расходов и т. д.

Безусловно, меню является одним из ключевых элементов предложения. Читая его, заказчик должен ясно понимать, что именно он получит, заплатив запрошенную сумму, то есть, другими словами, какая еда и в каком количестве будет приготовлена в расчете на каждого гостя. Если остается хотя бы толика неясности, заказчик легко может заподозрить вас либо в некомпетентности, либо в том, что вы нечисты на руку. Идеальным можно считать указание выхода каждого блюда в граммах на персону.

Общаясь с заказчиком, расскажите о том, как работает ваша компания. Не просто сообщите, сколько официантов будет задействовано в обслуживании события, но уточните, почему именно такое количество и кто за что будет отвечать. Внятное и развернутое объяснение поможет заказчику распознать в вас грамотного подрядчика. Нелишним будет рассказать и о том, как вы транспортируете и сохраняете блюда. Расскажите, почему горячее будет горячим, когда оно будет готовиться, как храниться, сервироваться и подаваться. Так заказчик сможет составить собственное впечатление о вас как о профессионале. Уделите внимание логистике, таймингу и контролю работы персонала. А получая информацию у заказчика, будьте внимательны ко всему, что он говорит, и закончите разговор одним из открытых вопросов: «Что еще нам стоило бы обсудить? О чем еще мне нужно знать при подготовке предложения для вас?»

Предоставляя рекомендации и отзывы клиентов, имейте в виду, что РВО чаще всего считают ивент-агентства своими косвенными или даже прямыми конкурентами. Такое видение чаще всего не имеет под собой оснований, так как заказчик, который нуждается в агентстве, организующем событие «под ключ», не станет работать с кейтерингом напрямую. А тот, кто обращается непосредственно в РВО, обычно не готов платить за услуги ивенторов. Но даже при том, что ивентор вам не конкурент, он наверняка общается с другими кейтеринговыми конторами и, возможно, с кем-то из них особенно близко. Поэтому ивентору гораздо лучше предоставить рекомендации не прямых клиентов, а других ивент-агентств.

Если вы сможете рассказать заказчику обо всей разрешительной документации, которой располагаете (например, разрешение на производственное помещение и сертификаты на блюда, медицинские книжки персонала и санитарные паспорта на транспорт), это также будет плюсом в глазах клиента.

Чтобы заказчик мог оценить качество услуг, можно предложить ему посещение одного из обслуживаемых вами мероприятий. Если это публичное событие, пригласите заказчика к его началу, если же мероприятие закрытое (частное или корпоративное), всегда можно предложить посетить его до прихода гостей. Даже в этом случае у заказчика будет возможность составить вполне определенное впечатление о сервировке блюд, оформлении столов, внешнем виде персонала и других элементах вашего обслуживания. Если же всего перечисленного выше окажется недостаточно для принятия заказчиком решения, стоит предложить проведение тестинга (дегустации). Для клиента он должен стать конструктивным шагом на пути к выбору вас как подрядчика и утверждению меню, поэтому не стоит просто предлагать «пробовать кухню», ведь в этом случае положительное и отрицательное решения одинаково вероятны. Также помните о следующих базовых правилах: не организуйте дегустацию, пока клиент не утвердил меню на бумаге. Будьте активным модератором процесса – не пускайте все на самотек!

На этапе продажи услуги ваша цель – сделать так, чтобы заказчик «проверял» до тех пор, пока не получит основания «доверять». Без этого вы практически обречены на неконструктивный контроль с его стороны даже уже на самом мероприятии.

Помогите заказчику при выборе РВО, предоставив ему:

• информацию о клиентах и проектах, перечень мероприятий, которые ваша компания обслуживала;

• сведения о залах (кейтеринг, управляющий стационарным банкетным залом или другой площадкой, на этом рынке всегда воспринимается как более надежный подрядчик);

• шоу-рум (если он есть, вы сможете продемонстрировать интересные коллекции посуды, униформы персонала, варианты декора и сервировки столов, а этим может похвастаться далеко не каждый кейтеринг);

• тестинг (готовность предоставить бесплатную дегустацию помогает заказчику в выборе подрядчика по питанию);

• анимацию и демонстрационное приготовление блюд – они всегда оживляют мероприятие;

• услуги, облегчающие заказчику подготовку мероприятия, – в их список могут входить печать индивидуальных карточек меню, именных карточек для гостей, номера столов или декор, соответствующий концепции;

• дополнительные опции (если вы готовите мероприятие для очень взыскательного клиента, разработка уникальных блюд специально для него или предоставление услуг сомелье станет важным дополнением к стандартному сервису).

Обслуживание в ресторане индивидуального гостя является, по сути, работой с конечным потребителем, частным лицом. Груз ответственности за презентацию и продажу продукта, а также за имидж заведения в целом несет на себе линейный персонал – официанты, хостесс. От его умения выстроить общение с гостем – правильно предложить продукт, заинтересовать – во многом зависит как сумма чека, так и тот факт, придет ли посетитель повторно в ваш ресторан. В свою очередь, работа с мероприятиями диктует совсем иные условия: основным клиентом оказывается не каждый из гостей, а организатор, заказчик мероприятия. Роль линейного персонала в этом случае кардинально меняется. Хотя качество сервиса по-прежнему остается важной составляющей успеха, большого значения в плане  продаж оно уже не имеет. Функции по продвижению услуг ресторана переходят к менеджерам со стороны ресторана.

Первые кирпичики в фундамент успешного мероприятия закладываются на этапе переговоров: от того, насколько удачно был выбран способ коммуникации, зависит эффективность взаимодействия с клиентом. Если перед вами частный заказчик, желающий устроить банкет в честь свадьбы, юбилея или любого другого события, то вам предстоят устные, гораздо более длительные и подробные, чем с корпоративным клиентом, переговоры. Как правило, «непрофессиональные» заказчики задают больше вопросов, зачастую с недоверием относятся к контраргументам, им требуется больше времени на обдумывание, принятие решения.

В работе с корпоративным заказчиком также существуют свои нюансы. Например, следует учитывать, что представитель клиента чаще всего не является лицом, принимающим решения. Обычно это менеджер среднего звена, в компетенцию которого входят сбор информации и донесение ее до руководителя. В таком случае перед вами стоит двойная задача: найти контакт с посредником и через него – с тем, кого он представляет. Соответственно возрастает роль презентационных материалов и письменной коммуникации, хорошо сформулированного предложения с детальным описанием возможностей и услуг вашей компании.

К сожалению, именно в части создания коммерческого предложения многие отечественные кейтеринг-службы работают наиболее слабо. Объясняется это тем, что большинство из них – выходцы из ресторанного бизнеса, для которого часто синонимом предложения является само меню. Грамотное коммерческое предложение должно быть емким, но не перегруженным, и непременно содержать следующие части.

• Изложение преимуществ и выгод, которые получит клиент, если выберет вас в качестве подрядчика.

• Предложение по выбору площадки – на тот случай, если клиент не определился с местом проведения мероприятия. Обычно кейтеринг-службы имеют свою базу площадок.

• Сопутствующая информация по меню – что включено в его стоимость, что предлагается дополнительно.

• Конечно же, меню.

• Блок о напитках – холодных, горячих, алкогольных и безалкогольных.

• Блок о дополнительных услугах, если таковые имеются, – украшение цветами, воздушными шарами, приглашение артистов и т. д. Однако большинство кейтеринг-компаний рано или поздно, частично или полностью отказываются от предложения дополнительных услуг как от непрофильной и скорее обременительной для себя деятельности.

• Дополнительная информация о способах оформления мероприятия – сервировки столов, о вариантах одежды персонала и т. д.

Традиционно в стоимость меню помимо себестоимости продуктов включаются их доставка до места проведения мероприятия, работа поваров и официантов, аренда оборудования – столов, стульев, скатертей, посуды и приборов. Иногда в стоимость меню включаются также безалкогольные напитки, чай и кофе. Реже к общей стоимости меню добавляют алкоголь.

Спиртные напитки, как правило, оплачиваются дополнительно. Это происходит в том числе и потому, что кейтеринговые компании в большинстве случаев не отказывают заказчикам, желающим закупить и привезти алкоголь самостоятельно. В этом случае взимается так называемый «пробковый налог» – плата за сервировку (клиентского алкоголя. Плату «сверх» общей стоимости меню в кейтеринге также берут за праздничный торт, меню коктейля для встречи гостей и прочие дополнительные составляющие обслуживания.

В большинстве случаев кейтеринг стремится получить с заказчика 100 %-ную предоплату, но, в общем-то, здесь тоже возможны варианты. Размер предоплаты зависит от комплекса условий:

• если клиент частный и особенно если заказ при этом сложный, связанный с множественными коррекциями меню и т. д., желательно договориться о внесении 100 %-ной предоплаты;

• если клиент корпоративный, являющийся постоянным заказчиком либо имеющий солидную репутацию, допустимо ограничиться просто гарантийным письмом;

• если корпоративный заказчик – новый, неизвестный ни вам, ни на рынке, разумнее всего работать с ним на тех же условиях, что и с частным лицом. Не секрет, что кейтеринговые компании и ивент-агентства работают с одним и тем же целевым клиентом. На практике с каждым годом доля агентских заказов у большинства кейтеринг-служб планомерно растет. Да и бюджеты этих заказов стабильно превышают заказы прямых клиентов. Оно и понятно: там, где есть бюджет на услуги агентства, там и на кейтеринг денег будет выделено больше.

На долю ивент-агентств приходится 25 % и более проводимых кейтеринг-конторами мероприятий. Конечно же, кейтеринг заинтересован в работе с агентствами. Во-первых, это крупные проекты с хорошим бюджетом. Во-вторых, агентства знакомы со спецификой работы кейтеринга и при подготовке к мероприятию зачастую лучше учитывают потребности РВО. Основная масса работы, конечно же, приходится на корпоративные мероприятия. Это, наверное, около 90 % от общей доли совместных с агентствами проектов. И большинство высокобюджетных заказов поступает, само собой, от агентств. Крупным компаниям проще работать с одним подрядчиком – агентством, организуя мероприятия «под ключ». Потом агентства привлекают кейтеринг уже как своего подрядчика. Большинство специалистов по кейтерингу согласятся, что нужно платить агентскую комиссию. Обычно ее размер варьируется от 10 до 15 %. Но все зависит от проекта; конечно же, всегда бывают исключения и размер комиссии иногда увеличивается и вдвое. Иногда ивен-торы перепродают кейтеринг и помимо комиссии еще и завышают ваши цены перед заказчиком. Порой кейтеринг выступает как подрядчик агентства и практически никогда не видит финальную смету, которую агентство выставляет клиенту. Чаще всего такая надбавка все-таки есть. А поскольку кейтеринг обычно до последнего момента не общается с клиентом, не видит смету, то соответственно и не имеет возможности отследить завышение цен для заказчика. Клиент в случае такого завышения цен фактически переплачивает за меню. К тому же существует практика, когда клиент сам проводит мониторинг рынка кейтеринга и даже может обратиться в кейтеринговую компанию напрямую как частное лицо и попросить рассчитать похожее меню. При этом если агентство «накрутило» на стоимости меню, то у клиента может сложиться отрицательное мнение об агентстве, но это, конечно же, не останавливает ивенторов.

Самым важным преимуществом в работе с ивент-агентством, пожалуй, считаются надежность и порядочность кейтеринговой компании. Только потом можно говорить о размере комиссии, ценах на услуги и доступе к заказчику в процессе переговоров.

Стоит понимать, что агентства не работают с одной-единственной кейтеринговой компанией. Всегда необходимо искать для заказчиков что-то новое. У агентства может быть несколько партнеров, работающих в разных ценовых сегментах. Ведь работа только с одной кейтеринг-службой лишает заказчика возможности выбора.

Маркетинг

Несмотря на то что на рынке кейтеринга довольно высокая конкуренция, в большинстве случаев клиент из коммерческого предложения кейтеринг-фирмы не получает ответа на вопрос, почему он должен предпочесть именно ее. Только недавно крупные компании стали акцентировать свои преимущества, впрочем, достаточно расплывчато – «прекрасный сервис», «отменная кухня», «гибкость в работе с клиентом» и т. п. Но и так очевидно, что кейтеринг с сомнительным сервисом, невнятной кухней и отсутствием гибкости в работе на рынке просто не выживет. Коммерческими предложениями и информацией на сайтах следует заниматься более эффективно и особенно четко формулировать их.

Конкурентные преимущества кейтеринговых контор – что это? Все компании довольно разные: кто-то постоянно попадает в рейтинги лидеров, а кто-то обслуживает всего несколько мероприятий в год. Зрелым рынок можно будет назвать при наличии такого атрибута, как высокая конкуренция, что будет выражаться в специализации компаний и наличии внятных конкурентных преимуществ.

Еще два-три года назад кейтеринг-службы даже не пытались заявлять о своих отличительных чертах и преимуществах. Сейчас же некоторые из них уже это делают – они формулируют свои преимущества в коммерческих предложениях и зачастую в особом разделе сайта компании. Однако на деле означенные конкурентные преимущества в большинстве случаев таковыми не являются.

При умеренной конкуренции большинство игроков на рынке кейтеринга позволяют себе работать, не найдя и не сформулировав свое конкурентное преимущество и уникальное предложение. Помните, что отличная кухня, достойный сервис и гибкость в работе с клиентом – это то, чего заказчик ждет в любом случае. И это не будет как-то особенно отличать вас среди конкурентов. Отсутствие стратегического преимущества, которое не смогут легко скопировать, лишает компанию устойчивости на рынке в долгосрочной перспективе. Что же может быть конкурентным преимуществом? Самые простые вещи – например, экономичность или, напротив, дороговизна предложения. Другими словами, с самым недорогим и с самым дорогим предложением конкурировать будет сложно. Еще одним важным конкурентным преимуществом может быть наличие собственных площадок, которые компания имеет возможность предложить для проведения мероприятий без взимания арендной платы. Опыт обслуживания масштабных или особенно статусных мероприятий – тоже конкурентное преимущество.

Пока это не стало слишком растиражированным, выделить компанию на рынке также может акцент на экологичности и здоровом питании. Существует простой способ проверить, есть ли у вас конкурентное преимущество. Если противоположность того, что вы сформулировали, тоже могла бы стать конкурентным преимуществом, вы действительно нашли что-то значимое. Если же нет, то ваша формулировка не тянет на конкурентное преимущество. Например, и быстрое обслуживание, и традиционное классическое (довольно длительное по времени) могут быть преимуществом в стационарном ресторане. Самое экономичное предложение, как и самое дорогое, также всегда будет кем-то востребовано. А вот попытка назвать конкурентным преимуществом хорошую кухню или качественный сервис не выдерживает такой проверки. Плохая кухня и низкопробный сервис не работают в любом случае.

Даже сформулировав стратегически значимое конкурентное преимущество и добившись его, вы не должны прекращать поиск чего-то «интересного и нового». Для оживления процесса обслуживания актуальна анимация, демонстрационное приготовление блюд (чаще всего в буфетном формате обслуживания выездных мероприятий). Кроме того, разработка специальных национальных меню также используется как некая дополнительная интересная возможность. Ну и конечно же, не стоит забывать о декоре.

В кейтеринге маркетинговая активность обычно не агрессивна, гораздо больший акцент компании делают на точечную работу с клиентами и более персонифицированный подход к запросам и ожиданиям заказчиков. Другими словами, центром внимания руководства кейтеринговых компаний становятся отделы по работе с клиентами. Обязательным требованием является клиенто-ориентированный сервис – с момента принятия самого первого звонка клиента и до завершения обслуживания мероприятия. Не секрет, что затраты на привлечение нового заказчика зачастую в 10 раз превышают затраты на поддержание лояльности постоянных клиентов. И здесь приходится идти на уступки, предоставлять индивидуальный сервис, отвечать на нестандартные запросы и всегда превосходить ожидания.

Ну и кроме всего вышесказанного в своей работе всегда важно отслеживать тенденции и не пренебрегать пресловутым бенчмаркингом.

Теперь немного про PR и продвижение на рынке кейтеринга. Первое, о чем стоит думать, – это, конечно же, сама услуга. Ведь очень часто можно видеть, что компании, ничего из себя не представляющие, массированно занимаются рекламой, PR и прочими маркетинговыми активностями, которые, конечно, дают какой-то результат, но лишь сиюминутный и, главное, одноразовый. Все это помогает привлечь клиента, но когда услуга или продукт недостаточно качественны, не соответствуют ожиданиям клиентов или даже тому, что о них говорит производитель, привлечь клиента активным продвижением можно единожды, а в следующий раз никакие рассказы и рекламные трюки не способны будут убедить разочарованного заказчика в том, что компания заслуживает повторного обращения к ней.

Необходимыми атрибутами качественной услуги в кейтеринге являются несколько важных вещей. Здесь извечен спор о том, что в кейтеринге первично – кухня или логистика. В общем-то, понятно, что одно без другого не обеспечивает качественной услуги. И пожалуй, можно согласиться с тем, что какой бы фантастической и высокой ни была кухня, сбои в логистике ничем не будут оправданы и компенсированы. Логистика же обеспечивается не опытностью персонала, как ошибочно полагают, а теми самыми стандартами в деятельности и формализованностью бизнес-процессов. Уровень же кухни, клиентские ожидания и требования к нему растут вместе с ростом статуса и соответственно цены на услугу. Говоря проще – важны четкая логистика и адекватный уровень кухни.

Если же компания имеет качественный продукт, то следующие шаги – это выбор правильной ценовой политики и нахождение своей ниши, своих заказчиков. Как раз то, что маркетологи именуют Price и Place. A вот продвижение – это последнее из всего списка. И пока нет качественного предложения, адекватной цены и понимания адресата, активно продвигать компанию рано.

Если компания не обладает конкурентным преимуществом, то она не может быть интересна априори, ведь она ничем не выделяется. Если же компания имеет яркие отличительные черты, то пора заняться и продвижением. Какие же способы продвижения самые действенные для кейтеринга? Кейтеринг – это прежде всего услуга, и она потребляется заметно чаще корпоративными клиентами. Отсюда и способы продвижения, и каналы продаж. В первую очередь, нравится это кому-то или нет, лучше всего остального работают «холодные» звонки и прямые продажи. Во-вторых, конечно же, Интернет. Обязателен достойный сайт, эффективны поисковая оптимизация и контекстная реклама. Ну и наконец, из печатной рекламы – отраслевые издания, узкоспециализированные для нашей целевой аудитории. Для корпоративных заказов – это издания для HR, для частных клиентов – свадебные издания.

Для кейтеринга PR нужен и полезен. И не стоит воспринимать его как инструмент продаж. Это сопутствующий, поддерживающий инструмент, полезный именно в таком виде. Учитывая, что РВО, за редким исключением, представляют собой небольшие компании со штатом 30–40 человек, самостоятельных отделов рекламы и PR они обычно не имеют. Гораздо эффективнее такую функцию отдать на аутсорсинг специализированному агентству или фрилансеру.

На первое место при выборе специалиста по PR можно поставить знание отраслевой специфики. И даже не общей ресторанной, а кейтеринговой. Платить же стоит за количество и качество размещений публикаций о компании. Важно выбрать оптимальное присутствие «в эфире». С одной стороны, оно должно быть заметным, а с другой – все-таки не становиться навязчивым. Важно, чтобы издания и интернет-порталы, на которые будет сделан акцент, были целевыми и достигали вашей аудитории. А оценивать результат можно только в долгосрочной перспективе. В этом смысле нужны долгосрочное партнерство и сотрудничество, связанные с маркетингом и PR услуг. Можно с уверенностью сказать, что целевая аудитория гораздо больше обращает внимание на короткие и яркие сообщения, нежели на длинные монотонные статьи. Скажем, какая-то отраслевая новость, рейтинг или событие всегда становятся предметом более активного внимания.

Подытоживая приведенные рекомендации для новичков в продвижении кейтеринга, надо отметить, что качественный продукт – это превыше всего. Прежде чем начать PR-ходы, проанализируйте собственную деятельность изнутри и снаружи. Используйте сторонние мнения как клиентов, так и профессионалов. И в этом, конечно же, важен баланс. Просто PR, статьи, новостные публикации могут остаться сухой техникой, так скажем, «без души», поэтому важно ценить отношения – с вашими пиарщиками, изданиями, интернет-порталами. И не в последнюю очередь с заказчиками, конечно же. А в кейтеринге можно выделить еще и особую аудиторию, заслуживающую внимания и особого отношения, – это ивенторы, ведь они самые что ни на есть постоянные клиенты.

Предлагаемые услуги

В отношении формирования меню существуют сугубо российские или, правильнее было бы сказать, постсоветские особенности, а есть и современная практика. Стойкой неизменной тенденцией, например, остается желание россиян иметь большой ассортимент блюд в центре столов во время традиционных ужинов независимо от предлагаемых порционных индивидуальных блюд на протяжении застолья. Вместе с тем замечательно прижилась в ресторанной жизни и находит горячий отклик у большого числа организаторов и участников выездных мероприятий отличная западная идея анимационных станций, называемых еще cooking show. При составлении национальных меню существует практика использования лишь некоторых наименований, то есть элементов национальных кухонь, чтобы лишь придать колорит празднику, а не навязать всем гостям в полном объеме блюда, которые могут оказаться им не по вкусу. Не стоит игнорировать и объемы банкетных блюд, потребляемых во время приемов любого уровня. По словам французских поваров, например, при расчете общего количества еды для буфета с рассадкой стандартной является цифра 500 г на персону, в России это не менее 1 кг.

Пока предложения кейтеринг-компаний до сих пор не охватывают весь круг потребностей корпоративных клиентов. За неимением сформулированного и качественного предложения кейтеринг-службам приходится делиться прибылью с ресторанами и службами доставки. Конечно же, корпоративному клиенту ассортимент нужен принципиально иной, но базовые правила остаются теми же. Ассортимент должен быть простым, ограниченным и ориентированным на вкусовые предпочтения большинства. Для корпоративного заказчика – это салаты, сэндвичи, изящная выпечка, в доставке еще и супы, шашлыки и десерты. Ко всему этому непременно стоит добавить напитки. Остальное – пожеланию. Можно включать элементы национальных кухонь или готовые наборы для мини-приемов.

Таких вот незатейливых предложений на рынке как раз совсем немного, буквально наперечет. И что парадоксально, они остаются в низкой конкурентной среде уже много лет. Порой даже от заказчика можно услышать, что заказать доставку готовых блюд для корпоративных целей можно только у одной-двух компаний. И не потому, что другие этим не занимаются, а потому, что у остальных операторов данная услуга не предложена как готовое решение, как заказ, который оформляется за 10 мин. А следовательно, предложение вроде бы есть, но по факту его нет.

У большинства компаний-заказчиков пользуются спросом различные подарки. Речь идет о презентах на Рождество, Новый год, 8 Марта, 23 февраля, Пасху, а также профессиональные праздники, скажем строителей или нефтяников. И кейтеринг здесь также может предложить удобные готовые решения. Самое интересное, что примеры таких предложений – успешных и востребованных – есть, просто их очень немного.

Существуют запросы и на обслуживание малых заказов, что далеко не всегда является синонимом малых бюджетов. Это могут быть переговоры высокого уровня или заседания совета директоров, то есть те случаи, которые подразумевают обслуживание всего нескольких персон. Иногда здесь используется вариант доставки готовых блюд, но порой требуется именно полноформатное выездное обслуживание. Многие кейтеринговые службы готовы браться за такие заказы, исходящие от постоянных клиентов, а для широкого потребителя подобное предложение не озвучивается. Заказчик, в свою очередь, расценивает свои запросы как не слишком интересные подрядчику и обращается в службу доставки, либо в ближайший ресторан, либо в корпоративную столовую. Хотя изначально он был готов платить за более высокий уровень качества и сервиса.

Примечательно, что на рынке появилась такая разновидность сервиса, как барный кейтеринг. Услуга родилась совсем недавно, но уже позиционируется и продвигается как самостоятельный вид кейтеринга. Подробнее о ней поговорим чуть позже. Можно предполагать, что аналогично услуге барного кейтеринга развитие должны получить и другие вышеописанные предложения операторов. Что-то выльется в псевдосамостоятельную услугу а что-то будет работать вообще как бизнес-модель. Со временем, когда ключевые игроки исчерпают лежащие на поверхности ресурсы, всем придется прорабатывать «штучный спрос». Любой рынок постепенно движется в сторону насыщения. И разнообразие форм и вариаций предложений – неизбежный и обязательный атрибут этой насыщенности. Это только вопрос времени.

Выразительность услуги

Теперь о выразительности услуги. Зачастую кейтеринг становится заурядным и скучным, а РВО оказывается неспособным предложить что-нибудь интересное и стоящее внимания. А ведь восприятие ресторанного обслуживания на мероприятии начинается еще до того, как гости попробуют что-либо из закусок. И сюда входит то, как выглядит зал, как оформлены столы, как сервированы сами блюда и каков антураж всего обслуживания. Говоря о ярком применительно к ресторанному бизнесу, следует обращать внимание на запоминаемость проведенного банкета. Если гостям захотелось поинтересоваться исполнителями банкета, значит, в сознании людей их кулинарный праздник останется ярким и приятным воспоминанием.

Подумайте о красках, используемых в оформлении, подборе сочетания натуральных цветов самих продуктов либо о контрасте цвета посуды и самого блюда. Может быть, выездному ресторану будет легче всего проявить себя в колоритных южных тропических темах. Другим вариантом может быть использование света и даже огня. Игры со светом могут дать совершенно потрясающий эффект, например, в декорациях с подсвеченными «бриллиантами» на фоне темного цвета скатерти, выхваченными лучом света из тени. Не перестает по-прежнему восхищать гостей и всевозможное «фламбирование» десертов, вспышки «живого» огня завораживают и надолго остаются в памяти. Вообще, само наличие тематики уже делает обслуживание выразительным.

Антураж – это не то, что в одном случае приходится создавать, а в другом нет, это задача для каждого мероприятия. Во всех ситуациях важно создать запоминающийся образ ресторанного обслуживания. Иногда это немного проще, иногда чуть сложнее, но если делать это из раза в раз, то поиск идей перестает быть мучительным.

Из самых простых концепций оформления обслуживания, наверное, можно назвать тропический стиль, шоколадную вечеринку и гангстерскую тему. А также темы диско, «стиляги», 1960-е и мероприятия в цветовой тематике (скажем, red party или в цветах флага либо логотипа компании). В оформлении у кейтеринга центром внимания всегда остается стол, будь то банкетные столики или буфетные линии, однако для создания целостного образа и его гармоничного восприятия гостями иногда приходится либо привлекать партнеров-оформителей, либо предлагать что-то самим и в отношении оформления всей площадки.

Если говорить о подаче блюд, то самые интересные находки – это авторские формы подачи. В большом ассортименте в практике кейтеринговых компаний представлены сочетания оригинальных рецептов и интересной гастрономической анимации. Вообще, анимация – это сегодняшний серьезный тренд в кейтеринге, и она принимается «на ура». Помимо этого, можно использовать такие решения, как «соус-капсулы для канапе», «декоративные мольберты для блюд» и многие другие оригинальные элементы подачи – это всегда интересно и ярко. Ну и, конечно же, использование ярких ингредиентов и специй. Почти гарантировано восторженное восприятие гостями банкетов торжественных выносов целиковых блюд – рыбы, птицы, мясного жаркого, в особенности если действо сопровождается соответствующим музыкальным или пиротехническим элементом. Гвоздем программы может стать блюдо, которое представляет собой что-то действительно особенное. Это либо какое-то крупное блюдо, как, например, барашек на вертеле (если речь идет об открытом воздухе), либо какое-то очень изысканное и дорогое блюдо, которое подается в соответствующей обстановке индивидуально всем гостям одновременно, либо это способ подачи блюда – фламбе, карвинг, ролл-станция и многое другое в интерактивном формате.

Кроме того, стоит помнить и о сопутствующих элементах. Очень благодатная тема – игра с цветом текстиля, это всегда производит впечатление. Скажем, черный бархат для банкетных столов и салатовая драпировка фуршетных линий; яркий оранжевый или, напротив, сдержанный серый цвет и т. д. Но если есть общая концепция и тематика, то цвет текстиля определяется, конечно же, общей идеей и для шоколадной вечеринки драпировка должна быть именно шоколадного цвета.

Отлично работают и аксессуары: от сухих веток и живых цветов до, например, хорошего стекла и красивых свитков меню на банкетных столах. При условии, что все это не течет на стол и не сыплется в еду, а также не нарушает санитарных норм. Увлекаясь декоративными элементами, стоит помнить и о простом: дорогой алкоголь, например, сам по себе украсит любое обслуживание и подчеркнет его уровень. Но возможны и очень оригинальные идеи: например, будет ярким и запоминающимся оформление центра стола в виде расколотого кокосового ореха, соответствующего тематике гавайской вечеринки. В этом вопросе, в принципе, почти нет границ, элементами оформления может стать буквально все – начиная от декоративных аксессуаров, стекла, морских звезд (если это вписывается в тему мероприятия) и заканчивая неожиданными вещами, такими как, например, спортивный инвентарь: мячи, ракетки и шахматные доски, на которых сервируются закуски (опять же, если это в рамках общей концепции обслуживания).

Сами помещения могут диктовать организаторам возможные темы и образы, подходящие для воплощения именно на данной конкретной площадке. Однако талантливые и неординарные декораторы способны до неузнаваемости изменить характер помещения. Кейтеринг в таком случае призван лишь правильно уловить его и подчеркнуть в выборе блюд, их подаче и оформлении заданный тон всего события. И в гастрономическом смысле, когда речь заходит о действительно креативных, почти дизайнерских кулинарных запросах от клиентов, кейтеринг имеет вполне реальные возможности.

В принципе, любой стиль имеет право на существование и может быть предложен заказчику, если он этого желает. Но иногда желание соответствовать определенному заданному стилю доходит до абсурда и, безусловно, легко может выйти за рамки восприятия приема пищи как такового. Есть вещи, которые определенно не стоит использовать. Так, иногда в погоне за реализацией пляжной темы заказчики пытаются поместить на стол песок. Это довольно спорная идея. А вот живая трава, как в небольших вазах, так и в виде газона, покрывающего всю поверхность стола, – напротив, оригинально, недорого и ярко. В остальном неприемлемо то, что откровенно неэстетично, а также, например, тонкие свечи и растения с осыпающимися мелкими иголками. Неуместными могут быть живые существа любого вида и размера. Так, вроде бы оригинальная идея с аквариумами и живыми рыбками в них, используемыми в оформлении фуршетных линий и уж тем более центров банкетных столов, в случае смерти этих самых рыбок однозначно испортит аппетит и настроение любому гостю. Слишком замысловатые и неудобные костюмы официантов ставят под угрозу качество и оперативность их работы и, как следствие, грозят испорченным впечатлением от всего обслуживания в целом.

Кроме того, не всегда уместно использование плохо сочетающихся с едой материалов декора, таких как, например, мех. Тематическая униформа персонала, безусловно, украшает мероприятие. И можно решить эту задачу «малой кровью», не расходуя на это существенную часть бюджета, – скажем, с помощью использования в униформе обслуживающего персонала лишь элементов костюма: головного убора, жилета, футболки с тематическим принтом.

Задача кейтеринга – организационно помочь клиенту в осуществлении его желаний, подсказать поставщиков с лучшими ценами, размерный ряд и т. п. ровно в тех рамках, которые ему кажутся нужными. Летом отлично сработают цветные футболки и банданы. А на теплоходе, например, недорого и интересно могут смотреться тельняшки и алые шейные платки.

Теперь о табу. Если мероприятие не является гастрономической презентацией, то желание сделать кейтеринг более ярким, чем все остальное, будет под запретом. Как бы то ни было, надо понимать, что на любом тематическом мероприятии еда не цель, а фон. Если фон заглушает основное содержание, это дурной вкус и поэтому, безусловно, табу. Также в погоне за эпатажем недопустимо нарушать общечеловеческие ценности, мораль. Так, довольно кощунственно, даже в рамках заданной медицинской тематики, пить «кровь» из капельниц и шприцев или есть кусочки почти сырого мяса в соответствии с темой пещерного быта древних людей. Довольно неуважительно навязывать гостям на массовых банкетах блюда со специфическим запахом. Само собой, нельзя использовать ^сертифицированные и запрещенные к использованию продукты. И каждая компания сама для себя определяет подобные границы.

Анимация

Анимация – относительно новая и незаурядная составляющая мероприятий. Зачастую заказчики не знают обо всех возможностях кейтеринга, поэтому компании, чтобы сделать свое обслуживание интересным, сами предлагают свежие решения в этой области (гастрономическую анимацию, приготовление блюд в присутствии гостей). «В репертуаре» достойного подрядчика по кейтерингу должно быть, пожалуй, как минимум порядка десяти вариантов. И выбор анимации, подходящей для отдельно взятого мероприятия, будет определяться многими факторами: сезоном, форматом обслуживания, числом гостей, местом проведения мероприятия и т. д.

Самым «анимируемым» форматом обслуживания, конечно же, является буфет. Он в отличие от банкета делает мероприятие более динамичным. Кроме того, формат буфета необязательно подразумевает жесткие ограничения по продолжительности обслуживания, как формат коктейля, например. Все это делает буфет идеальным вариантом для полета фантазии и экспериментов с подачей блюд, в том числе анимированной. Конечно же, и для банкета, и для коктейля тоже можно найти адекватные решения, и поскольку компании всегда стараются удивить своих гостей, то применяют анимацию (или, как ее еще называют, лайф-станции или cooking-show) на мероприятиях практически всех форматов обслуживания.

Анимационные станции как идея не имеют сезонности. Вместе с тем есть виды анимации, которые сложно, а некоторые и вовсе невозможно использовать в помещении. Например, самый простой вариант анимации – это традиционное барбекю и блюда «на вертеле», которые, конечно же, не готовят в помещении. Как и приготовление, скажем, плова в специальных огромных сковородах тоже практикуют по большей части только на открытом воздухе. Демонстрационное приготовление блюд даже смотрится наиболее актуально и интересно в весенне-летний сезон. Хотя масса вариантов анимации существует и для мероприятий, обслуживаемых в помещении. Это и вок-станция, и такие, казалось бы, несложные вещи, как салатная станция и карвинг, и более сложное в техническом плане фламбе, и еще многое другое.

Уже никого не удивишь стандартным набором канапе на красиво сервированном столе, поэтому, конечно же, востребованность анимационных мероприятий растет. Они одновременно являются и веянием моды, и предложением, рождаемым спросом, и, конечно же, стремлением кейтеринга делать продукт, который даже до того, как его попробовали, уже привлекает внимание и производит впечатление. Это ведь во многом определяет и настроение, и восприятие гостями происходящего.

Анимационные станции хороши для встречи гостей и в течение всего мероприятия, а иногда как заключительный аккорд. Во-первых, все зависит от желания заказчика. А во-вторых, есть самые разные варианты анимации. Например, суши– или канапе-станция будет неплохим вариантом как для легкого коктейльного обслуживания, так и для встречи гостей. Многие станции станут отличным вариантом для использования в течение всего мероприятия. А, скажем, демонстрационное приготовление панна котты или тирамису станет отличным завершением приема.

Кейтеринг-анимация может быть даже концептуально встроена в культурно-развлекательную программу мероприятия. В принципе, она может быть просто интерактивной частью стола, но на концептуальном или тематическом мероприятии ее, конечно же, стоит встроить в идею всего мероприятия. Так, например, в концепции мероприятия «Вокруг света» гости могут пробовать блюда разных народов мира или даже поучаствовать в их приготовлении. А в концепциях «Огонь» или «Черное и белое» можно выбрать соответственно варианты анимации, связанные с открытым огнем (гриль, фламбе) или подразумевающие определенную цветовую гамму блюд, скажем, какие-то экзотические и необычные ролл-станции или простой вариант – шоколадные фонтаны с черным и белым шоколадом.

Иногда гости восторженно воспринимают элементы анимации, связанные с едой и напитками, в качестве центрального элемента программы мероприятия. Это способно превратить обычное обслуживание в живую интересную историю. Гости соприкасаются с работой поваров и своими глазами видят, что и как для них готовится, – это делает обслуживание более личностным и индивидуальным.

Чаще всего кейтеринг может воплотить любые концептуально сложные идеи без услуг дополнительных подрядчиков. Но если мероприятие планируется в каком-то тематическом стиле или в концепции, охватывающей и развлекательную составляющую, и подачу блюд, то, конечно же, важно взаимодействие с ивенторами. Если говорить об анимации как о составляющей, скажем, буфетного стола, то никаких серьезных ограничений по масштабу мероприятия не существует. Если же мы говорим о варианте, больше включающем гостей в процесс приготовления блюд (эдакий мастер-класс), то, конечно же, это подойдет лишь для относительно небольших мероприятий, хотя бывают и исключения. Для небольших коллективов проводятся мастер-классы по приготовлению суши, фламбе, китайских вок, карпаччо, целых блюд.

Барный кейтеринг

По аналогии с кейтерингом, то есть выездным ресторанным обслуживанием, барный кейтеринг – это комплексное оказание услуг по организации выездного бара в любое время в любом месте. Данное понятие включает в себя обращение клиента в организацию, выбор формата бара и концепции мероприятия, составление меню коктейлей, подбор оборудования, посуды и униформы персонала, закупку всех ингредиентов, доставку их и всего необходимого на место обслуживания, монтаж и демонтаж оборудования, непосредственное приготовление коктейлей на мероприятии, а также вывоз оборудования и мусора после проведения торжества. Причем именно выездной бар предоставляет расширенный комплекс барных услуг, так как кроме приготовления более широкой линейки коктейлей, чем в обычном баре, организуются бармен-шоу подбираются закуски к напиткам, могут быть организованы обслуживание напитками, работа сомелье и т. д.

Немногие знают, что обычные рестораны и клубы тоже пользуются услугами выездного бара, когда требуется организовать масштабный, для большого числа гостей, бар или бармен-шоу. В этом смысле спрос на такую услугу довольно широк. Не стоит думать, что барный кейтеринг – это только горки шампанского и флейринг. Есть мероприятия в силе black tie, на которых эти опции будут неуместны, зато классические коктейли, приготовленные и поданные в лучших традициях, придутся как нельзя кстати. A exhibition flairing и каскады бокалов как определенный способ подачи являются дополнениями к коктейль-бару Пирамиды могут найти свое место на welcome-зоне, а бармен-шоу может стать частью шоу-программы. А самые популярные элементы – это горки и приготовление коктейлей.

Конечно же, выездной бар не обходится без еды. Яркие авторские коктейли могут быть дополнены современными закусками из серии finger food. И уж никак не обойтись без кухни при таких форматах, как коктейль или фуршет, где барное обслуживание является частью общего мероприятия.

Смета и стоимость барного кейтеринга для мероприятия складывается из следующих составляющих. Прежде всего это cost – себестоимость ингредиентов, потому что, допустим, алкогольные коктейли на основе водки и, к примеру, джина значительно отличаются друг от друга в себестоимости. Кроме того, в смету входят стоимость работы персонала, транспортные услуги, продолжительность мероприятия и количество коктейлей. Затем в расчет берется количество необходимого оборудования. Имея собственную большую материально-техническую базу (барные стойки, посуду, шейкеры и др.), можно их избежать, не сталкиваясь с арендой оборудования и тем самым не включая в смету дополнительные затраты.

В барном кейтеринге есть целый ряд интересных находок Например, коктейли с ювелирными украшениями, молекулярные, ароматные цветочные коктейли. Вообще, молекулярная миксология – один из ведущих мировых трендов. С помощью специального оборудования привычные ингредиенты коктейлей принимают совсем новые цвета, вкусы, запахи и агрегатные состояния, приятно удивляя гостей. Из Лондона в барный кейтеринг пришла технология «премикс», заключающаяся в том, что компоненты коктейлей готовятся заранее, смешиваются в определенных пропорциях и барменам остается лишь только доготовить коктейль. В основном барный кейтеринг используется для корпоративных мероприятий, презентаций и свадеб. Существуют также мероприятия, которые ориентированы только на бар.

О здоровой пище

Живя в мире экологических катастроф, люди стали задумываться: что и в каком виде они едят? Где вырастили те или иные продукты питания? В каких условиях? Реагируя на спрос, производители стали расширять ассортимент: появились овощи, выращенные на экологически чистых полях, хлеб, приготовленный из муки грубого помола, молоко от животных с экологически чистых пастбищ. Все это не только удачное продвижение продукции в момент, когда экологичность в моде, но и реальная польза и для потребителей, и для окружающей среды. Когда магазины заполонили полуфабрикаты, а города наводнили рестораны быстрого обслуживания, у людей стали появляться проблемы со здоровьем. Самое распространенное заболевание, возникающее от неправильного питания, – это ожирение. На его борьбу в разных странах выделяются огромные средства, в том числе и из государственного бюджета. У некоторых производителей, позиционирующих себя как «зеленые», появились производства, которые не используют искусственных компонентов, не имеют выбросов и отходов, портящих окружающую среду. А потребители стали гораздо больше задумываться о своем здоровье, социальной ответственности и начали правильно питаться.

Конечно же, представители всех отраслей ресторанного бизнеса задумываются о том, что они предлагают в своих меню. В некоторых ресторанах в меню уже включают полезные для здоровья и экологически чистые блюда. Кейтеринг тоже не остался в стороне. Конечно, как в начале 1990-х, так и сейчас существуют вещи, которые на российском рынке еще так и не появились вовсе либо не стали такими же насущными и широко востребованными, как в Европе или Америке. Например, стремление рестораторов демонстрировать социальную ответственность в защите окружающей среды и заботиться об экологичности собственного продукта. В традиционном ресторанном бизнесе, впрочем, эта тема у нас периодически переживает всплески активности, хотя сказать, что «экологичность в комплексе» – устойчивый тренд российского ресторанного бизнеса, довольно трудно. А на кейтеринговом рынке таких примеров почти нет.

Обычно в рамках «Зеленой инициативы» западные рестораторы говорят как минимум о том, что используются только экологически чистые продукты и даже предметы сервировки. Также отдельное внимание уделяется переработке всех видов отходов: бумаги, стекла, алюминия и т. д. Но даже эти простые вещи пока не кажутся очень актуальными и востребованными для российского рынка. Есть и другие составляющие экологичности, например активное применение ресурсосберегающих технологий, очистка использованной воды, экологически чистые двигатели корпоративного автопарка и даже отказ от использования, например, тех видов рыб, которые не рекомендованы к вылову международными природоохранными организациями. Один из американских операторов в рамках социального партнерства даже предлагает 45 разновидностей корпоративных подарков, изготовленных из перерабатываемых и не наносящих вреда окружающей среде материалов.

Можно сказать, что развитие услуги кейтеринга в России пока больше касается базовых составляющих, таких как уровень сервиса, качество кухни, четкость логистики. Помимо этого, рынок сейчас наиболее восприимчив к новинкам из категории внешних атрибутов: способам подачи блюд, оформлению столов, сервировке, анимации и т. д.

Несмотря на то что у нас пока мало кто задумывается о таких вещах, тема хоть и медленно, но все-таки уже начинает набирать актуальность. Так, например, на некоторых отраслевых мероприятиях представители копаний-заказчиков уже задают вопросы об экологичности. Опыт Запада игнорировать не получится, все рано или поздно появляется и у нас.

В глобальном плане можно сказать, что основных выгод от экологичности для заказчика две. Во-первых, это полезность и безопасность продукта, а значит, спокойствие и здоровье потребителя. А во-вторых, тот факт, что заказчик, выбирая своего подрядчика, фактически голосует рублем за его принципы работы, его стандарты деятельности и его ценности. Поэтому, говоря об экологичности и социальной ответственности, компании предлагают заказчику не только безопасные, полезные и здоровые блюда для его мероприятий, но и участие в этих инициативах и поддержку их.

Рано или поздно российские компании в большинстве тоже будут предлагать что-то похожее. Вопрос только в глубине и обстоятельности подхода, потому что строить на таких принципах всю работу компании не всегда легко, иногда такой подход требует больших затрат.

Проблема здорового питания из года в год становится более актуальной. Сейчас этот рынок в России только начинает развиваться. Потребители услуги – это представители серьезного иностранного и российского бизнеса, то есть люди среднего класса и выше, которые уделяют большое внимание качеству жизни, в том числе безопасности и полезности своего питания. В Америке, которая известна растущей проблемой ожирения среди населения, уже несколько лет успешно развиваются сети кафе и ресторанов, позиционирующих себя в сегменте здорового питания. Активно развивается «здоровый кейтеринг» во Франции. Там разработаны целые линейки Green Food для банкетов, фуршетов и прочих официальных мероприятий. Компании пытаются предложить заказчику полностью сбалансированное и приготовленное по правильным технологиям питание. Конечно же, для приготовления используются продукты, только прошедшие контроль отдела качества, – это продукты, не содержащие ГМО, поступающие от надежных, проверенных поставщиков.

Большинство продуктов, какими бы изысканными и экологически чистыми они ни были, требуют правильного приготовления. Основные продукты, на которых может быть основано экологичное и здоровое меню, – это, безусловно, овощи, фрукты, морепродукты. Актуальны и преимущественно щадящие виды обработки продуктов. Температура жарки, например, должна быть не 180–200, а 120 °C и ниже. Это немного дольше, чем обычно, но в такой ситуации продукт сохраняет свои качества гораздо лучше. Так называемое приготовление при низкой температуре можно осуществить в современных пароконвектоматах. Отличное решение для обжарки свежих овощей и мяса – лавовый гриль. В пище сохраняются минеральные соли и витамины. Поглощается очень мало жира – жир из мяса, например, капает на раскаленные лавовые камни и придает мясу «вкус барбекю». Пароварки также позволяют работать как в обычном режиме (температура кипения 100 °C), так и в режиме 70–80 °C. Это дает деликатное приготовление продукта практически без изменений его полезных свойств, что особенно актуально для картофеля, моркови, свеклы, а также любых птицы, рыбы и мяса.

Распространено мнение, что полезная пища – это невкусная пища, и оно основано на негативном опыте прошлых лет, но сейчас ситуация в корне изменилась. Обычно кейтеринг все-таки не планирует создавать и продвигать именно диетическое питание. Речь идет не о специальных диетах и ограничениях. Если же подумать о том, как может быть оформлено обслуживание с подобным меню, то в теме здорового питания будут актуальны тематическое декорирование из цветов, а также блюда, оформленные овощами или фруктами.

В любом случае, каждое корпоративное событие остается в первую очередь именно корпоративным событием, и качество и экологичность питания необязательно должны быть подчеркнуты как-то особенно. Гости получают вкусные, красивые и, главное, полезные блюда в меню – что может быть лучше?

Дополнительные услуги

РВО нередко сталкиваются с запросами заказчиков на дополнительные услуги, и в частности на организацию музыкального сопровождения, а иногда и на обеспечение всего контента мероприятия. Тенденция такова, что крупные профильные кейтеринговые компании стремятся как раз уйти от тех услуг, которые не являются их целевым бизнесом. Часто РВО в ответ на запрос клиента о возможности организации музыкального сопровождения или целой программы сразу же направляет его к своему партнеру, который оказывает именно эти услуги профессионально. Понятно, что нередко это компания, входящая в один холдинг с кейтеринговым оператором. Небольшие же компании, которые не имеют достаточного объема продаж своих услуг, часто дополняют их и сопутствующими предложениями, как, например, оформительские услуги, организация развлекательной программы и т. д. Обычно клиент, который запрашивает такие услуги у кейтеринга, остается удовлетворен их качеством, потому как изначально не был готов подрядить специализированное агентство и понимал, что идет на некий компромисс.

Небольшие кейтеринг-службы, которые пытаются сами создавать программы, часто привлекают внештатных арт-менеджеров, администраторов, имеющих выходы на музыкантов самых разных жанров. Однако такая схема оказывается не слишком эффективной, потому что в ней зачастую работает длинная цепочка посредников. В результате цена становится неконкурентоспособной и соответственно неинтересной для заказчика. В то же время, если разговор идет о привлечении одного исполнителя или группы в качестве фонового сопровождения банкета или фуршета, редко работает какая-либо иная схема работы. Понятно, что кейтеринговые конторы, впрочем, как и ивент-агентства, не застрахованы от самых разных накладок в работе с музыкантами и артистами: нередки опоздания, задержка начала работы артистов, разного рода несогласованности.

Порой заказчик рассматривает программу и организацию питания как две независимые и совершенно отдельные оставляющие своего мероприятия. В то же время комплексный подход к организации всего события и концептуальное предложение кейтеринга всегда оказываются довольно существенным плюсом для мероприятия и никогда не остаются незамеченными гостями. Здесь могут быть задействованы такие элементы, как униформа официантов, декор фуршетных или банкетных столов, а также оригинальные и тематические названия блюд, написанные на специальных карточках. Иногда подача блюд вписывается в сценарий мероприятия и красиво увязывается с основным действом на сцене.

Конечно же, такое внимание ресторанному обслуживанию мероприятия уделяется далеко не всегда. Есть и другие примеры в работе кейтеринговых компаний, когда на масштабных мероприятиях серьезные бюджеты тратятся на зрелищную составляющую, приглашение звезд эстрады, техническое обеспечение и т. д., а расходы на меню считаются несущественной статьей и урезаются до минимума. Понятно, что такой подход отражает цели и задачи заказчика в отношении аудитории. Цель впечатлить, поразить видится гораздо более достижимой за счет антуража и сценического действия. Вместе с тем банкетное обслуживание может быть интересным и гармонично вписанным в сценарий и концепцию мероприятия. И креатив в этом направлении может стать для кого-то из кейтеринг-операторов конкурентным преимуществом и возможностью завоевывать рынок ивент-агентств, которые так ценят творческий подход к работе и способность предложить что-то интересное и нестандартное.

Глава 7

Когда необходим кейтеринг

О корпоративных мероприятиях и не только

При обслуживании частных клиентов важно не просто учесть пожелания и требования клиента, но еще и постараться полностью расположить их к себе. Ответственность за доверие по проведению праздника велика. При работе же с корпоративными клиентами больше внимания уделяется такому аспекту, как регламент, и согласование всех деталей предстоящего обслуживания мероприятия проходит в менее эмоциональном русле.

Частные и корпоративные заказчики – это прежде всего различие в поводах организуемых торжеств, отсюда и различия в требованиях к меню, площадке, набору услуг. Корпоранты заказывают как небольшие фуршеты на 50 гостей, так и масштабные праздники на тысячу приглашенных и предпочитают заказывать только услугу кейтеринга в чистом виде, в то время как частники празднуют либо свадьбы, либо дни рождения и предпочитают сразу комплексное обслуживание с целым набором услуг.

Если компании привыкли к тому, что кейтеринг предоставляет уже конкретные просчитанные варианты меню, то частные заказчики хотят видеть весь ассортимент меню, чтобы выбрать самим, по аналогии с обычным рестораном. Сумма среднего чека на одного гостя у частников нередко выше, чем у корпоративных заказчиков.

До мероприятия обязательно нужно обсудить его регламент и кулинарные предпочтения заказчиков. При таком обсуждении нельзя упускать из вида условия самой площадки, на которой планируется проведение праздничного мероприятия. Заранее целесообразно совместно посетить ее для того, чтобы учесть все ее особенности, а они всегда есть. Такой подход дает гораздо лучший результат для клиента, и мероприятие становится настоящим праздником.

Корпоративные мероприятия давно стали неотъемлемой частью повседневной жизни большинства компаний. Любое корпоративное событие, будь то новогодний праздник, презентация нового продукта или деловой прием, не обходятся без кейтерингового обслуживания. И от того, насколько качественно сработает подрядчик по питанию, во многом зависит общее впечатление гостей и участников любого события. Еда может служить в качестве дополнительной, поддерживающей составляющей мероприятия, а может быть и в центре всего события. Так, на деловых мероприятиях, выставках, конференциях РВО организуют питание именно с целью обеспечить посетителей и участников едой. А вот на корпоративных мероприятиях или презентациях меню должно соответствовать теме, концепции праздника, блюда выбираются более дорогие, с красивой и интересной подачей.

Частота заказов кейтеринговых услуг зависит от потребностей компании-клиента, а также от масштаба компании. Крупные компании заказывают выездное обслуживание порой и не один раз в месяц – это небольшие мероприятия на 50-200 человек. Основные же заказы приходятся на пиковые праздничные сезоны – Новый год и лето, когда компании проводят корпоративные праздники для большого числа гостей. В компаниях клиентов обычно сразу несколько отделов и департаментов могут быть заинтересованы в кейтеринговом обслуживании – это HR, маркетинг и административный отделы.

На данный момент событийный рынок в России складывается таким образом, что многие крупные российские и иностранные компании отдают управление своими рекламными, PR-, ивент-, маркетинговыми коммуникациями и бюджетами в руки агентств. Поэтому для кейтеринга работать с агентством выгодно, так как один посредник представляет несколько прямых клиентов. Зачастую агентство привлекается к работе над крупными глобальными акциями и праздниками, а потребность в чисто кейтеринговом обслуживании мероприятий в офисе, на конференции, деловой встрече может возникать ежемесячно, и для этих заказов необязательно привлекать агентство.

Если сравнивать выездные и стационарные рестораны, то между ними необходимо выделить два главных различия – масштаб и мобильность. Во-первых, масштаб мероприятий, проводимых в ресторане, всегда ограничен площадью самого ресторана. Стационарные рестораны чаще всего не имеют площадей и производственных ресурсов для организации и проведения праздников с числом гостей более 300–500 человек, в то время как выездной ресторан профессионально и качественно обслуживает мероприятия на несколько тысяч гостей. И, во-вторых, преимущество выездного ресторана в том, что кейтеринговые компании готовы действовать, а главное, имеют опыт работы в любом месте, где пожелает клиент, – на земле, на воде, в воздухе. Стационарный ресторан не владеет технологиями и навыками выездного обслуживания, не имеет специального кейтерингового оборудования и мебели, чтобы выезжать в офисы, на открытые площадки, специальные банкетные площадки и в выставочные павильоны.

Гостиничные операторы, как и стационарные рестораны, в основном предлагают обслуживание мероприятий на своей территории. И если в сегменте, допустим, конференций клиенты могут как организовать мероприятие в гостинице, так и заселить в нее своих делегатов, и это предложение будет выгодно, то для других сегментов мероприятий ощутимых преимуществ нет. Кроме того, в силу своей специфики гостиничные операторы не обладают гибкостью в составлении меню и ценообразовании на банкетные услуги. Зачастую гостиницы предлагают клиентам уже готовые варианты по определенной стоимости, в то время каккейтеринговые компании в своем меню порой имеют более тысячи блюд и предлагают блюда самых различных кухонь мира. Каждый проект в выездном ресторане рассчитывается отдельно, поэтому большая база блюд и индивидуальное ценообразование дают кейтеринг-фирме возможность составлять коммерческое предложение под бюджет клиента. Ведь стоимость банкетных услуг зависит и от места проведения праздника, от количества гостей и от продолжительности мероприятия, то есть целой совокупности факторов, которые могут как снижать, так и повышать цену.

Некоторые крупные стационарные рестораны рассматривают кейтеринг как дополнительный источник дохода. Однако прежде, чем развивать это направление, от любого ресторана требуются вложения в оборудование и мебель, а также развитие базы персонала. Но даже выходя на рынок выездного обслуживания, стационарные рестораны не имеют ресурсов, чтобы сразу же конкурировать с крупными кейтеринговыми конторами в сегменте масштабных «тысячных» праздников. И еще одним немаловажным фактором являются качество и вкус самих блюд, ведь надо иметь опыт и профессионализм, чтобы приготовить вкусно и красиво в любом месте, а не только на кухне своего ресторана.

Процесс выбора площадки происходит по-разному: клиент может прийти в кейтеринг-компанию, уже определившись с площадкой, или попросить компанию подобрать место для праздника. Например, у многих кейтеринг-служб услуга подбора банкетной площадки развита в высокой степени. Часто база мест проведения выездных мероприятий составляет несколько сотен площадок.

Если мы говорим о корпоративных праздниках, то, конечно же, банкет – более востребованный формат. Он считается самым торжественным и сложным видом обслуживания. На банкете каждому гостю уделяется особое внимание, меню подразумевает выбор блюд, ориентированный на разные вкусы гостей, а концепцию и стиль события отображают изысканная сервировка столов и элементы декора. Однако для летних праздников на открытом воздухе банкет, конечно же, подойдет гораздо меньше. В России для обозначения летнего обслуживания в формате буфета используют термин «барбекю». Организация мероприятий в формате буфета позволяет кейтеринговой фирме показать, насколько профессиональной и слаженной может быть работа ее специалистов, а также продемонстрировать разнообразие блюд и кухонь. В меню буфета входят холодные и горячие закуски, салаты, специальные блюда от шеф-повара, горячие блюда, гарниры, десерты – это полноценное меню, которое можно подавать как на масштабное корпоративное мероприятие, так и на статусное камерное в качестве обеда или ужина.

Летом работа подразумевает некоторые специфические требования по организации мероприятий. Необходимо несколько больше внимания уделять контролю за сохранностью и свежестью продуктов и блюд, использовать дополнительное охлаждающее оборудование, следить за чистотой посуды и приборов, знать, какие блюда можно готовить и подавать летом, а какие не рекомендуется. Кроме того, при выборе площадки для летнего праздника нужно больше времени уделить вопросам ее инфраструктуры: есть ли на ней шатры и тенты, как подводится электричество, предусмотрен ли подвод воды и др.

Вообще, чтобы гарантировать клиенту качественное профессиональное обслуживание, РВО стараются сконцентрироваться на ресторанном обслуживании, однако небольшой набор дополнительных услуг все-таки традиционно существует. Часто компании могут предоставить эксклюзивный торт по индивидуальному дизайну, флористическое оформление, подбор площадки и др.

Срок обработки заказа напрямую зависит от масштаба мероприятия и места его проведения. Часто компании готовы организовать праздник и за 24 ч, но более традиционный срок для подготовки заказов – 72–48 ч.

Деловая активность

Для большинства кейтеринговых компаний, несмотря на все маркетинговые усилия заранее обеспечить себе объем работы в конце зимы и начале весеннего сезона, по-прежнему остается стойкой тенденцией довольно заметное угнетение спроса на выездные ресторанные услуги в этот период. Так, заказы на февраль и март составляют не более 10 % от общего годового оборота. Сколько-нибудь заметное оживление спроса появляется не раньше апреля и к маю в идеале достигает вполне удовлетворительного и стабильного уровня продаж услуг. Можно сказать, что понятия «сезонность» для деловых мероприятий почти не существует. Дело в том, что они напрямую связаны с непрерывной деловой активностью компаний-клиентов, которые участвуют в выставках, проводят тренинги и семинары, презентации новых продуктов, дилерские и пресс-конференции, открывают новые представительства и точки продаж. Летом всегда существует спад, но и тогда тоже некоторые деловые мероприятия все-таки проходят. А период с осени до весны – традиционная пора деловой активности с недолгим перерывом в декабре, когда все заняты подготовкой развлекательных новогодних мероприятий.

Все деловые мероприятия условно можно подразделить на открытые и корпоративные. К открытым относят выставки, подразумевающие доступ неограниченного количества посетителей, а к корпоративным соответственно мероприятия, организуемые отдельной компанией с известным заранее количеством участников.

В обслуживании питанием первой категории мероприятий и выставок есть обычно две составляющие – питание посетителей выставки и питание представителей компаний-экспонентов. Для посетителей традиционно организуют работу буфетов, требующих наличие кассового аппарата, зарегистрированного по адресу проведения выставки, и это, пожалуй, самый большой ограничитель для кейтеринговых компаний. Стоит отметить, что для обслуживания нескольких буфетов будет достаточно иметь один кассовый аппарат. Что же касается питания представителей компаний – участников выставки, то оно включает в себя традиционные ланчи, обслуживание питанием на стендах и фуршетное обслуживание, приуроченное к тому или иному событию выставки.

В принципе, все питание представителей компаний – участников выставки может быть оплачено ими заранее либо организатору выставки, либо непосредственно подрядчику по питанию. Этим подрядчиком может быть и та же компания, которая организует работу буфетов, и любая другая кейтеринговая служба. Конечно же, обслуживание питанием по всем вышеназванным пунктам далеко не всегда проводится единственным подрядчиком, часто задействованы сразу несколько компаний.

Если же говорить о корпоративных деловых мероприятиях, то их обслуживание питанием будет отличаться тем, что порой накормить всех участников необходимо одновременно в ограниченный отрезок времени. Для такого рода мероприятий используются самые различные площадки: show-room, бутики и салоны, галереи и выставочные залы, офисные переговорные и конференц-залы, фойе театров и т. д.

Что касается формата обслуживания, то, как правило, это коктейль или буфет. Поскольку деловая часть мероприятия связана с концентрацией внимания, логично, что участники перемещаются из одной зоны в другую, тем самым используя перерыв не только для приема пищи, но и для отдыха. Чаще всего, если мероприятие проходит в течение всего дня, можно рекомендовать следующую схему организации питания участников делового мероприятия.

• Сбор участников: приветственный кофе/чай с печеньем, сухофруктами и орехами.

• Первый перерыв через 2 ч после начала мероприятия: перерыв на кофе-брейк с легкими горячими закусками или выпечкой и фруктами.

• Второй перерыв через 2 ч после окончания перерыва на кофе-брейк – ланч.

• Третий перерыв через 2–2,5 ч после окончания перерыва на ланч: заключительный чай/кофе (если регламентом мероприятия не предусмотрен развлекательный блок) или аперитив перед началом неофициальной части программы.

Что касается содержания меню, то на деловые мероприятия можно рекомендовать заказчикам более «легкие» варианты блюд. Для строгих деловых кофе-брейков востребованы качественная свежая и миниатюрная выпечка, а также мини-сэндвичи, удобные для быстрого перекуса.

На деловых мероприятиях, как нигде, особенно нужна бесшумная работа персонала. Именно на деловых и официальных мероприятиях в перерывах для приема пищи нагрузка на персонал становится пиковой. На продолжительных фуршетах и банкетах это, конечно же, не чувствуется так остро. В силу того что каждое мероприятие по-своему уникально, схема обслуживания должна быть разработана для мероприятия индивидуально и отвечать всем задачам отдельно взятого события. Количество персонала, безусловно, не может рассчитываться из среднестатистических показателей, всегда необходимо учитывать и временной план мероприятия, и формат обслуживания. Для самых пиковых нагрузок необходимо оптимизировать сбор грязной посуды за счет увеличения количества персонала, использования большого количества точек и самой техники сбора посуды. Безусловно, важны организованные зоны сбора грязной посуды.

Скажем, компания проводит конференцию для торговых представителей. И все тысяча участников может пообедать в течение 1–1,5 ч, отведенных для перерыва на ланч. Это становится главным испытанием для РВО. Ведь при обслуживании фуршета для той же тысячи человек в течение 3–4 ч не возникнет такой пиковой нагрузки, как в описанной ситуации. И если «выдать» тысячу ланчей чаще всего удается без серьезных накладок, то оперативно справляться со сбором грязной посуды получается далеко не всегда. И грязная посуда появляется везде, где только можно и нельзя: на барных точках, фуршетных линиях, подоконниках, лестницах и т. д. А все потому, что менеджер кейтеринг-компании, впервые столкнувшись с такой ситуацией, оказывается к ней не готов. Если компания первый раз взялась за такое обслуживание, то ее затруднения понятны, но часто «прокалываются» и фирмы, работающие на рынке уже много лет. Почему? Да потому, что профессионализм и опыт зачастую остаются достоянием отдельных сотрудников, а не становятся частью стандартов деятельности компании. Что же можно было бы порекомендовать в качестве простых и доступных методов работы в таких ситуациях?

Во-первых, организовать «выдачу» ланчей так, чтобы она требовала минимального участия персонала, который потребуется по максимуму задействовать на сборе грязной посуды. Во-вторых, можно использовать трей-джеки, благодаря которым даже большое количество грязной посуды может убрать один официант. Количество трей-джеков, конечно же, должно быть достаточным. Ну и наконец, управление процессом обслуживания должно быть максимально пристальным, то есть никаких «покурить» и т. д. для персонала в этот момент уж точно быть не может. При этом менеджер мероприятия ни в коем случае не может погружаться в работу на том или ином участке обслуживания мероприятия, а должен быть сосредоточен на отслеживании процесса в целом и координировать работу официантов. Что, впрочем, он должен делать при обслуживании любого мероприятия. А четкое и детальное планирование обслуживания на этапе подготовки может ему в этом серьезно помочь!

Деловые мероприятия часто бывают довольно высокобюджетными. Ведь бюджеты, выделяемые компаниями на развитие бизнеса и клиентских отношений, всегда более щедрые, так как напрямую влияют на деловую отдачу. Самые востребованные месяцы для деловых мероприятий – это октябрь, ноябрь, первая декада декабря, февраль, март и апрель.

Свадьбы

Начало свадебного сезона испокон веков связано с древнеславянским праздником Красная горка, который является ознаменованием полного наступления весны. Красная горка начинается в первое воскресенье после Пасхи. В этот день люди поминали своих предков, после чего проводили массовые народные гуляния, на которых также праздновали свадьбы и приводили сватовство. С этого дня и примерно до середины сентября длится свадебный сезон. Летние месяцы, а именно конец июля и август, – самые популярные у молодоженов.

Конечно же, банкет – самый традиционный формат, но современные тенденции таковы, что молодожены стараются как можно более изощренно разнообразить как саму церемонию бракосочетания, так и последующее празднование. И в данном случае кейтеринг в сравнении с обычными ресторанами является мощным ресурсом для привнесения разнообразия в торжество. Компании часто предлагают и банкет, и фуршет, и еще много интересных вещей, например необычный сценарий подачи блюд официантами, анимацию на буфетных линиях, выход шеф-повара со свадебным тортом, фонтаны с шампанским, различными видами шоколада или сыра, пирамиды из бокалов и многое другое. Кроме того, все перечисленные варианты прекрасно комбинируются. И конечно, на результат сильно повлияет выбор места для свадьбы, ведь летом выбор становится еще шире и можно проводить праздник, например, на открытом воздухе, устроив банкет с дополнительной буфетной линией и элементами барбекю.

Выбор площадки начинается с ответа на ряд вопросов, таких как количество приглашенных гостей, формат мероприятия и множество других деталей. И все это, в свою очередь, влияет на то, какой будет площадка: на свежем воздухе или в помещении, в городе или за городом, в каком-то определенном стиле или традиционная. Часто свадьбы проводятся в усадьбах. Очень важно создать на природе комфортное и качественное обслуживание, не отличающееся от обслуживания в закрытом помещении, а также неповторимый дух романтики, которого непременно ждут собравшиеся.

Отдельно стоит сказать пару слов об этнических свадьбах. Главная их отличительная особенность заключается в том, что количество приглашенных в среднем может достигать порядка 200 человек. Это связано с тем, что у многих народов свадьбу праздновали всем селом или деревней.

В концептуальном плане возможны как классические варианты, так и индивидуальное планирование концепции мероприятия. Очень часто свадьба выдерживается в классическом стиле – с белыми скатертями, цветами и прекрасными дамами в вечерних платьях. На классической свадьбе гвоздь программы – торт, однако и меню, и напитки тоже выбираются и утверждаются с особым пристрастием. Классика жанра – холодные закуски из мяса, рыбы и овощей. Обязательны горячие блюда и напитки. Меню обычно разрабатывается индивидуально и учитывает пожелания и потребности заказчиков. Праздничную атмосферу создают декорации – цветы, свечи и, конечно, ухоженные официанты. А также море шампанского. Однако бывают исключения. Сейчас очень распространены свадьбы в каком-либо необычном стиле – в духе итальянской мафии или деревенской свадьбы с длинными столами и самогоном. Здесь нужны индивидуальный подход и фантазия.

Современные свадьбы все чаще становятся интерактивным театральным представлением, концепция которого складывается из множества элементов, таких как антураж площадки, костюмы, историческая эпоха, взятая за основу, и многое другое. И полноценное совмещение всех этих элементов наиболее удачно происходит именно в случае сотрудничества с кейтеринговыми компаниями, поскольку именно они могут организовать торжество как на открытом воздухе, так и в тематических помещениях.

Поскольку празднование свадьбы – практически для всех один из самых важных моментов в жизни, молодожены стараются как можно более ответственно отнестись к планированию. Оно растягивается на полгода, а иногда и более, поэтому составление предложения и процесс согласования всех деталей торжества проходят с учетом этой особенности.

Во многом для свадеб в силу их «сезонности» будет актуально все то, что и для прочих летних мероприятий.

Лето

Лето – это традиционно активный период для кейтеринга. Пора отпусков, июль и август, не намного отстают по активности от наиболее востребованного июня. Традиционная разработка специальных летних предложений, мониторинг конкурентов и поиск оригинальных и интересных для клиента решений – это обычная занятость для кейтеринга летом.

Самые популярные виды летних мероприятий – барбекю и тимбилдинг, а также их совмещение. Аромат запеченного на углях шашлыка у многих ассоциируется с летом и вызывает массу положительных эмоций, воспоминания о которых так греют нас в зимние морозы. И если барбекю совмещается с веселой развлекательной программой для сплочения людей, то действо неминуемо становится предметом долгих позитивных и, самое главное, коллективных воспоминаний!

В период летних корпоративных пикников резко возрастает спрос на услуги кейтеринга, способного предложить комплексную услугу – и место проведения праздника, и сам выездной пикник.

Летом для кейтеринга работа на открытых (open-air) площадках – это хорошая возможность показать свой профессионализм и качественный сервис. Летом кейтеринг работает на полянах, пляжах, в лесах, за пределами мегаполисов в так называемых «полевых» условиях, но, несмотря на это, обязан гарантировать клиенту качественный сервис и вкусную еду, даже когда на площадке отсутствуют все необходимые коммуникации (электричество, вода и др.) и рядом нет ни одной сервисной службы, которая может оперативно сработать в форс-мажорных ситуациях. Поэтому на летних мероприятиях всю логистику и заказ необходимого оборудования важно продумывать с запасом, вплоть до каждой ложки и вилки. Ведь даже забытые на складе соль и перец могут испортить любое идеально подготовленное мероприятие.

Сезон практически не отражается на стоимости меню. Клиент больше переплачивает за аренду площадки, если это не его территория, и за дополнительную установку шатров и тентов.

Для того чтобы соблюсти санитарные нормы, компания должна провести ряд мероприятий. Технолог и шеф-повар заранее прорабатывают меню, которое должно учитывать особенности проведения праздника. В компании разрабатывается и утверждается регламент. Кроме того, в процессе мероприятия осуществляется соответствующий контроль. Все это объединяется в стандарт работы компании на открытой летней площадке.

Главным фактором, влияющим на качество продукции летом, является температура. Для того чтобы поддерживать свежесть и вкус блюд и ингредиентов в жаркую погоду, а также чтобы вся продукция отвечала санитарным нормам, в некоторых ресторанах используется специальное оборудование – термобоксы с хладагентами, машины для выработки льда. А на самом мероприятии, особенно если это крупный проект, всегда дежурит рефрижератор. Для соблюдения санитарных норм и чистоты летом на столах и фуршетных линиях используется специальная сервировка. Например, стаканы и бокалы переворачивают вверх дном, чтобы их внутренняя поверхность оставалась чистой, а приборы сервируют в глубокие конверты из салфеток.

Заказчики, среди которых и ивент-агентства, иногда делают запросы на дополнительные услуги. Среди самых популярных летом можно отметить шатры и тенты, услуги барменов, флористическое оформление, тепловое оборудование, фейерверки.

В целом мероприятия на открытом воздухе не являются каким-то особенным затруднением для кейтеринга. Вместе с тем есть масса деталей, которые требуют особого внимания. Ведь работа на природе – это отсутствие каких-либо условий для развертывания кухни. Соответственно соблюдение всех требований безопасности и гигиены – отдельный пункт ответственности кейтеринговой службы.

Площадка

Для частных заказчиков лето – отличная возможность провести мероприятие у себя в загородном доме. А для корпоративных мероприятий есть отличный выбор открытых площадок у воды, а также в городских и загородных усадьбах и парках. Тот факт, что часто обслуживание на открытом воздухе несколько дешевле, связан в том числе с большим разнообразием летних площадок, аренда которых меньше, чем стационарных залов.

Некоторые клиенты подбирают площадку самостоятельно, но если по каким-либо причинам они этого сделать не могут, то РВО готовы предложить множество вариантов – усадьбы, пляжи, лесопарковые зоны, поляны и многое другое. Всегда найдется решение даже для самых требовательных клиентов. Если что-то и проводится в помещении, то в виде исключения. Такой формат больше подходит для конференций и семинаров.

Летом как никогда актуальны открытые пространства. Однако для кейтеринговых компаний это не всегда просто, потому что помимо площадки, где происходит само мероприятие, нужно обеспечить еще и место, где будет организована вся работа по его подготовке, в том числе и зона кухни, и стюардинга. Неудобство как для гостей, так и для компаний могут создавать погодные условия. Поэтому заранее следует позаботиться о тентах над всей технической зоной, а также над головами гостей. Также нелишним будет обеспечение удобных посадочных мест на случай жары или дождя. Ведь лето – не всегда стопроцентная гарантия удачной погоды, а проливной дождь или град – главная опасность для праздника на открытом воздухе. Поэтому опытные операторы всегда советуют своим гостям не экономить на установке шатров и тентовых конструкций, так как не на всех площадках они присутствуют.

Если говорить об оборудованных летних площадках, которые специально предназначены для летних праздников, то для кейтеринга важно, чтобы был хороший подъезд транспорта к площадке, оборудован паркинг, на самой площадке был сухой грунт, и самое главное – наличие точки подключения электрооборудования. А если это «дикая» площадка в лесу или на берегу реки, то все необходимое для организации мероприятия кейтеринг-служба привозит с собой.

Парки и усадьбы – это не только огромное поле для деятельности, но и всегда красивое и комфортное место для гостей. Еще одно актуальное место проведения банкетов или фуршетов – водный вид транспорта, например теплоход. Обычно так желают провести свои корпоративные выезды западные и российские компании; кроме того, на теплоходах нередко организуют свадьбы. Для обслуживания здесь есть все, что нужно, в том числе закрытое место для кухни и рабочего персонала. И хотя на теплоходе это пространство обычно не слишком просторно, тем не менее для небольших мероприятий разместить все необходимое точно получится. Не исключены летом и официальные мероприятия, проходящие в закрытых помещениях. Но коктейли, фуршеты и банкеты в таких условиях, впрочем, могут быть вполне «летними», например, благодаря соответствующему формату меню.

Одним из основных форматов корпоративных выездов на природу является барбекю, и в этот формат тоже можно внести некоторое разнообразие: создать вечеринку в стиле американской party у бассейна или воссоздать праздник с аттракционами, клоунами, морем пива и мясом с гриля. Возможно использование спортивной тематики – с состязаниями, проводимыми анимационной командой. А поддержат тему меню и сервировка – например, мини-пирожные на шахматной доске или канапе, сервированные на теннисных ракетках.

Каждый РВО с середины весны активно рассылает специальные летние предложения своим потенциальным заказчикам. Разнообразие поводов, мест проведения, концепций мероприятий, а также меню открывает дополнительные возможности, причем как для кейтеринга, так и для заказчиков. Итак, основные вопросы, которые стоят перед выездными ресторанами летом, – это меню, место и время проведения, повод и концепция мероприятий.

Рынок кейтеринга в России уже давно находится на таком уровне, когда людям хочется чего-то нового, и летние предложения не исключение, поэтому к каждому сезону кейтеринговые компании разрабатывают новые концептуальные решения, которые относятся и к меню, и к дизайну, и к анимации. Ситуация такова, что больше всего компаний позиционируют себя именно как лучшее предложение в соотношении «цена-качество». Но даже в одном ценовом сегменте есть довольно разные предложения. Одни компании предлагают демократичное обслуживание, другие стараются выделиться разнообразными услугами и большей дороговизной.

Поговорим немного о том, как кейтерингу среднего ценового сегмента бороться за клиента, делая свое предложение более изысканным, и что важно для клиентов, ориентированных на демократичное предложение, особенно в организации летних мероприятий.

Летнее меню

Для ресторана искусство приготовления блюд является главной составляющей. Ароматные баварские колбаски, превосходное каре ягненка или королевские креветки на гриле способны угодить самому взыскательному гурману.

Летнее меню, что естественно, обычно богато фруктами, овощами и зеленью. А благодаря типичному «летнему» набору появляется возможность разнообразить не только салаты и закуски, но и декор стола.

Необходимо помнить о том, что меню летом должно быть более легким. Меньше используются заправочные  соусы и вообще скоропортящиеся продукты. Отчасти специфика связана и с сезонными продуктами, например фруктами, которые используют как отдельно, так и в качестве ингредиентов блюд, а также с погодными условиями. Часть блюд невозможно приготовить летом, так как в жарких условиях они быстро портятся или теряют свежесть и внешний вид даже с применением льда и заморозки. Конечно, летом меню разнообразят блюда, приготовленные на улице на мангале и открытом огне: традиционные шашлыки, барашки на вертеле и т. д.

Традиционно летом клиенты хотят видеть на своем столе большое количество свежих овощей и легких холодных закусок, и это открывает возможность создания полностью холодного меню, что может быть интересно, необычно и актуально. Кроме того, раз лето – традиционное время барбекю, то всеми любимые блюда из рыбы, птицы и мяса, приготовленные на углях, заказываются из года в год и именно благодаря своей традиционности остаются актуальными.

Готовя новое летнее предложение, каждая кейтеринг-служба разрабатывает новые блюда и типовые варианты меню. Опытные игроки рынка кейтеринга, конечно же, делают это уже не в первый раз и знакомы с массой интересных нюансов: что будет хорошо в летнем меню, а что, напротив, использовать категорически нельзя. Этот опыт и знания важны для шеф-повара или технолога, занятых разработкой блюд к очередному летнему сезону. Шеф-повар кейтеринговой компании должен иметь большой опыт работы именно с обслуживанием выездных мероприятий, в том числе летом. Такой повар знаком с теми секретами, которые часто остаются скрытыми от шеф-повара, работающего в традиционном ресторане. Ведь специфика кейтеринга, как мы знаем, связана с другими технологиями приготовления, сохранения, транспортировки и сервировки блюд, и эти технологии незнакомы даже профессиональным шеф-поварам традиционных стационарных ресторанов. Таким образом, если обслуживанием выездного мероприятия будет заниматься не кейтеринг-служба, а ресторан, то для компании-заказчика или ивент-агентства вопрос состава меню станет дополнительным элементом пристального контроля.

Важен правильный подход менеджеров по работе с клиентами. Ведь именно они станут предлагать заказчикам те или иные блюда и составлять индивидуальные варианты меню для мероприятий. Что окажется включенным в меню, заказанные клиентами для летних мероприятий, зачастую будет определять то, насколько профессиональным будет выглядеть кейтеринг в глазах своих заказчиков, а значит, разбираться с этим вопросом методом проб и ошибок никак нельзя. Да и полагаться на профессионализм сотрудников здесь тоже будет довольно рискованным выбором. Гораздо правильнее ограничить ассортимент для летнего сезона тем, что менеджер сможет смело предлагать заказчику и что не вызовет никаких проблем на этапе обслуживания мероприятия.

С одной стороны, все тяжелые блюда, в том числе многокомпонентные салаты, просто не пользуются летом популярностью у заказчиков, с другой – это отдельная категория риска. Эти салаты в сколько-нибудь жаркую погоду «потекут» первыми. Другими словами, если и включать их в летнее меню, то минимизировать количество их компонентов, исключать термическую обработку и заменять соусы-заправки уксусом или оливковым маслом. Кроме того, соединение компонентов и заправка салатов непосредственно перед подачей летом станут обязательным требованием. От картофельных салатов летом придется отказаться совсем (вареный картофель скисает крайне быстро). Это же, в принципе, стоит помнить и при желании включить в меню картофельный гарнир.

Не будут пользоваться спросом и не будут хорошим  решением для включения в сервируемое летом меню также так называемые «банкетные» блюда, то есть разнообразные запеченные поросята, стерлядь, осетр на зеркале и т. д.

К категории риска можно отнести и блюда, включающие рис. Как и вареный картофель, рис довольно сложно сохранять в жаркую погоду. То же самое можно сказать и о блюдах из печени.

Кроме того, практически все морепродукты, такие как креветки, устрицы, мидии, осьминоги и т. д., тоже будут требовать особого режима хранения и сервировки и могут рассматриваться как непростые, высокорискованные компоненты летнего меню. Аккуратными нужно быть и с любыми рыбными блюдами – рассматривать их с особой осторожностью. Оптимальным же решением можно считать рыбу с гриля. Кстати, говоря о гриле, нельзя не отметить, что такие блюда традиционно пользуются большим спросом. И если выход горячих блюд в «зимнем» меню минимально может составлять 250 г, включая гарнир, то блюда с гриля летом стоит включать в суммарном объеме от 300–350 г на персону без учета гарниров.

Отдельного внимания в летнем меню будут требовать сырные блюда и десерты. В жаркую погоду без обеспечения должного термического режима хранения и сервировки они потеряют свой внешний вид и качество довольно быстро.

Все вышеперечисленное может быть довольно несложно решено при обслуживании небольших, камерных мероприятий. В этом случае многие из блюд можно легко сохранить, транспортируя и сервируя на льду. Для более крупных мероприятий могут быть использованы другие решения. Например, для фуршетных линий применяют чиллеры с газовым или водяным охлаждением. Это, конечно же, усложнит оформление фуршетного стола и его техническое обслуживание, но позволит сохранять блюда практически в любую жаркую погоду. Кроме того, можно использовать и охлаждаемые буфетные линии, которые, впрочем, большинством кейтеринг-служб не используются из-за их непрактичности в транспортировке. Поэтому такое оборудование будет использовать далеко не каждая кейтеринг-служба – для экономичного формата оно окажется просто слишком дорогим. А вот в премиальном сегменте возможностей будет гораздо больше, что позволит не так жестко ограничивать состав меню. Но базовые принципы, так или иначе, соблюсти придется в любом ценовом сегменте. И особенно остро вопрос надежности летнего меню будет стоять в случае обслуживания масштабных мероприятий.

В любом случае, летом в меню неизменно остаются сезонные овощи и фрукты всевозможных способов приготовления и сочетания, а также ассортимент мяса, птицы, рыбы и мясных изделий на мангале или гриле. Лишь немногие заказчики желают экспериментировать с необычными или сложными в исполнении блюдами, и для них стоит предлагать тематические национальные блюда. Отличными находками для летней вечеринки в модном итальянском стиле, например, станут традиционный хлеб чиабатта и фокачча, итальянские сыры, ветчины и колбасы, карпаччо из телятины, мясные пироги, крупно нарезанные живописные томаты, гигантские маслины и оливки, деревенские паштеты и свежая зелень. На горячее превосходно подойдут маринованные ножки ягнят, рыба и пицца. Повара могут готовить прямо на глазах у гостей – салат-бар, ризотто, паэлью, овощные воки и легкие фруктовые десерты.

Чтобы привнести разнообразие в праздник, создать необычную атмосферу и заинтересовать гостей, операторы рынка выездного ресторанного обслуживания предлагают меню разных этнических кухонь, среди которых более всего представлены средиземноморская,  восточная, американская, украинская и традиционная русская. Иногда мероприятия проводятся с несколькими зонами – это всегда очень эффектно. Удачно дополняют такие решения анимационные станции, когда угощения готовятся прямо на глазах у гостей, что становится для них дополнительным увлекательным представлением. А подчеркнуть стиль пикника можно также с помощью элементов униформы официантов.

Еще один важный «летний» нюанс – это напитки. Здесь актуальны и свежевыжатые соки, и минеральная вода, и легкие алкогольные коктейли. Вообще, летом больше потребляется легкого вина и несколько меньше крепких алкогольных напитков. Ведь летом гораздо больше мероприятий проводятся днем. Хотя, конечно же, с напитками все очень индивидуально.

Гвоздем программы летнего мероприятия может стать барный кейтеринг. Выездной бар – это яркое пятно на любом летнем мероприятии, поскольку он не только привносит разнообразие в меню, но и, несомненно, становится частью развлекательной программы, массово привлекая к себе гостей, которым представляется возможность лицезреть динамичное и захватывающее бармен-шоу. Возможно, стоит задуматься о разработке специальных коктейлей для каждого отдельного мероприятия с учетом их формата и тематики. Это же следует учитывать и при выборе названий для коктейлей. Чаще всего клиенты заказывают у банкетных служб только безалкогольные напитки, а алкоголь закупают сами, и потому – при правильной подаче меню барного кейтеринга – РВО смогут повысить свои объемы продаж именно за счет барного ассортимента.

Вообще, для бара самым удачным решением станут легкие алкогольные напитки: летние освежающие крюшоны и сангрия, а также лимонады, морсы и холодные чаи собственного производства.

Летом гости мероприятий на открытом воздухе предпочитают лаконичность и легкость. А приготовить изящные и легкие блюда, чтобы они были вкусными, полезными и радовали глаз, – не такая уж простая задача. Можно сказать, что это верх мастерства повара.

И зимой, и летом в целом гости мероприятий потребляют приблизительно один и тот же объем продуктов, поэтому все же нельзя утверждать, что летом аппетиты меньше, нежели зимой. Большинство мероприятий проходят в формате буфета, или, как говорят в России, фуршета. Это предполагает большую динамику – люди сами выбирают, что им есть. Впрочем, бывают и мероприятия высокого уровня на открытом воздухе, где банкетный формат также вполне гармоничен.

На объеме меню сказывается и продолжительность события. Часто летом организуют выезды на природу на целый день, чего зимой почти не бывает. Совершенно обязательно при этом использование дополнительного оборудования для охлаждения еды и напитков – как во время обслуживания, так и транспортировки.

Нельзя сказать, что все мероприятия на открытом воздухе будут экономичнее, нежели те, что проводятся в помещениях. Но в то же время летний формат дает больше простора для формирования меню и возможности уйти от формализма.

Многие мероприятия летом проводятся как неформальные выезды компании на природу, но далеко не все летние мероприятия менее статусные и простые в обслуживании.

Для успешного выхода на рынок летом можно рекомендовать следующее. Во-первых, разработать экономичные (по сравнению с конкурентными) варианты меню, в каком бы сегменте вы ни планировали работать. Во-вторых, сформировать базу открытых площадок со щадящими арендными ставками. В-третьих, учесть, что часть компаний не смогут позволить себе воспользоваться услугами агентств и будут запрашивать дополнительные услуги у кейтеринг-компаний, а значит, вам нужно будет что-то предложить в качестве музыкального сопровождения, программы мероприятия и оформления.

Оформление – это то, что хочется отметить особо. Для летнего предложения стоит разработать элементы оформления, которые сделают стол эффектным и не будут являться существенной расходной статьей для каждого мероприятия. Другими словами, не нужно ограничиваться стандартными цветочными композициями – добавьте творчества! Неплохим дополнением к специальному летнему предложению станут и «бесплатные услуги»: все то, что не является существенно затратным, может быть включено в стоимость меню и не требует от заказчика дополнительной оплаты. Это и то же оформление, и безалкогольные напитки, и чай-кофе. При работе с ивент-агентствами можно рекомендовать более гибкую и лояльную политику выплаты комиссионных. Не секрет, что некоторые кейтеринговые компании готовы выплачивать несколько больше, нежели стандартные 10 %. После всего предложенного выше нужно активно заниматься продажами и также активно контролировать и повышать качество собственных услуг, чтобы не терять, а завоевывать рынок.

Спортивные мероприятия

Обслуживание спортивных мероприятий, безусловно, довольно комплексная задача для кейтеринга. В основном заказчиками масштабных спортивных мероприятий являются ивент-агентства полного цикла, которые в дальнейшем обращаются к кейтеринг-фирмам непосредственно с запросом на ресторанное обслуживание. Кейтеринг в рамках спортивных мероприятий является их составляющей частью и требуется в основном для торжественного открытия или закрытия праздника, а также обслуживания во время самого мероприятия.

Как правило, масштабные спортивные мероприятия общедоступны. В связи с этим количество гостей колеблется от 100 до порой 100 тыс. человек. Обычно кейтеринговое обслуживание спортивных мероприятий происходит на открытых загородных площадках и спортивных сооружениях – стадионах, дворцах спорта и т. д.

Приходится сталкиваться с обслуживанием спортивных мероприятий и на отрытом воздухе. Иногда, как и на любом другом корпоративном мероприятии, выделяются VIP-зона, welcome-зона и зона, отведенная под основную часть обслуживания гостей.

Из-за масштабности спортивных мероприятий на площадке, как правило, присутствует много персонала со стороны организаторов, который тоже нуждается в кейтеринговом обслуживании. То есть приходится работать с разными группами гостей – посетителями, персоналом, спортсменами.

Одной из главных сложностей являются большие размеры спортивных сооружений. Из-за этого приходится больше времени уделять организации и контролю работы персонала. Дополнительно используются рации, которые помогают в комплексной системе контроля. Перед началом любого мероприятия вне зависимости от того, спортивное оно или нет, заказчики предоставляют тайминг, на который кейтеринг в последующем ориентируется. Конечно, спортивные соревнования не всегда четко прогнозируемы по продолжительности, и это добавляет сложностей. В основном спортивные мероприятия укладываются в рамки одного дня, за исключением масштабных турниров, кубков и чемпионатов.

Есть и некоторая специфика в меню для спортсменов. Зачастую они предоставляют свои бытовые райдеры, в которых заранее прописано меню. Обычно оно включает в себя свежевыжатые соки, витаминные салаты и прочие диетические блюда. По большей части алкогольные напитки используются только на торжественном открытии или закрытии мероприятия. И, само собой, не в ассортименте питания спортсменов.

Тематические мероприятия

Тематические мероприятия иногда выглядят как реконструкция того или иного события, эпохи, культуры или региона. Очевидно, что в связи с этим существует серьезная специфика организации питания на них. Для небольших мероприятий могут быть выбраны тематические площадки, располагающие своей кухней. Но все-таки чаще всего такую неординарную задачу, как организация питания в тематическом празднике, поручают именно РВО, банкетным и кейтеринг-службам. Последние в отличие от стационарных ресторанов имеют серьезную специфику. Что же становится ключевыми моментами в организации тематического мероприятия, и в особенности реконструкции исторического события? Это в первую очередь такие детали в работе кейтеринга, как

• специальные, тематические блюда, блюда различных эпох и культур;

• посуда и особая сервировка, характерная для того или иного исторического или тематического контекста;

• тематическая униформа персонала и особые требования к внешности официантов;

• оформление столов (будь то банкет, фуршет или коктейль) и возможности применения демонстрационного приготовления блюд для выбранной тематики события.

Конечно же, степень реконструкции события в части организации питания будет существенным образом зависеть от того, какой уровень воссоздания и бюджет расходов организаторы запланируют для мероприятия.

Несомненно, организовать просто тематическое мероприятие куда легче, чем воссоздавать в деталях историческое событие. Чаще всего заказчики отдают себе отчет в том, что «контекстуальная точность и историческая правдивость» стола могут быть довольно дорогими. Поэтому многие мероприятия довольствуются стилизованным обслуживанием, которое, в свою очередь, кейтеринг-фирмы довольно часто умеют сделать достойным и интересным.

Сюжеты мероприятий безгранично разнообразны. «Тропики» – это сервировка блюд на пальмовых листьях с декором из причудливых раковин и живых орхидей, официанты в гавайских рубашках и атмосфера беспечности.

«Все в шоколаде, или Сладкая жизнь» – это включение шоколада во все без исключения блюда, униформа персонала и декор столов шоколадного цвета.

«Милитари-стиль» – это зачастую аскетизм стола, доведенный до крайности, тематические атрибуты в виде котелков и фляжек, официанты-«призывники» и блюда полевой кухни.

«Эпоха Екатерины Великой» – это дворцовая кухня с ее кулебяками, фаршированной рыбой, пудингом из телячьих мозгов, куропатками с трюфелями и фазанами с фисташками – все это на позолоченной посуде непременно подадут официанты в ливреях и париках. Список таких примеров можно продолжать практически бесконечно.

Стилизация, как правило, происходит по одному из трех направлений: географическая (страны, регионы), цветовая (цвета флага, корпоративный стиль, оранжевая вечеринка и т. д.) или в привязке к эпохе либо времени. Запросы из разряда «Кухня Древнего Китая IX–X вв. с оформлением столов в белых тонах» можно встретить довольно редко.

Тематическими блюдами может быть все, что угодно: суши, паста, русские блины, пирожки, тако, бурито, гамбургеры, хаммон, баварские колбаски с капустой и т. д. Особо стоит отметить, что для тематических мероприятий традиционны торжественные выносы целых фазанов, целых фаршированных королевских осетров и молочных поросят. Ну и конечно же, каждая компания ищет свои изюминки и интересные решения для меню.

Несомненно, в воссоздании той или иной атмосферы важнее всего именно комплексный подход, и помимо состава меню стоит уделить серьезное внимание и сервировке столов, будь то банкет или фуршет. И здесь уже многое зависит от материально-технической базы компании, хотя это не всегда становится абсолютным критерием для выбора подрядчика по питанию. Редко используется полностью тематическая посуда, обычно это несколько элементов, например палочки на суши-станции или алюминиевые вилка и тарелка «Общепит» для подачи сосисок с зеленым горошком, если это воссоздание советской эпохи. Но для особо помпезных случаев, конечно же, находятся и особенные решения.

Именно детали сервировки могут превратить обеденный стол в произведение искусства, а торжественный ужин – в королевское торжество. Помимо посуды при проведении таких мероприятий следует учитывать важность буквально каждой детали в сервировке столов и оформлении еды и напитков. Например, важной деталью исторического банкета станут бланки меню для столов – они всегда должны строго соответствовать общей концепции обслуживания, нередко их дизайн разрабатывается индивидуально под мероприятие.

Кроме этого, для оригинальных концепций будет важным и то, как одет обслуживающий персонал. Трудно себе представить историческое застолье, вычурную сервировку, необычные блюда и на фоне всего этого официантов в традиционном «белый верх, черный низ». Важна соответствующая униформа, которая может быть от самой простой стилизации, как, например, галстук цвета национального флага, до дорогостоящих костюмов, которые нередко арендуются на киностудиях. А персонал приходится инструктировать в отношении обычаев и этикета той страны, в тематике которой происходит мероприятие. Ну и конечно же, важна не только форма, но и содержание: на подобных мероприятиях по-настоящему опытные кейтеринг-компании традиционно большое внимание уделяют тщательному подбору персонала, подходящего под концепцию мероприятия и имеющего подобный опыт работы.

В оформлении помимо самих блюд, сервировки и внешнего вида официантов часто используется та или иная анимация: тематические станции с поварами, которые готовят в зале при гостях, суши-станции, огромные сковороды для фламбе, необычные горячие закуски или, несколько реже, карвинг-шедевры из овощей и фруктов. Нередко центр стола декорируется бронзовыми канделябрами с мрамором, копиями старинных ваз, используются различные способы сервировки, например тематические инсталляции между двумя стеклянными столешницами одного стола. Здесь могут быть удачно применены аксессуары, перекликающиеся с тематикой приема: ракушки, цветы, камни, ткани, а отличным дополнением станет неоновая подсветка.

Для оформления буфетных станций используются декоративные стеклянные деревья, тубусы с фруктами, огромные шоколадные фигуры и т. д. Оформить можно и какими-либо артефактами, предметами старины или их копиями, картинами, фотографиями, тканями необходимой цветовой гаммы, тематическими блюдами – всем, что вызывает четкий ассоциативный ряд.

Конечно, обслуживание тематического мероприятия – задача интересная и непростая. Часто сложность организации подобных мероприятий дополняется спецификой площадки, на которой они проводятся. Как правило, в основном это места, имеющие историческую ценность, поэтому они плохо оснащены технически и требуют максимального внимания и опыта.

И наконец, задача может стать еще на порядок сложнее, если нужно очень четко следовать тематике и использовать блюда, декорации и костюмы не стилизованные, скажем, под Японию, а действительно привезенные из Японии и приготовленные настоящим японцем по японским рецептам. Например, для того чтобы подать все это в офисе японской компании по случаю приезда высокого руководства из Токио. И здесь подрядчику придется предельно внимательно подходить к каждой мелочи и детали предстоящего обслуживания. Впрочем, именно такого особенного подхода и ждет практически каждый заказчик услуги выездного ресторанного обслуживания не только для нестандартных мероприятий и грандиозных реконструкций, но и для более скромных деловых или праздничных событий. И настоящий профессиональный подход к работе кейтеринга – это одинаково высокие стандарты обслуживания для всех мероприятий без исключения.

Новый год

Сентябрь-октябрь для кейтеринговых компаний – время активной подготовки к новогодним мероприятиям. Золотому периоду предшествует серьезная работа, связанная с арендой площадок, контрактами с поставщиками, логистикой и наймом персонала. Компании сосредоточены на подготовке к новогодним мероприятиям и очень активно работают над их организацией, поскольку за один декабрьский месяц можно получить треть годовой прибыли. А Новый год – это самый высокий в году пик спроса на услуги РВО.

Во времена экономической стабильности и устойчивого спроса в крупных городах площадки для масштабных мероприятий бронируются с начала года – ведь тот, кто промешкал, остается не у дел.

Помимо традиционных банкетных меню в сочетании с арендой зала многие компании активно предлагают доставку новогоднего меню в офис без обслуживания. Операторы офисных столовых, занимающиеся также и событийным кейтерингом, видят потенциальный спрос на свои объекты, которые предлагаются для корпоративных новогодних мероприятий за чисто символическую арендную плату либо вовсе без нее.

«Первые ласточки» – самые заблаговременные запросы на декабрьские мероприятия – обычно спонтанны и одиночны и появляются еще весной. Иногда в мае, а иногда даже раньше. Более активные обращения потенциальных заказчиков появляются в конце августа – начале сентября. Это время, когда поступает большое количество заявок от корпораций и ивент-агентств и когда активнее всего приходится работать с входящими запросами клиентов, делая множество коммерческих предложений, большинство именно по предстоящим декабрьским мероприятиям.

В связи с вышесказанным с ключевыми клиентами, крупными компаниями стоит активно общаться начиная с весны, с компаниями крупными и средними – с начала лета. А небольшие компании раньше осени к этому вопросу не обращаются.

Большие заказы почти всегда реализуются при помощи ивент-агентств, редко – напрямую через кейтеринг, потому как более сложная технология мероприятия требует должной организации и соответственно нужен помощник. Иногда компания-заказчик начинает работать с агентством весной, а подрядчика по питанию не выбирает до осени, считая, что и в октябре не поздно заказать банкет. В определенном смысле они правы, потому что редкий кейтеринг откажется от большого заказа, даже если сроки сжаты. Но тем не менее для кейтеринга подготовка к декабрю должна начинаться заблаговременно.

В принципе, у многих компаний уже сложилась традиция проводить банкеты длительностью 5–6 ч плюс, возможно, еще 1 ч для сбора и встречи гостей. И такая продолжительность связана с развлекательной программой, предлагаемой для гостей праздника.

Самые пиковые даты в декабре – это обычно вторая и третья пятницы. И именно на эти даты продаются самые крупные мероприятия, так называемые тысячники, а какие-либо мелкие мероприятия на 50-100 гостей в эти даты вообще кейтеринг-службами крупнейших городов почти не обслуживаются.

Суббота и четверг традиционно делят второе и третье место дней недели, пользующихся спросом для корпоративных мероприятий. И в последнюю очередь «раскупаются» воскресенья.

Из-за крайнего дефицита площадок большой вместимости почти в любом из городов и ставшей уже привычной практики заблаговременного бронирования популярных дат – пятниц и суббот в конце декабря – компаниям-заказчикам, не успевшим сделать такую резервацию, приходится выбирать для своего праздника любую оставшуюся дату.

Количество декабрьских запросов, как мы уже не раз говорили, всегда на порядок выше, чем в другие месяцы. Однако число реальных мероприятий может быть на уровне обычного месяца, с той лишь разницей, что заказы в разы крупнее. У кого-то соотношение между числом запросов и заказов больше 50 %, у некоторых компаний это 30 подтвержденных мероприятий из 120 запросов в декабре.

Ноябрь – всегда достаточно ровный месяц, и никаких пиков обычно не наблюдается. А что касается января, то, как известно, некоторые компании уже традиционно празднуют Новый год именно в этом месяце. И если кейтеринговая компания получает хотя бы несколько новогодних заказов в январе, то можно сказать, что он пройдет для нее удачно.

Не всегда мероприятия планируются самими клиентами задолго до их реализации. Кейтеринг-конторам приходится организовывать и довольно спонтанно появляющиеся проекты разного масштаба и формата. Поэтому даже в начале каждого нового месяца довольно трудно говорить, каким он станет к концу в плане количества проведенных проектов. Декабрь здесь, конечно же, некое исключение из правила.

В практике кейтеринг-служб в декабре есть и так называемый «стоп продаж»: если на какую-либо дату заявок поступает на большее количество персон, чем то, которое компания способна одновременно обслужить, оператор вынужден отказываться от приема заказов на эту дату. Качество – это то, чем, конечно же, нельзя жертвовать в погоне за прибылью. Но сам процесс продажи в кейтеринге обычно растянут во времени, и обращение потенциального заказчика еще не гарантирует того, что он станет реальным клиентом. Обычно компания определяет для себя определенный «зазор», который всегда оставляет для заявок, в которых она не уверена. Но минимум за полтора-два месяца в большинстве случаев уже понятно, будет кейтеринг работать на обслуживании этих декабрьских мероприятий или нет.

К декабрю очень важно иметь качественную базу персонала. Если у компании большие объемы работы и имеется собственная база привлекаемого персонала, то последний работает с высокой регулярностью и, конечно же, он лоялен компании. Лояльность персонала, в принципе, важна не только в декабре – и в другое время это также работает на компанию и в итоге на ее клиента.

Если же собственной базы привлекаемого персонала у компании не будет, придется привлекать обычный персонал через стороннего подрядчика, через агентство. И это будет дороже. Имея план мероприятий на декабрь, кейтеринговая компания должна понять, какое количество персонала она может получить из собственной базы, сколько работников недостает и требуется привлечь со стороны, и вовремя известить об этом кадровые агентства.

Кроме того, может возникнуть необходимость увеличить парк оборудования. Имея какие-то масштабные заявки, компания может заранее оценить свои возможности и понять, чего ей недостает. Поставщикам требуется месяц-два для обеспечения кейтеринга всем, что ему необходимо.

В напряженные месяцы приобретает большое значение логистика – многие компании проводят не по одному, а по нескольку мероприятий в день, что требует усиленной координации всех материальных и информационных потоков. Иногда это сложно. Но при правильной организации логистика – совершенно решаемая рабочая задача.

По причине того, что декабрь – это всегда определенный объем работы, для большинства компаний он становится неким трамплином в развитии на следующий год, как минимум в плане материально-технической базы. Равно как и любое отдельно взятое масштабное или статусное мероприятие – это возможность для развития. И каждый раз можно найти и привнести в заказ что-то новое и оригинальное. И декабрь в этом смысле – самый показательный месяц.

Как правило, заказчиками многотысячных мероприятий выступают ивент-агентства. В декабре традиционно увеличиваются ставки на аренду самых интересных и востребованных залов. Именно поэтому те, кто «готовят сани летом», оказываются в лучшем положении по сравнению с теми, кто вспоминает о корпоративном мероприятии в последний момент. Все же крупные проекты, безусловно, планируются заранее, и в этом случае, конечно же, есть возможность получить хорошие условия, в том числе и по аренде площадки.

Кроме этого, некоторые РВО изменяют цены, понимая, что растет спрос и есть возможность получить большую норму прибыли. Обычно это оправдывают тем, что в декабре все становится дороже – и продукция, и транспорт, и персонал. Есть и другие компании, которые заявляют, что держат цены на обычном уровне, «несмотря и вопреки» действиям конкурентов. Здесь, как обычно, есть две стороны медали. И заработать побольше некоторым игрокам рынка хочется, и действительно существует некоторое повышение цен на продукты в декабре, что вполне объективно.

Если в 1990-х все равнялись на Запад, в моде были фуршеты и порой заказчик готов был заставить своих гостей провести на ногах 6–8 ч во время проведения новогоднего мероприятия, то сегодня все пришли к пониманию, что продолжительное обслуживание подразумевает рассадку гостей. Поэтому наиболее актуальным и востребованным форматом в декабре остается банкет. Желание сделать  мероприятие нестандартным и динамичным иногда воплощается в таком формате, как буфет с рассадкой гостей. Порой это действительно уместно и удобно. Например, в тех случаях, когда заказчику необходимо, чтобы гости передвигались по залу, больше общались друг с другом и т. д.

В отношении меню можно сказать следующее. Если это банкет, то наиболее практичной и востребованной остается структура с 4-5-разовой сменой блюд: холодные закуски и салаты, горячие закуски, основные блюда и десерты. Иногда добавляется специальное блюдо «от шефа» или же салаты и холодные закуски подаются отдельно.

Безусловно, важен стиль обслуживания. Если запланирован классический европейский банкет, на котором статус гостей и уровень ожиданий заказчика высоки, это, конечно же, возлагает определенные требования и на обслуживание. В таких случаях нельзя рассматривать формат обслуживания, именуемый «русским столом», когда все холодные закуски и напитки располагаются на банкетном столе. Для «высоких» мероприятий нужно планировать порционную индивидуальную подачу каждой смены блюд, а стол декорировать и сервировать лишь приборами. «Русский стол» – это определенный компромисс и упрощение, его стоит рассматривать как экономичное решение, которое может быть использовано далеко не всегда, хотя такой формат близок российской публике.

По напиткам же важно следующее: повод для проведения новогодних мероприятий заставляет нас вспомнить о шампанском, которое в остальных случаях не слишком востребовано. Вообще, декабрьские мероприятия традиционно стараются обеспечить гостей разнообразным ассортиментом алкоголя, в том числе и крепкого. Кроме того, сезон располагает к таким нестандартным напиткам, как гроги, глинтвейны, пунши и т. д.

Довольно часто обязательным атрибутом становятся большие праздничные торты со специальным оформлением, ледяные скульптуры и тематический декор столов.

Продвинутые операторы рынка создают специальное новогоднее оформление стола. Некоторые компании этого не делают, что недальновидно. Когда заказчик видит предложение, включающее сезонный декор столов, он отмечает это как плюс и пытается что-то подобное найти у других подрядчиков. Некоторые компании предлагают по четыре-пять видов сезонного оформления стола на выбор без какой-либо дополнительной оплаты. Оформление не всегда должно быть дорогим, это могут быть аксессуары, которые будут использоваться многократно.

По окончании сезона нужно в первую очередь отдохнуть. Декабрь – это бессонный месяц для кейтеринга, но когда все подготовлено грамотно, мероприятия проходят без эксцессов. В январе сотрудники могут безболезненно уйти в отпуск. В это время также можно подвести итоги, заняться внутренними вопросами. Некоторые начинают финансовый год не с 1 января, а, к примеру, с 1 апреля, чтобы в конце календарного года не заниматься финансовой отчетностью и бюджетированием в сезон пиковой нагрузки. Первый квартал способен съесть существенную часть декабрьской прибыли в компаниях, поэтому важно потратить эти средства правильно.

Национальные особенности

Сегодня многие кейтеринговые компании говорят о том, что могут предложить блюда различных национальных кухонь мира. Высшим пилотажем можно считать комплексную разработку и реализацию мероприятия в том или ином этностиле, когда меню поддерживается соответствующим оформлением столов, формой официантов и декором зала.

Если говорить о частных клиентах, то национальные меню запрашиваются для таких случаев, как свадьбы (татарские, грузинские, испанские и др.) или национальные праздники (Навруз, Пасха). Для корпоративных клиентов заказ меню с различными национальными блюдами – возможность разнообразить свой праздник или удивить гостей. Так, для приемов иностранных делегаций часто заказывают «русский стол» или, наоборот, в дань уважения гостям меню соответствует их нации. На корпоративных праздниках национальное меню чаще всего отображает концепцию мероприятия (например, «Немецкий пивной фестиваль», «Все кухни мира в гости к нам», «Праздник цветущей сакуры» и др.). Чаще всего при этом не используют одно национальное меню, а организуется несколько зрелищных зон в различных национальных стилях.

Сейчас включение в меню национальных блюд – одна из тенденций развития рынка кейтеринга. И часто он получает по несколько таких запросов в месяц. Конечно, не все они потом становятся заказами, но опыт работы с такими запросами всегда пригодится в будущем – разработанные технологии в кейтеринге особенно ценятся и активно используются при новых заказах.

Выбор формата для подобных мероприятий зависит от многих факторов, таких как площадка, количество гостей, меню и др. Однако чаще всего используется формат буфета, реже – банкета. Наиболее популярный вид обслуживания – буфет – обусловлен тем, что на буфетных линиях можно разместить и декорировать блюда не одной кухни, а сразу нескольких. Гости в таком случае могут общаться наиболее свободно, выбирая те блюда либо ту кухню, которые им по душе.

Наиболее удачным можно считать сочетание сразу нескольких кухонь, а не выбор какой-то одной. Во многом это связано с тем, что невозможно изначально учесть предпочтения всех гостей. В подобных случаях часто привлекаются внештатные повара-специалисты. Кейтеринг отличается от обычного ресторана еще и тем, что более мобилен – для него нет почти ничего невозможного. Если клиент хочет заказать полноценное меню в этническом стиле, то кейтеринг привлекает консультантов, которые специализируются именно на той национальной кухне, которая требуется. РВО стремятся максимально соблюдать национальную рецептуру и специфику.

С некоторыми кухнями и штатные повара справляются самостоятельно. Но чем полноценнее меню, чем требовательнее гость, – если он представитель соответствующей нации, тем более логично привлечение консультанта. В кейтеринге большую роль играют опыт и знания: если в прошлом уже реализовались проекты с той или иной кухней, то информация по рецептам, технологиям, специфике и подаче остается в арсенале компании и она сможет использовать ее в будущем.

Несмотря на общую популярность японской кухни, на выездных мероприятиях ее заказывают редко, поэтому кейтеринг-фирмы не готовы иметь в своем штате специалиста по изготовлению суши. А вот блюда, допустим, немецкой кухни повара зачастую готовят с легкостью, так как это одна из самых популярных кухонь с достаточно простой рецептурой.

Если говорить о том, насколько точно соблюдается рецептура национальных блюд, то сейчас в России можно приобрести практически любые ингредиенты, разрешенные законом. Если мероприятие с клиентом разрабатывается и согласовывается заранее, то кейтеринг может организовать поставку некоторых ингредиентов и продуктов из-за рубежа, в том числе напитков. Однако если клиент не столь щепетилен или имеет ограниченный бюджет, можно предложить заменить некоторые ингредиенты  блюд на более экономичные. На качество еды это особенно не повлияет. Например, в салатах возможна замена французского сыра на его российские аналоги.

С некоторыми специфическими ингредиентами действительно возникают сложности. Речь о тех продуктах, которые привозятся из-за границы ограниченным числом поставщиков. Это могут быть, например, специфические напитки или французские трюфели. Поэтому заказы на подобные ингредиенты необходимо размещать заранее, и соответственно клиент должен утверждать праздничное меню заблаговременно.

Ограничение по масштабу мероприятия может быть лишь в том случае, когда в меню присутствуют блюда, которые сложно приготовить на большое число гостей из-за рецептуры или специфики подачи. Некоторые просто нельзя готовить заранее, а необходимо подавать гостям сразу. Например, итальянское карпаччо из лосося, которое быстро тает, или блюда из баранины, которые можно подавать только горячими, так как в холодном виде их есть просто невозможно.

Достаточно часто кейтеринг-службе приходится выходить далеко за пределы изучения меню и рецептов: ведь кроме еды на выездных мероприятиях огромную роль играют сервис (персонал) и оформление. Для полноценной грамотной организации этномероприятия необходимо знать и традиции – для некоторых наций, например, является недопустимым обслуживание официантами женского пола. Также стоит обращать внимание на цветовую гамму, элементы декора, принятые в той или иной стране.

Глава 8

Болезни роста, или Что вас ждет на пути развития

Держите планку

По мере развития кейтеринговой компании так или иначе приходится сталкиваться с запросами на все более и более крупные мероприятия. Масштабным можно назвать любой банкет или фуршет, существенно отличающийся от обычной загруженности конкретной компании. Для кого-то трапеза на 100 человек – особый случай, для кого-то обслуживание 5000 человек – обычное дело. Тут все индивидуально. Но в любом случае работать в такой ситуации приходится не так, как обычно.

Первое и важное – это график подготовки. Он позволяет менеджеру контролировать ситуацию и в непривычных условиях ясно понимать, какой резерв времени у него есть, успеет он выполнить все необходимые действия с нормальной скоростью – или надо работать быстрее.

График оформляется в виде таблицы и включает три основных показателя: время, исполнителей и действие.

1. Время. Обозначая временные рамки для той или иной операции, лучше всего использовать получасовые блоки. С одной стороны, за полчаса можно сделать довольно много. С другой – это достаточно короткий промежуток времени, что позволяет не растягивать выполнение задачи и успешно его контролировать. Тридцатиминутки не должны содержать запаса времени – его следует отложить на конец подготовки (он пригодится в случае форс-мажора). Все должно проходить в бодром темпе. Нельзя создавать ситуацию, когда персонал будет расслабляться, зная о временном буфере.

2. Исполнители. Поделите официантов на удобные управляемые группы численностью 7 ± 2 и закрепите их за старшими официантами (бригадирами, супервайзерами). Это следует сделать сразу после того, как на площадку приехало оборудование и прибыл персонал, иначе в течение какого-то времени менеджеру придется иметь дело с неуправляемой толпой.

3. Действие. Все действия необходимо разделить по «географическому» признаку на производимые в зале и в техническом помещении. Кроме того, они будут основными и вспомогательными (инструктаж, питание, переодевание персонала); последовательными (один этап которых следует за другим) и сквозными (например, отпаривание чехлов на стулья, которое может длиться в течение всего времени подготовки параллельно с другими действиями).

Возьмем для примера график подготовки ответственного мероприятия на 700 человек, которое обслуживают 20 официантов и 20 официанток, разделенные на 4 группы по 10 человек. На каждые две разнополые группы приходится по одному супервайзеру напрямую (подчиненному менеджеру мероприятия, который в процессе подготовки общается только с ними, отслеживает выполнение графика и отдает распоряжения. Супервайзеры же следят, чтобы персонал делал все в обозначенные сроки. У них на руках нет графиков! Не стоит им давать информацию о том, что в их компетенцию не входит. Если супервайзер не знает, что поручит ему менеджер в следующие полчаса, у последнего появляется возможность изменять график по мере необходимости.

Преимущество работы по графику заключается в следующем: менеджеру не приходится беспокоиться о том, что он успевает, а что нет, не нужно помнить обо всем. Он просто ставит перед супервайзерами задачи, по истечении 20–30 мин спрашивает, все ли готово, а если в сроки уложиться не удается, решает, за счет каких блоков компенсировать отставание. Если у менеджера отобрать график, он, конечно, справится и даже вовремя начнет мероприятие, но будет испытывать гораздо больший стресс и определенно станет работать менее эффективно.

Не менее важен и пакет документов. График – инструмент, позволяющий работать спокойно и результативно, но это лишь один из многих документов, необходимых менеджеру во время ивента. Он непременно должен письменно изложить всю информацию, которую в качестве руководителя проекта аккумулирует у себя, чтобы потом передать в соответствующие подразделения компании, которые благодаря этому будут знать, что делать. В противном случае менеджеру придется лично руководить всеми процессами. Нет плана расстановки мебели? Будет указывать, куда ставить столы. Отсутствует описание сервировки? Собственноручно накроет хотя бы первый стол. Нет списка арендуемого оборудования? Займется приемкой привезенного… Если же все необходимые «бумажки» готовы, то с расстановкой мебели отлично справится супервайзер, официанты без труда сервируют столы, а технический менеджер благополучно примет оборудование.

Итак, стандартный пакет документов, необходимых для любого мероприятия, включает:

• информационный лист (он содержит сопроводительную информацию: подробности заезда, имена и телефоны контактных лиц – арендодателя, заказчика и т. д.);

• список завозимого оборудования;

• список текстиля;

• список напитков;

• описание движения транспорта;

• меню (заявка на производство);

• расходы (с кем и за что надо рассчитываться).

Для масштабного мероприятия в пакет необходимо будет добавить:

• график подготовки;

• инструктаж для персонала в письменном виде. Менеджер может что-то забыть или упустить, поэтому надо обязательно распечатать и захватить с собой текст первичного (касающегося подготовки события) и вторичного (регламента обслуживания) инструктажа;

• список задействованного персонала с указанием времени и места встречи, телефонов;

• таблицу деления персонала по секторам, которая понадобится во время первичного инструктажа и разделения официантов между супервайзерами, производимого менеджером. Продублировав список, можно будет отдать один экземпляр менеджеру мероприятия, который будет знать, какие официанты работают в каждом секторе, у каждого из супервайзеров;

• схему расстановки мебели во всех зонах с указанием электрики, точек, в которые будут вывозиться напитки, и списки напитков для каждой точки;

• графическую схему сервировки стола, дополненную ее словесным описанием;

• общую таблицу сервировки блюд с их количеством и временем готовности, которую следует вручить заведующему производством, чтобы он видел, к какому времени надо выдать закуски/горячее/десерт и в каких именно сервировочных блюдах;

• списки докупки/аренды/мойки оборудования;

• план застройки технической зоны. Если речь идет об одном микроавтобусе с оборудованием, то его можно выгрузить и поставить в любом месте – это не проблема. Но когда банкетная площадка простирается на целый стадион, на перестановку не хватит ни сил, ни времени, ни людей. Поэтому застраивать необходимо «раз и навсегда». В идеале все блоки (станция сервировки горячих напитков, зона работы поваров, склад оборудования, зона сбора грязной посуды) должны быть равноудалены от входа, чтобы официант мог одинаково легко добраться до каждого из них. Если этот принцип соблюсти не удается, постарайтесь расположить поближе ко входу кухню и точку сбора грязной посуды. Горячие напитки, которые за все время мероприятия понадобятся лишь однажды, и склад с запасом оборудования можно отодвинуть на второй план. Попытайтесь расположить техническое помещение как можно ближе к залу: чем короче маршрут официанта, тем быстрее обслуживание. В идеале оно должно иметь отдельный выход, который позволит незаметно для гостей начать вывоз посуды еще во время мероприятия;

• файл общения с клиентом, или переписку, – документ, отражающий, что заказчику обещано и на какие его вопросы дан ответ;

• копию договора;

• ведомость выдаваемого официантам в индивидуальное пользование оборудования;

• письмо взаимодействия с залом;

• сценарий мероприятия;

• бланки акта о продлении мероприятия. Включите в договор пункт о том, что мероприятие может быть продлено по требованию и каждый дополнительный час будет стоить 5 % от суммы банкетного обслуживания. Чтобы зафиксировать факт продления, нужно заполнить бланки актов, обозначая на них время продления и тут же отдавая их на подпись представителю заказчика. На мероприятие обычно не привозят печать, и получить окончательный вариант акта довольно сложно, но корпоративные клиенты и по «недооформленным» документам исправно принимают и оплачивают счета. Частным клиентам акты предъявлять не стоит: они вечером активно продлевают мероприятие, а утром не понимают, за что нужно платить, и вы рискуете испортить отношения.

В итоге на руках у менеджера оказывается увесистая папка. В день завоза оборудования он соберет на совещание технического менеджера, заведующего производством, супервайзеров и раздаст копии тех документов, которые понадобятся в их работе.

Однако собрать описанный выше пакет за день-другой невозможно, на это уходит обычно до недели. В течение такого времени документы многократно исправляются и переделываются. После того как мероприятие состоялось, у вас на руках оказывается ценнейший архив. Если речь идет о повторяющемся ивенте, в следующем году он сослужит вам огромную службу – ведь запомнить все подробности не сможет никто.

Неопытным менеджерам, имеющим стаж работы менее двух лет, стоит собирать полный пакет сначала и для небольших мероприятий. Например, если речь идет о мероприятии на 300 человек, стоит вести подготовку максимально обстоятельно.

Следует особенно подумать и о планировании пространства. Важно исключить возникновение на площадке «мертвых» зон, разместив в них то, чего нет больше нигде, – танцпол, сигарную комнату, зону отдыха с чайными и кофейными станциями и т. д. Если мы просто поставим здесь еще один бар или несколько дополнительных коктейльных столиков, они не привлекут гостей, останутся невостребованными и недозагруженными.

Кроме того, нужно обеспечить контроль «слепых» зон – закулисья, где не предусмотрено никакой активности и присутствия персонала. И чтобы сотрудники не бездельничали и не курили, туда следует поместить ассистента. Он же будет следить за тем, кто прошел через слепую зону на обед или в туалет. В этой роли уместен только штатный сотрудник, потому что ему придется выяснять, депремировать, выгонять, а наемные работники не любят прибегать к жестким мерам в отношении своих коллег.

Кроме того, нелишним будет позаботиться о маршрутах движения. Определите, по какому маршруту официанты будут перемещаться между залом и техническим помещением, и объясните им во время инструктажа, что эта «тропа» должна быть единственной, а за нарушением последует взыскание. Если на площадке работает служба безопасности, предупредите ее сотрудников, где именно официантам нельзя проходить. Предписанный путь не обязательно окажется оптимальным для работников всех секторов, но это как раз тот случай, когда лучше проиграть в скорости, но выиграть в контроле. И постарайтесь избегать разделения технической зоны на две части, иначе вам придется следить за двумя человеческими потоками.

Еще одна «зона» особого внимания – переодевание персонала. Постарайтесь выделить для этого закрывающуюся на ключ комнату. При переодевании непременно должен присутствовать представитель компании. Если позже кому-то из персонала понадобится туда вернуться и, например, взять забытую вещь, то с ним отправляется штатный сотрудник, который следит за его действиями, а потом запирает помещение. Если подобной комнаты нет, официанты могут сдать вещи в общий гардероб. На выездных мероприятиях одежда складывается в пакеты (или вешается на плечики) и отдается на хранение техническому менеджеру. И без его разрешения никто ничего забрать не может.

Стоит отдельно поговорить и о мытье посуды. Мыть и натирать посуду во время мероприятия нецелесообразно.

Во-первых, практически невозможно обеспечить надлежащий уровень гигиены из-за интенсивности самого процесса, так как, например, во время фуршета на каждого гостя приходится по 4–5 единиц ходовых позиций (тарелка, вилка, стакан для безалкогольных напитков) и оборачиваемость посуды огромная. Во-вторых, не всякая площадка способна подключить воду, а даже если и может, то потребует за это доплату. И, в-третьих, мытье посуды на площадке не соответствует главной миссии кейтеринга – накормить и обслужить на высоком уровне там, где нет кухни, воды и электричества. Требуя непременного подведения воды, вы теряете конкурентное преимущество. И заказ, который мог бы стать вашим, достанется компании, которая в состоянии будет завезти на площадку несколько тысяч собственных стаканов. Вывод: докупайте посуду и кассеты для ее транспортировки.

Пара слов о курении. В начале 1990-х большинство кейтеринг-компаний разрешали официантам курить, к концу десятилетия некоторые уже отказались от этого, а сегодня полный запрет курения – это обычная практика. И дело тут не в запахе, а в невозможности контроля. Позволяя перекуры, мы приравниваем привычку к физиологической потребности, которая очень индивидуальна. Вы санкционируете один или даже три перекура за смену. Официант заявит, что ему курить необходимо каждые 15 мин – организм просит. И что вы ответите? Известны случаи, когда компании что-то отслеживали, вводили карточки, но это только лишнее администрирование. Лучше проявить жесткость и последовательность. Одного-двух официантов удалить с мероприятия без зарплаты – и остальные тут же перестанут курить в туалетах. И наконец, во время крупного ивента, когда задействовано больше 100 человек, управлять ими становится сложнее. А если они еще и курят, то, когда официант нужен, его просто нет на месте. Представьте себе пятитысячный «банкет директоров» крупной косметической компании, проходящий в «Олимпийском». Работают сразу четыре кейтеринг-службы, каждая обслуживает свой сектор и пользуется отдельным техническим помещением. И повсюду, во всех коридорах и туалетах, стоят, сидят, прихорашиваются, болтают, курят официанты одной из служб. Судя по всему, в зале их останется немного.

Заранее позаботьтесь и о питании персонала. Во-первых, «столовая» должна быть изолирована от маршрута официантов, чтобы, увидев трапезничающих товарищей, они не испытывали желания присоединиться. Во-вторых, непременно назначьте ответственного повара, который обеспечит постоянное наличие посуды, воды и пищи. Он же проследит, чтобы одновременно питалось не больше оговоренного числа людей. Как рассчитать это число? Допустим, зал делится на 3 сектора, в каждом из которых работает по 25 официантов, причем на каждого приходится по одному столу (итого 75 человек). Поскольку они начали работу по подготовке мероприятия рано утром, то уже успели пообедать, но и без ужина им не обойтись, ведь придется трудиться как минимум до полуночи. Накормить всех и сразу мы не сможем, но если на десять минут сектор лишится пары официантов, это не будет заметно. Таким образом, одновременно поужинают шесть человек. Разрешение им дадут супервайзеры, которые также проследят, чтобы никто не задерживался (вообще, любая отлучка официанта происходит с разрешения супервайзера).

Пьют официанты во время мероприятия минеральную воду без газа, в холодное время года – чай (кофе в 3–4 раза дороже). Даже воду не стоит размещать в свободном доступе, ведь нельзя поставить там еще одного ассистента, чтобы не пускать процесс на самотек.

Работа идет в две смены. Часто кейтеринг-специалисты задумываются о том, не надо ли нанять две смены официантов для мероприятия, проведение и подготовка которого в сумме занимают около суток. Но менять официантов посередине банкета – неразумно.

Однажды проходили два мероприятия, устраиваемые специалистами украинской кейтеринг-службы. На первом из них (открытая площадка, разбитая на две территории, 250 гостей) в роли супервайзеров выступали штатные администраторы компании. Им пришлось постоянно находиться в зале вместе с официантами. Менеджер, конечно, не привык к таким условиям труда: обычно он имеет возможность отойти в сторонку, присесть, передохнуть, когда накал страстей спадает. И по окончании события, естественно, было сказано, что работать по такой системе невозможно. А буквально через пару дней уже проводился банкет на 320 человек, и супервайзерами назначили толковых официантов, которые прежде людьми не руководили. Они справились с миссией без напряжения и остались вполне довольны бонусом, добавленным к их гонорару. Так что 20-часовой рабочий день – это не так страшно.

Менеджер мероприятия, как капитан корабля, покидает его последним, потому что никто, кроме него, не может решить возникающие нештатные ситуации.

Нечистые на руку сотрудники идут на разнообразные ухищрения – выносят бутылки с алкоголем вместе с мусором или за поясом. Известна история, когда бармен должен был работать на VIP-мероприятии с очень дорогим алкоголем. Увидев, с чем имеет дело, он решил: сейчас или никогда. Сбегал за ведром и шваброй, заявив, что срочно требуется убраться в баре. Опытному менеджеру его поведение показалось странным, но мытью пола он не препятствовал, а остановил усердного бармена на обратном пути и в ведре с грязной водой нашел бутылку дорогого коньяка, завернутую в пакет для мусора. Или, например, случай, когда во время демонтажа с одного стола посуду одновременно убирали пять (!) официантов. Понятное дело – под столом обнаружились припрятанные напитки. В общем, излишнее рвение должно настораживать.

Текучесть кадров – не повод для утечки мозгов

Почему в кейтеринге нередко вчерашний лидер рынка уходит в небытие и завтра о нем уже и вовсе не слышно? В молодой отрасли компании зачастую не мыслят категориями десятилетий и не способны к долгосрочному планированию. На повестке дня – обозримое будущее и сиюминутный результат. Поэтому отсутствует и стратегия работы со штатным персоналом, который нередко оказывается демотивирован действиями своего же руководства. Кроме того, компания часто не уделяет должного внимания системности собственной работы и развитию компетенций организации в целом.

Не секрет, что текучесть кадров – настоящий бич ресторанного рынка, и кейтеринг не исключение. И если весь линейный персонал – это фрилансеры и вопрос с их текучестью в прямом смысле слова не стоит, они вольны выходить или не выходить на работу и завтра могут работать уже с совершенно иным кейтерингом, то штатные специалисты – это зачастую сердце бизнеса и залог его успеха на рынке.

Привлечение опытных и профессиональных сотрудников – это только половина задачи. Важно удерживать их в компании. Сегодняшние тенденции рынка труда заключаются в том, что сотрудники не ищут для себя место работы на всю жизнь, они зачастую хотят постоянного развития и ищут нового и интересного для своей трудовой деятельности. Учитывая компактность структуры большинства кейтеринг-фирм, их возможности для карьерного роста сотрудников в компании относительно ограниченны, а сотрудники ключевых позиций всегда востребованы и могут быть с радостью приняты и другими игроками рынка. Каждый сотрудник, нанимаясь на работу в компанию, приходит со своим багажом знаний, умений, навыков и компетенций. В процессе работы его профессионализм повышается и он становится еще более опытным и ценным сотрудником. Покидая же компанию со всем этим багажом, он зачастую не оставляет в буквальном смысле ничего. Другими словами, сотрудник от работы в компании в любом случае приобретает, а компания с чем была, с тем и остается и оказывается снова перед необходимостью найти опытного и профессионального кандидата на свою вакансию. Не желая терять в уровне специалиста, ей придется нанимать сотрудника, скорее всего, на более высокую зарплату, тем самым оплачивая его профессионализм, приобретенный в других местах работы. Одновременно с этим, нанимая опытного сотрудника, компания получает не только его полезные знания и навыки, но и все издержки его опыта.

Отсюда насущная задача каждого кейтеринга – развивать компетенции компании и сохранять опыт сотрудников в организации. Такое отделение знаний и опыта от сотрудников возможно путем перенесения этих знаний на бумагу в виде инструкций, прописанных норм и процедур, стандартов деятельности и т. д. Имея некий базовый блок информации, его можно дорабатывать, развивать с помощью новых сотрудников и постоянно совершенствовать. Это несколько снимет жесткую зависимость от ценных кадров и даст возможность обучать новых сотрудников тому, как работаете именно вы. К тому же каждый сотрудник может быть опытен лишь в своем круге деятельности, а ваши внутрикорпоративные стандарты могут охватывать все сферы деятельности организации. Конечно же, непременно нужно будет позаботиться и о сохранности всей этой информации и защищенности вашей организационной компетенции от нелояльных сотрудников.

Конечно же, даже мультинациональные корпорации претерпят колоссальные изменения и переживут серьезный кризис, если их покинет команда ключевых менеджеров. Рассуждая о важности формализации опыта организации, нет никакого желания уменьшить важность поддержания лояльности сотрудников и долгосрочного партнерства со всеми ценными для организации менеджерами. Важно и то и другое, но и тем и другим часто пренебрегают.

Итак, взращивая профессионалов и повышая уровень своих сотрудников обучением и практикой, не забывайте позаботиться и о самой организации – сохраняйте всю ценную информацию, создавайте стандарты и прописывайте процедуры. Это определенный труд, но он стоит усилий.

Гибкость

Любой кризис приносит на рынок много нового. Часть игроков уходит, появляются новые компании. А самое интересное происходит именно с теми, кто преодолевает сложности. Любой кризис заставляет работать, во-первых, над эффективностью компании, и, во-вторых, над поиском свежих идей. В части эффективности это организация работы сотрудников, контроль качества услуги и удовлетворенности заказчика, а также систематизация всей технологии и внедрение стандартов. А свежие идеи в данной отрасли касаются в большей степени меню, декора, дополнительных сервисов и т. д. Надо сказать, что кейтеринг – это бизнес деталей, и здесь опыт компании (а не отдельного сотрудника) – колоссальный ресурс.

Кулинария, как и мода, подвержена изменениям, и в тоже время многое новое – это хорошо забытое старое.

Надо стараться вовремя уловить тенденцию изменений и соответствовать им. Постоянно приглашайте креативных, молодых шеф-поваров, старайтесь использовать и свежий взгляд, и новые решения. Сегодня много внимания уделяется новым формам и приемам в сервировке и подаче блюд, отдельно стоит работать с технологией приготовления и учитывать все возрастающие ожидания получать правильное и здоровое питание. Но не забывайте о том, что любые эксперименты не должны ставить под угрозу качество и надежность как продукта, так и сервиса.

Большинству клиентов «приелись» стандартные формы проведения мероприятий. Клиенты хотят видеть что-то новое, необычное, в том числе и в оформлении и подаче блюд. Поэтому все чаще кейтеринг-конторы включают в меню блюда, которые поражают не только своими вкусовыми качествами, но и необычной подачей. И конечно, важно стандартное соотношение «цена-качество».

Клиент всегда ожидает отличного сервиса и вкусной еды, и каждый из этих факторов играет одинаково важную роль. Низкое качество обслуживания или блюд весьма негативно сказывается на общем впечатлении от мероприятия, и ничто не способно исправить это. А если говорить о механизмах общения с клиентом, следует сказать, что клиенты ожидают от специалистов кейтеринга оперативной работы по предоставлению и корректировке меню, а также способности работать в форс-мажорных условиях непосредственно на самом мероприятии.

Внешние атрибуты, декоративные и сервировочные новинки или принципиальные технологические решения – нельзя сказать однозначно, что будет развиваться активнее. Пожалуй, и то и другое. Декорации, оформление или подача блюд – это то, что видит клиент. Поэтому профессиональные крупные кейтеринговые компании постоянно обновляют свои коллекции посуды и текстиля, вводят новые формы подачи блюд и многое другое, что позволяет развивать и визуализировать услугу. А развитие технологических решений в кейтеринге будет способствовать уменьшению времени подготовки мероприятий, снижению производственных затрат и повышению качества услуг.

Можно также отметить, что конкуренция во многом базируется на цене. Да, клиент становится более искушенным и лучше понимает саму услугу. Но вместе с тем это все еще знания и опыт отдельных менеджеров компаний-подрядчиков.

Преимуществом кейтеринга может быть отсутствие ограничений и гибкий подход к каждому мероприятию клиента. Не ориентир на жестко закрепленное меню, а готовность разработать любое меню и блюдо. Для приготовления экзотических и специфических блюд можно привлечь любого профессионала, как российского, так и зарубежного. То же самое касается оформления. По желанию клиента кейтеринг-службы заказывают пошив скатертей, костюмов официантов, салфеток и др. Таким образом, один из девизов преуспевающих кейтеринговых компаний звучит так: мы никогда не говорим клиенту «нет».

Конечно же, всеми бизнес-процессами управляют живые люди, и первые зависят от знаний, старания и психической энергии последних. И стоит отметить, что качество услуги изменяется непрерывно, порой даже незаметно для самих сотрудников. Конкуренция, конечно же, играет здесь не последнюю роль. С этой точки зрения она, безусловно, полезна. В первую очередь – клиенту.

Развитие любого бизнеса, в том числе и РВО, – довольно сложный и небыстрый процесс. Феномен популярности и востребованности той или иной компании – это всегда «секрет фирмы», который включает в себя как классические маркетинговые усилия, так и воздействия неких обстоятельств и, безусловно, пресловутый «человеческий фактор». В ресторанном бизнесе есть достаточно примеров, когда на успешность ресторанного проекта во многом влияет «человек-бренд», вызывая у общественности определенные эмоции. Активные продажи можно считать единственным средством для молодых развивающихся компаний, которым именно личный контакт с клиентом может дать шанс заинтересовать его как минимум в пробном сотрудничестве. Реклама может лишь немного посодействовать процессу ознакомления с компанией и ее услугами.

И пожалуй, должен действовать принцип «всего понемногу», или, если выразиться изящнее, принцип «интегрированных маркетинговых коммуникаций». В какой-то период для массового охвата клиентов незаменимы рекламные каналы. И поисковая оптимизация сайта, и контекстная, и баннерная реклама, и т. д. Ну а для поддержки отношений с клиентами и постоянной актуализации клиентской базы активные продажи важны, как ничто другое. Они, наверное, всегда будут актуальны в кейтеринге. Это один из самых эффективных механизмов в продаже корпоративных услуг. Общаясь напрямую с клиентом, глядя ему в глаза, всегда можно найти аргументы в пользу того, почему именно с данной компанией необходимо сотрудничать. Специалисту по продажам, таким образом, легче понять потребности клиента и предложить лучшее решение для его мероприятия. К тому же содержание хорошего штата «продажников» обходится компании дешевле, чем безумные вложения в рекламу. Оптимальным является эффективное сочетание грамотной работы отдела продаж и умеренного маркетингового бюджета. Нелишним будет уделять внимание и программам лояльности.

Сотрудничество с площадками и залами – серьезный, актуальный канал продаж. Оно действительно выгодно для кейтеринговых компаний. Однако не стоит спешить говорить об «эксклюзивном сотрудничестве». Обычно площадка сдает в аренду свои залы одной из кейтеринговых компаний, и другим РВО туда вход запрещен. В этом случае кейтеринг сам несет ответственность за прибыль и продажи, так как площадка в любом случае получает фиксированную арендную плату. Площадка может сотрудничать и со всеми кейтеринговыми компаниями, но своим собственным клиентам рекомендовать тот или иной ресторан. Кейтеринг-службы используют и тот и другой вариант, часто имея партнерские отношения с целым рядом площадок.

Сотрудничество с площадками иногда дает до 30 % дополнительного дохода. И, само собой, это особенно актуально в период новогодних праздников, когда спрос на аренду площадок под мероприятия максимален. В остальное же время «эксклюзив» в работе с корпоративным клиентом ничего принципиально не решает, потому что он действительно является условным и при необходимости эта самая эксклюзивность площадками благополучно нарушается. И все же иметь собственный зал удобно. Это важно в работе с частным заказчиком, для которого выбор зала чаще всего определяет и выбор всех остальных подрядчиков.

Клиенты все чаще пробуют работать с разными кейтеринговыми фирмами, чтобы почувствовать разницу или разнообразие. Ряд крупных компаний, постоянно проводящих тендеры на кейтеринговое обслуживание, для своих праздников каждый раз выбирают разные рестораны. Раньше клиенты, как правило, были привязаны к одной компании. Теперешняя же ситуация одновременно как облегчает, так и усложняет совместную работу кейтеринг-службы и заказчика над проектами. Приходится считаться со вкусами, мнениями, а порой и жесткими требованиями со стороны заказчиков. Клиенты много путешествуют, бывают в национальных ресторанах, подмечают интересные идеи во время чужих мероприятий. Таким образом, работа с кейтерингом превращается во взаимное сотрудничество.

Заказчики стали более внимательно относиться к выходу блюд, напитков на персону, они понимают различия между форматами мероприятий, искушены в выборе блюд, их оформлении, способах и стилях подачи и сервировки. И гибкость в работе с такими заказчиками становится просто необходимой.

Заключение

Часто люди, некоторое время проработавшие в кейтеринге, потом не могут работать в обычном ресторанном бизнесе. Они утверждают, что после кейтеринга обычный ресторан – это несколько скучно. Выездное ресторанное обслуживание нельзя назвать легким делом, гораздо больше для него подходит слово «интересное». Каждый день в новом месте, каждый день – новый повод для праздника, каждый день новые вызовы и возможности. Кейтеринг как отрасль подразумевает постоянное и увлекательное развитие. Если вы не хотите рутинного однообразия, не ищете просто стабильности, если вас не испугают серьезные колебания рабочих нагрузок, то, возможно, кейтеринг – это именно то, что вам нужно. Хочется пожелать вам успеха и преуспевания на этом поприще. Не бойтесь конкуренции и творческого подхода!

Буду искренне рад получить ваши отзывы, а также ответить на любые вопросы, возникающие в вашей личной практике, по адресу kirillpogodin@mail.ru.

Content

Кирилл Погодин
Ресторан выездного обслуживания (кейтеринг) с чего начать, как преуспеть
Советы владельцам и управляющим

Введение, или Что такое «кейтеринг»

Глава 1 Как «выпрыгнуть» из парадигмы ресторана

Специфика технологий

Сегменты рынка кейтеринга: куда и почему

Глава 2 Как построить работу

Что потребуется в самом начале

Как стоит развиваться, на что обращать внимание

С кого брать пример и как выйти на рынок, не боясь конкурентов

Глава 3 Материально-техническая база и не только

Можно ли использовать что-то уже имеющееся

Закупка оборудования, транспортировка и аренда

Глава 4 Три кита для опоры вашего бизнеса

Информация

Стандарты

Персонал

Глава 5 Профессионализм в кейтеринге

Логистика

Управление

Сервис

Глава 6 Возможности и псевдовозможности

Завоевание клиента

Маркетинг

Предлагаемые услуги

Глава 7 Когда необходим кейтеринг

О корпоративных мероприятиях и не только

Деловая активность

Свадьбы

Лето

Спортивные мероприятия

Тематические мероприятия

Новый год

Национальные особенности

Глава 8 Болезни роста, или Что вас ждет на пути развития

Держите планку

Текучесть кадров – не повод для утечки мозгов

Гибкость

Заключение